13、设计高效会议：关键要素与实践指南

设计高效会议：关键要素与实践指南

设计团队的工作

工作方式与核心差异

设计团队的工作最好在每周会议或电话会议期间及间隔进行。团队成员可以共同思考内容和流程的各个要素如何结合，并找出其中的挑战。在设计会议间隔，可以分配个人或小组任务来应对这些挑战。

传统大型会议的常规规划与设计高效大型会议的区别在于对参与者角色的定位。传统规划中，参与者通常是被动的接受者；而在高效会议设计中，参与者应是积极的贡献者和成果塑造者。设计高效会议时，必须确保参与者在每个议程环节都积极参与。关注点应从“我们要给他们展示什么”更多地转向“我们要问他们什么”以及“如何让他们参与以实现组织的最佳成果”。

议程设计的思考与记录

这需要不断地按照“目的®成果®流程®议程”的顺序进行思考循环，直到所有团队成员都认为已为实现会议目的尽了最大努力。在考虑议程的每个环节时，设计团队必须决定该环节是否更适合参与者积极参与。有些环节只需传达信息，直接的展示就足够；而其他环节则自然需要小组讨论和专门设计的完整参与循环。

参考“高效参与循环”有助于将议程生动地呈现给参与者。它能让我们轻松地根据每个议程环节的要求，考虑会议室中的四项主要活动。随着设计团队对每个环节的思考不断深入，应将其记录在议程中。每个环节的议程应明确列出期望的成果以及流程将如何展开。在这个阶段，议程会被许多利益相关者频繁阅读，包括领导、演讲者和其他相关人员。当每个环节的期望成果明确，且流程描述详细到让初次接触融合会议的人也能理解时，所有人都能获得足够的信息，从而做出最有建设性的贡献。议程是一份动态文档，包含了所有贡献者的最新最佳想法，在会议开始前，它通常会经过多个版本的修改。