个人时间管理之二

 

二、时间管理方法

（1）to-do list

    每晚花5分钟或者每天一早上班花5分钟时间对第二天或者当天的工作进行罗列，每天按照罗列的内容进行逐项对照完成。如果罗列的项目已经完成，就打勾或者划掉，这样就不用担心自己今天有什么事情忘记完成的担忧了。如下图：采用桌面标签软件ShirusuPad

（2）to-think list

    把自己在近段时间需要思考的主题罗列出来，这样，在平时有空的时候，比如在路上、车上、吃饭、甚至刷牙、洗脸的那一个脑子空闲的时候，就把这些思考主题拿出来在头脑中咀嚼一下，细细思考，也会产生积累的力量。如下图：采用桌面标签软件ShirusuPad

（3）任务须分类

    我们日常生活、工作中，很多人对于一件事情没有建立明确的概念，不分轻重，不分意义，没有目的，不计结果。朋友的约会、家里的私事、客户的要求、个人的发展等等，都是一件一件的事情，这些事情需要时间和个人精力的投入，也是消耗资源的一个过程。在我们平常时间充裕还好，可以应付过来，但是，工作中难免有杂事缠身的时候，这个时候就很有必要给自己做一个事情归类系统，把有限的时间用到最需要的地方中去，以实现最大的个人价值效益。

    我们日常的事情根据任务的计划性，可以分为三类：

l        处理预定明确的任务

l        临时突发的任务

l        计划下一步需要完成的工作

对于上面的计划性任务，一旦摆在我们面前的时候，首先要对任务的轻重缓急按以下四个方面进行归类：

n        重要且紧急

n        重要不紧急

n        紧急不重要

n        不紧急不重要

    我们日常的工作，当然要尽量依照计划行事，重要和紧急的事情优先处理。

按照合理的安排，我们当然尽量是按照“处理预定明确的任务”来进行每天的工作，这样才能有条不紊。但是，实际上是售前技术人员工作上存在很大的被动性，计划跟不上变化，变化经常打乱计划，计划成为泡影是司空见惯的事情。

所以，我们在分类完毕后，还需要遵循一条原则：就是在2分钟能够处理完毕的事情，绝不拖到下一个时间。

比如客户的电话咨询产品信息，这是一类临时突发事情，它实际属于不紧急不重要，但是在这个电话接起来的一刹那，你就会错误的认为这个是你当前“紧急而重要的事情”，因为你觉得你必须要在电话里把这个事情办完。其实这已经无形中符合了“2分钟处理任务”原则。这个原则的外延就是在接下来2分钟内你需要做的事情，也就是即刻行动的事情。客户的咨询电话就是需要即刻行动的事情。

    “2分钟处理任务原则”也就是让我们尽量把工作中琐碎的事务尽快清空，避免拖拉延误造成个人心理的负担。以便轻装上阵，继续我们的计划内的工作。毕竟，持续性和计划性的工作，才是会让我们看到成效，产生业绩的工作，也是会让我们充分体会到成就感的工作。

（4）要事第一

    在我们的to-do list中，每天都要指出一件事是第一要事，是必须要做的事，是摆在首要位置的事，任何临时性事务最多只能占用一部分时间，但是不能打乱完成这件第一要事的持续性，甚至在白天上班没有完成的情况下，必须保证加班也得完成它。

（5）每天记时间消耗

很多刚走出校门进公司的同事，一旦摆脱了十几年应试教育的苦难，就觉得应该放松一下了；甚至有的在大学里就已经养成了漠视时间，没有时间观念，也没有持续学习的决心，如果再加上没有很好的一个主管或者领导做榜样来引导，自己没有明确的目标，过两三年后，都不会有多少成长，一直停留在原地打转。

我们当中大部分人已经没有记日记的习惯，这里我建议大家做一个时间消耗，就算做流水账也好。下面是我自己一个周日的一个记时间消耗的截图例子。

记时间消耗有哪些好处呢？第一：可以对一天的事情进行回顾，甚至进行总结；第二：可以看出自己在一天当中时间有没有胡乱浪费，就像有的人喜欢记日常开销帐，为的就是想控制自己的开支，节约费用。其实最该记的是时间，最该控制的是时间，最该节约的是时间，时间没有了，你能用金钱赚回来吗；第三：养成对时间的一种感觉，就像恋人和朋友一样，时刻挂念和珍惜；第四：可以培养在有限时间内做事的动力和欲望，因为每天的时间记录需要你去填充事情，在填充的时候发现这个时间段浪费或者空白，你就会产生内疚。

对于那些现在还没有时间观念的人，我个人强烈建议依照上面的例图样子，做一个月的时间消耗记录，等一个月后，你会发现新的习惯和力量在你身上已经显露出来。最后，非常希望你一生都养成这样的习惯。在这里，我提议大家看一本小说《奇特的一生》，里面的主人公柳比歇夫用他一生的光阴来做昆虫科学分类研究和时间统计。

（6）GTD时间管理理念和方法

GTD（Getting Things Done）是一种时间管理方法，很多人也把它当做生活的一种理念。很多国外大企业的人力资源部门都把GTD应用到公司的日常管理之中，现在国内不少论坛和博客，也有不少人做GTD的相关研究和推广。

GTD目的在于让每个人都能解除压力，轻松生活、轻松工作，然后达到人生的目标。我们平常的工作中，有太多的碎碎念、琐碎思的东西盘踞在脑中，这些念头在你工作的中间，经常突然之间蹦出来，搞得你心神不宁，无法集中精力处理手头的事情。GTD的理念就是清空你脑中的想法，让你可以无压力的工作。

下面就是GTD的五步方法：

收集（Colleting）à整理（Processing）à组织（Organizing）à回顾（Reviewing）＆检讨（Checking）à执行（Doing）

介于本人研究和运用GTD时间管理系统时间不长，GTD系统有一整套的理论和方法，并需要结合实际进行调整和实践，所以我推荐大家看GTD的鼻祖之书《尽管去做：无压力工作的艺术》，以及国内研究GTD的几个网站：

http://www.gtdstudy.com/

http://www.gtdlife.cn

虽然这里介绍GTD篇幅有限，但是，我个人认为GTD时间管理方法是我目前接触到的最好最有效的时间管理方法，同时它融入到生活中，成为一种理念。一切想成为高效能人士的人，希望都去接触一下GTD。