工作方针和规程

天津大学计算机系 周玉清

提到工作方针和规程,人们往往立刻想到一部厚厚的手册,里面充斥着费解的概念和枯 燥的条文,而人们从来不去用它。这是在非正规系统的环境下经常出现的情况。如果企业实 施了MRPⅡ系统,情况就完全不同了。 MRPⅡ从整体上为企业提供了管理的工具。它是一种规范化的管理方法。企业的所有员 工在各自的岗位上执行着统一的计划,这就要求有统一的工作方针和规程去规范人们的工作 方式。

在MRPⅡ系统的各个环节上,如数据定义、准备和录入,主生产计划,物料需求计划,能 力需求计划,生产控制,采购,周期盘点,工程改变,成本会计等等,都应有相应的工作方针和 规程。 建立工作方针和规程是非常重要的。然而,在实施MRPⅡ系统的过程中,这也是一项最容 易忽视的工作。这项工作经常被省略或以非常草率的方式进行。这样做之后,实施工作好象 进行得快,但在系统开始运行之后,就会出现很多问题。没有方针和规程,系统的每个用户都 按各自的方式作出决定。系统通讯难以协调,信息不能正常流通,出现越来越多的错误信息 ,整个系统的可靠性降低。为了维持系统的运行,用户不得不采取不规范的解决办法。其结 果是系统的瘫痪,损失是难以估量的。

一、什么是工作方针和规程 方针和规程是MRPⅡ系统正常操作的关键,是人和人之间信息交流、部门之间进行精确 通讯的保证。具体说来,这又是两个经常容易混淆的概念。 方针是有关企业运作的指导原则,它并不告诉人们如何去做某件事件,但要指明各项工 作的目标、责任和衡量标准。例如,对于接收采购原材料的业务活动,方针并不指明每一步 应当如何去做,但它一定应指明从码头将货物顺利地运到仓库所需要的时间限制。 规程是指完成一项特定任务所应严格采取的步骤,它要指出从任务的第一步(例如,货物 到达码头)到最后一步(例如,货物入库)之间的所有步骤,且应足够详细。规程应遵循方针的 指导原则,而且对方针所涉及的每项任务,均应有相应的规程。

二、如何建立工作方针和规程 建立方针和规程并无实质性的困难。事实上,这些关键的文件应当是一个企业在确定将 如何使用MRPⅡ系统的过程中自然产生的结果。 建立方针和规程可以采用以下步骤:

(1)确定企业正常运营过程中将会出现的所有业务活动。

(2)确定每项活动的开始点和结束点。然后以决策图的形式从开始点到结束点列出活动 的每个步骤。要考虑每个决策点上可能出现的情况,对每种情况都给出处理准则和处理的步 骤。 至此,我们已经得到了所需要的工作方针和规程,只不过方针的描述分散在各个决策点 上,而规程则是以决策图表示的。

(3)将方针的描述收集整理,将以决策图表示的规程转换成书写格式。 工作方针与规程由项目小组会同各职能部门共同规定,形成企业的正式文件。要指明方 针或规程的编号、主题、生效日期、版次、编写负责人等。在试点过程中,要对所编制的方 针和规程进行验证和修订,定稿后经指导委员会批准,发至整个企业执行,并定期总结修订。

三、ABC公司工作方针示例 工作方针编号: 0010 生效日期: 01/10/93 主题: 物料接收和入库管理 版次:

1 编写负责人: ××× 1.除非有经核准的供应商质检部门的质检合格证明,全部物料必须经过严格检验,才能 投入生产过程。

2.在卸货过程中,要查看包装是否有损坏。如发现任何破损,应立即报告质检部门和采 购部门。

3.在物料接收后的两小时以内,必须把有关记录纳入系统中。

4.已接收待验的物料,必须在8小时之内处理完毕,作出合格或不合格的结论。

5.对经检验不合格而拒绝接受的物料必须在16小时之内作出处理。

6.物料接收主管人员按照全部与物料接收有关的规程对接货的全部过程负责。他还负 责向物料接收人员提供适当的培训,并考核其工作绩效,考核结果与物料接收人员的工资和 奖金挂钩。

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