关于电子邮件的疑难解答

关于电子邮件的疑难解答

 

这是04年为一本上网的书写的一节内容。后来，出版社没用这一节。即然当时确实费了一些功夫整理这些内容，那就FEI物利用一下放在这里。

后来又发现一些，现在也经常使用的技巧，不在此列。（我平时用的是OUTLOOK，它的日历、日记等一系列东西都挺好用。）比如，如何使OUTLOOK发送的邮件保存在163邮件服务器中，像GMAIL那样。或者使用OUTLOOK进行局域网范围内的网络投票等。以后万一有机会了，再整理。

 

关于Outlook Express

问：Outlook Express和Outlook的区别是什么？

答：很多人一直区分不开Outlook与Outlook Express，其实它们是两种软件，不要因为同样都有“Outlook”的字样、都可以收发Email，就觉得他们差不多。

如果你安装了Windows，就有了Outlook Express，到目前为止，这个软件的升级一直与IE浏览器一起进行。这个产品主要是针对家庭用户的。而Outlook（Outlook97以上版本）是Office中的一个组件，安装了Office后才会有Outlook，更适合企业级用户。Outlook Express 习惯以“OE”来称呼，Outlook的简称则是“OL”。

从功能上来区分，Outlook Express是纯新闻、邮件软件，而Outlook则是属于个人信息管理软件（PIM），用它来收发电子邮件、管理联系人信息、记日记、安排日程、分配任务等，可以搭配Exchange Server发挥更强大的信息管理功能。

微软负责Windows产品的高级经理Matt Pilla在2003年8月表示，它从来不会放弃电子邮件软件“Outlook Express”，改善和提高Outlook Express性能的工作一直没有停止。

 

问：如何将Outlook Express设为Windows默认的邮件收发器，并在Outlook Express和IE之间建立联系？

答：在IE中选择【工具】|【Internet选项】，在【程序】选项卡中将【电子邮件】选项设为【Outlook Express】，如图5-6-1所示。

此后，在IE中单击标准工具栏上的【邮件】按钮，然后单击【阅读邮件】选项即可打开Outlook Express。

如果你想将内容或风格不错的网页发送给好友，只要通过IE的【文件】|【发送】|【电子邮件页面】命令，就可以将页面完整地发送到Outlook Express的邮件正文区中，然后填上E-mail地址就可以发送了。

 

问：我有多个邮件帐户，如何在Outlook Express里设置一个默认的邮件帐号？

答：选择【工具】|【帐户】，在【邮件】选项卡中。选中一个帐户后，单击【设为默认值】按钮，如图5-6-2所示。

这样在多个电子邮件帐号情况下，新创建的邮件将用默认帐号发送。

 

问：如何设置邮件的优先级或重要性？

答：可从邮件撰写窗口中选择【邮件】|【设置优先级】，然后选择相应的级别；或者单击地址区域右上角的小图标，选择想要的优先级。默认的优先级是【正常】。

设置高优先级的邮件到达收件人的收件箱后，邮件旁边将显示“警告”图标（通常为感叹号），以提醒收件人该邮件很重要或应该立即阅读。

 

问：如何只发送邮件而不接收新邮件？

答：可选择【工具】|【发送和接收】，再从子菜单上选择相应的帐号或操作内容。

 

问：如何在邮件阅读窗口快速跳转到上一封或下一封邮件？

答：若要查看文件夹中的上一封或下一封邮件，可单击工具栏上的【上一封】或【下一封】按钮，还可以按Ctrl+<（小于号）或Ctrl+>（大于号）快捷键。

 

问：当邮件很多时，如何快速找到想要的邮件？

答：选择【编辑】|【查找】|【邮件】或者按Ctrl+Shift+F快捷键，将弹出【查找邮件】对话框。为了缩小搜索范围，可根据需要填写所查找邮件的尽可能多的信息（输入大写字母还是小写字母无关紧要），如图5-6-4所示。

如果要搜索另一个不同的邮件文件夹，可单击对话框右上角的【浏览】选择新的查找文件夹。

 

2.保存与备份

问：如何改变电子邮件存放的位置，以把它们转移到在更安全一些的非系统盘上？

答：选择【工具】|【选项】，在【维护】选项卡中单击【存储文件夹】按钮，在弹出的【存储位置】对话框中可指定存放的位置，如图5-6-5所示。

在转移过程中，需要注意以下几点，一是打开【存储位置】对话框后，应记住原来个人邮件夹存放路径，将其打开并将这个文件夹中的所有文件复制到新指定的位置。二是这个地址更改需关闭Outlook Express后才可起效，有时可能需在Windows中进行一次【注销】操作后才起效。

 

问：通讯簿存放在哪里？如何转移和导出？

答：选择【工具】|【通讯簿】，在【通讯簿】窗口再选择【帮助】|【关于通讯簿】，将打开【关于通讯簿】提示框。

要想导出通讯簿可进行如下操作，选择【文件】|【导出】，然后可进行选择导出的文件类型。如果想导出一个EXCEL工作表，可选择【其它通讯簿】选项，在弹出的【通讯簿导出工具】对话框中选择【文本文件】。

如果因没有及时备份通讯簿，而因误操作或重装系统等发现通讯地址丢失，会给用户造成很大的损失，请切记对存放重要信息的通讯簿及时备份。

 

问：如何彻底删除Outlook Express在计算机中保存的邮件？

答：直接进入存放邮件的文件夹（可通过【工具】|【选项】|【维护】|【存储文件夹】来查看存储位置），删除相应的“.dbx”文件即可。例如：“收件箱.dbx”、“发件箱.dbx”等，这还可以释放了它们所占用的大量空间。

不过在删除之前要注意，保证所有删除的文件夹中的邮件都是你不再需要的。如果你在收件箱、发件箱下又建立了很多子文件夹，那么邮件也就相应地存放在子文件夹的“.dbx”文件中。只要你确定这些文件都不要了，就可将这些“.dbx”文件一起删除，以后用时再重新建立相应的文件夹就行了。

 

问：如何压缩减少Outlook Express占用空间的大小？

答：选择【文件】|【文件夹】|【压缩所有文件夹】，这时会彻底删除所有“已删除邮件”中的邮件。不过，这里的“压缩”不同于WinZip或WinRaR这类软件，它只是重整数据库文件而已，把已经做删除记号的文件彻底删除，所以文件才会变小。

也可以设置让Outlook Express自动压缩，选择【工具】|【选项】|【维护】，选中【在后台压缩邮件】复选框，在【当浪费的空间达到[ ]时压缩邮件】设置一个值。这样，当邮箱空间浪费超过这个设定值时，Outlook Express将自动对邮箱进行压缩。

 

问：如何快速导出部分邮件？

答：选上欲保存的邮件，然后单击工具栏上的【转发】按钮，这时可看到所选的邮件会成为待发邮件中的附件，选择【文件】|【保存附件】即可在【保存附件】对话框中将它们保存为一个eml文件了。

以后再想要查询邮件内容的时候，只需双击这封邮件的名字，Outlook Express就会将它自动开启，你会发现以前邮件的内容全都完好地保存在里面。

 

3.高级技巧

问：我们办公室只有一台电脑，几个人都要用Outlook Express收信，如何进行管理并设置密码私人的邮件呢？

答：对于多用户的管理，Outlook Express采用了标识。可为各个用户建立一个标识并设置密码，没有密码，其它用户是不能访问该标识的，更不能进行查看、删除邮件等操作。

选择【文件】|【标识】|【管理标识】，在【管理标识】对话框中可以为每个人新建一个标识，在各标识的【属性】对话框可为之添加密码。

在每个人都设置了自己的登录标识和密码后，再次运行Outlook Express，就会显示【标识登录】对话框，如图5-6-10所示。其中列出了所有的登录标识，选择用户的标识并输入密码，就会进入个人的Outlook世界，在这里你可以设置自己的服务器配置、邮件规则、通讯簿等。

需要注意的是：每次以自己的登录标识进入Outlook Express，收发完自己的信件以后，都要选择【文件】|【切换标识】，然后单击【注销标识】按钮以注销标识。否则，下次启动Outlook Express时将以上次你关闭时所使用的标识直接进入Outlook Express的信件收发界面。

 

问：如何给邮件增添一些特色，为之添加上好看的信纸？

答：选择【邮件】|【新邮件使用】，在弹出的子菜单中就可以选择一个信纸选项即可。还可以单击【选择信纸】选项在更多的信纸中进行选择。

 

问：如何将大邮件自动拆分后再进行发送？

答：Outlook Express可将大邮件自动拆分为几个小邮件，然后分别发送到邮件服务器上，当接收完这组邮件后，邮件程序再将它们重新合并，这种方法比使用分割软件分别发送要方便得多。

打开一个邮件帐户的【属性】对话框，在【高级】选项卡中选中【拆分大于KB的邮件】复选框，然后输入数值即可。

设置完成后，在用这个账户发送大邮件时，Outlook Express会自动将邮件拆分送出。由于拆分后单个邮件中附件体积在规则所允许的范围内，所以服务器不会阻止这些邮件的传递。接收方收到邮件后，只需要把拆分而成的小邮件全部选定，然后运行菜单【邮件】|【组合并解码】，Outlook Express自会将邮件还原为拆分前的样子，再将还原后的邮件保存下来即可。

建议：如需发送较大的附件，可采用winrar软件进行拆分几个小文件，然后再分别发送。这样的方法可使邮件的适用范围更为广泛。

 

问：如何设置Outlook Express的自动按时收发？

答：选择【工具】|【选项】，在【常规】选项卡的【发送/接收邮件】部分，选中【每隔分钟检查一次新邮件】复选框，然后根据需要调整间隔时间的长短，如图5-6-12所示。

 

问：Outlook Express和Foxmail的邮件如何进行互连互通？

答：FoxMail是一款国产的电子邮件客户端软件，一直深受广大用户的喜爱，拥有相当多的国内用户。

在Outlook Express导入Foxmail的邮件的方法如下：首先在Foxmail中将邮件通过【文件】|【邮件导出】命令，导出为eml为后缀的邮件文件。选中eml文件，用鼠标直接拖动这些文件到Outlook Express窗口即可完成导入。

说明：在Outlook Express中，不支持将Foxmail下的邮箱直接导入到Outlook Express中，要通过以下技巧才行。

在Outlook Express导入Foxmail的通讯簿的方法如下：首先在Foxmail的【地址簿】窗口，选择【工具】|【导出】命令把地址簿信息保存成wab格式的文件。然后在Outlook Express中，选择【文件】|【导入】命令，将wab文件导入即可。

说明： Outlook Express和Foxmail的地址簿在字段定义上有一定的差别，因此可能会出现部分内容显示不正常的情况。

提示：在Foxmail导入Outlook Express中数据的方法，请查看Foxmail的相关帮助文档。

 

如何防止邮件文件夹误删的小技巧

在该文件夹下任意建一个子文件夹，这样，OUTLOOK EXPRESS将会拒绝删除文件夹。

 

问：如何利用Outlook Express 6来进行邮件的病毒防护？

答：选择【工具】|【选项】，在【安全】选项卡中选中【不允许保存或打开可能有病毒的附件】复选框即可。

不过要提醒大家的是，由于这项新增功能还不是很强大，防止邮件病毒还不能单纯依赖它，建议还是安装上专门的杀毒软件为好！

 

问：使用Outlook Express发送邮件后，我怎么才能知道对方已经收到我的邮件了？

答：通过对Outlook Express的“回执”选项的设置，可以在对方收到你的邮件后自动给你一个通知。设置方法是：选择【工具】|【选项】，在【回执】选项卡中进行设置即可。如果想尽可能多的知道邮件的收情况，可选中【所有发送的邮件都要求提供阅读回执】复选框。

 

存储文件夹中的内容都是什么？

存储文件夹中Folders.dbx文件是Outlook Express中所有文件夹的索引，记录整个邮件夹树状目录结构等内容。

收件箱.dbx、发件箱.dbx、已删除邮件.dbx、已发送邮件.dbx、草稿.dbx是Outlook Express系统默认自设的邮件夹。

pop3uidl.dbx是记录POP3收信记录的文件，删除后会自动生成。Offline.dbx是针对IMAP邮件账号的。“新闻组名称.dbx”对应于新闻组邮件夹。Hotmail.dbx对应于Hotmail或MSN邮件夹。

 

新邮件到达的声音

可以为新邮件的到达设置一个你所喜欢的声音来提醒你注意。设置方法如下：

在Winodws中打开【控制面板】的【声音】对话框，选择【事件】列表中的【新邮件通知】，选择你喜欢的声音文件。

 

什么是全部回复

回复给接收到邮件的每个人，包括接收到抄送副本的人。

 

以后发送

如要想先撰写邮件而以后再发送邮件，可选择【文件】|【以后发送】。

这样，当发送电子邮件时，邮件将首先放置在[发件箱]文件夹中，并在下次使用[发送和接收]命令时发送出去。

 

问：为什么对方收不到电子邮件？

答：当你发送电子邮件时，可能会看到屏幕上的一条显示邮件己经被送出的消息，但这并不说明收件人己收到了这封邮件。有多种原因使得电子邮件可能到达不了目的地：在把邮件发送到一个网络时，网络地址可能是正确的，但那个网络上的用户名可能不正确；或者，整个地址可能是正确的，但由于权限或资源配额的问题，导致这个邮件不能被放入用户的系统邮箱中。在这两种情况下，邮件都被发送了但却不能被收到。另一种情况是电子邮件投递了，但用户的邮箱是坏的。最后的一种可能是收件人忽略了电子邮件，几天、几个星期甚至更长的时间没有登录了。