教程！如何在文件夹里批量挑选发票

       在日常办公中，处理大量发票是一项繁琐且容易出错的工作。尤其是当发票文件杂乱无章地存储在文件夹中时，想要从中快速、准确地挑选出所需的发票，简直就像在一堆乱麻中寻找特定的线头一样困难。

       接下来，将详细为你介绍如何使用票格子工具，通过自动识别和改名的功能，从杂乱文件中挑出所有发票。并通过将发票标题改为文件名第一个字段来区分专票和普票，以及如何将发票主要字段显示到文件名里，让大家一眼就能看出文件夹里都是些什么发票。

一、借助工具

下载并安装票格子软件。访问票格子官方网站，找到页面中下载链接，下载完成后，解压缩到文件夹里即可运行。无需安装、无需注册、无需上传发票。直接将文件夹拖入进度条就可以运行。

是否创建桌面快捷方式等，根据自己的需求点击右键选择发送到桌面快捷方式。点击桌面快捷方式或在文件夹中双击可执行文件都可以启动工具。

二、挑选出发票文件

为了让文件夹里的发票文件名更具可读性，方便我们挑选出发票文件。可以将发票的主要字段通过自动改名显示到文件名里。按如下操作：

1、勾选打开‘文件改名’功能

2、选择需要显示的发票字段并点击保存

在设置窗口中，除了设置文件名前缀外，还可以选择需要的发票字段作为改名的文件名字段。在下图这个栏里勾选您改名需要的字段，所有字段以下划线连接起来成为新的文件名。例如，可以选择将发票代码、发票号码、开票日期、购买方名称等字段添加到文件名中。这样，文件名就会变成类似“专票_发票号码_开票日期_购买方名称”的格式。

设置好改名规则后，点击“转excel”按钮运行，软件就会按照规则对选中的文件进行批量改名。改名过程中，软件会显示改名进度，完成后，你可以在文件夹中查看改名效果。

三、分区普票和专票

结果示例：改名后的文件第一个字段，一眼就可以看到是普票还是专票。通过文件名，就能快速了解发票的基本信息，方便查找和管理。

四、自定义文件名

可以把文件改名项中任意一项，写为自己想要的字符串。比如'fp' 或者‘fapiao’作为文件名。比如第1个字段，选择发票标题，就能一眼区分出专票和普票。

五、导出发票清单excel文件

完成自动识别和批量改名后，可以在票格子软件中对发票文件进行进一步的整理和导出。支持将发票信息导出为Excel表格，方便进行数据分析和统计。点击“导出为Excel”按钮，设置好导出选项后，软件会将发票信息整理成表格形式，保存为Excel文件。

六、注意事项和技巧

在使用票格子工具批量挑选发票的过程中，还需要注意以下几点：

1. 文件格式兼容性：

常见的发票格式有PDF、OFD、XML等。
2. 识别准确性：

某些文件不是发票或者pdf格式特殊等导致乱码不能识别的，会在excel列表显示为红色条目。

3. 文件名长度限制：

在批量改名时，要注意文件名的长度限制最大255个字符。过长的文件名可能会导致文件无法正常保存或在某些系统中无法识别。可以根据实际需求，适当简化文件名中的字段内容。
4. 备份数据：

在处理大量发票文件时，建议对发票文件进行提前备份。以防止改名影响原文件名。

七、小结

通过以上步骤，您就可以轻松地在文件夹里批量挑选发票，并通过自动识别和改名的方式，高效地管理和区分专票和普票。同时，将发票主要字段显示到文件名里，也能让大家一目了然地了解文件夹里的发票内容，提高工作效率。希望这篇文章能对您有所帮助，让您在处理发票文件时更加得心应手。