现在还有人使用Excel表格做进销存管理吗？

当然还是有人在使用Excel表格做进销存管理的，比如一些规模小的个体户或小微企业，使用Excel做进销存对这部分群体来说是合理的选择。

然而，需要注意的是，随着企业规模的扩大，Excel的局限性也会显现出来：

1. 容易出错：人为操作和数据输入错误的风险较高，特别是随着数据量的增加。
2. 不便于协作：多人协同操作可能导致文件冲突，不方便团队协作和实时更新。
3. 有限的数据分析能力：相比专业的进销存软件，Excel在数据分析和报告方面的功能相对较弱。

不过，如果你所在企业已经进入了中小企业行列，却还在用Excel的话，我只能说：你们真的遥遥落后了！

因为，对于规模逐渐扩大、业务变得更为复杂的企业来说，用Excel做下图这种进销存管理表格，就好比用”榔头“修电脑——勉强能用，但效率低，容易出错。

对这部分企业来说，目前最好的选择就是——进销存管理系统。

本文所用进销存管理系统可自取：https://www.jiandaoyun.com

进销存管理系统是什么？

进销存系统是一种典型的数据库应用程序，借助先进的计算机技术，解决企业在账目管理、库存控制和信息反馈方面所面临的问题。它集成了进货、销售、和库存管理的多个环节。

具体来说，进销存系统包括以下几个主要方面，采购（进）、入库（存）、销售（销）、财务（财）：

• 进：指询价、采购到入库与付款的过程。
• 销：指报价、销售到出库与收款的过程。
• 存：指出入库之外，包括领料、退货、盘点、损益、借入、借出、调拨等影响库存数量的动作。
• 财：包括销售、采购等收付款管理，以及应付应收对账、开票管理。

下面以一个我们公司在用的进销存系统为例，给大家介绍下进销存系统有哪些流程，又是如何实施的。

进销存系统助力企业降本增效

四大业务模块，解决三大业务流程

先放出我们公司在用的进销存管理系统，让大家对进销存系统的功能有个大致的了解：

这是一款通用的集“进、销、存、财〞四位一体的进销存管理系统，支持电脑和移动端录入、查询数据，对企业生产经营中进货、出货、销售、付款等进行全程跟踪管理，有效辅助企业解決业务管理、销售管理、存货管理、财务管理等一系列问题。

进销存管理系统的业务流程架构通常包括以下几个环节：

• 采购管理：包括采购计划、采购订单、采购收货、采购退货等环节。
• 销售管理：包括销售计划、销售订单、发货、退货等环节。
• 库存管理：包括库存盘点、库存调拨、库存报废、库存预警等环节。
• 财务管理：包括应收账款、应付账款、资金流水等环节。
• 报表分析：包括进销存报表、财务报表、销售分析报表等环节。

下面来给大家介绍一个每一个模板的具体内容：

1.进销存系统功能介绍

（1）采购管理——流程统一管理，操作便捷简单

采购管理主要包括采购订单管理、供应商管理、采购报表分析等功能。 采购订单管理模块由采购申请、采购订单、采购入库、采购退货、采购需求和订单统计以及采购执行跟踪看板组成。

①供应商管理

• 供应商信息：记录所有供应商相关数据信息（标签、价格等级、结算期限……）
• 供应商价格表：供应商产品具体采购价格记录、维护
• 通过供应商价格表的数据，在仪表盘中实现具体产品采购价格查询和产品采购价格波动分析

②采购申请

• 采购申请提交：采购产品明细中的采购产品相关信息，直接关联供应商价格表中的产品信息，实现快速填写
• 采购审批：录入采购基础信息和采购产品明细数据及提交采购申请流程至采购主管审批。
• 采购执行：采购主管审批通过后，流程即流转至采购员进行采购执行

③采购入库

• 入库质检和数量校验：录入入库明细后，进行入库前的基础检验
• 入库单据打印：支持提前统计设计入库单据打印模板，在入库时打印

④采购统计分析

• 采购需求统计：采购申请需求汇总统计，产品出库需求统计
• 采购订单统计：采购经营统计（订单、数量……），产品采购价格波动分析
• 采购执行跟踪看板：订单执行跟踪（入库-退换货-对账-付款），待入库、待对账、待付款管理看板，入库统计/明细、退货统计/明细

（2）销售管理——流程清清楚楚，细节一目了然

销售管理是进销存系统的重要组成部分，主要包括销售订单管理、客户管理、销售报表分析等功能。 销售管理模块由报价单、销售订单、销售出库、销售退货、销售换货、销售订单统计以及销售执行跟踪看板组成。

①客户管理模块

• 客户表记录所有的客户相关数据信息。跟进记录表记录所有客户的跟进相关信息
• 客户表支持快捷新建跟进记录、销售订单，并能自动填充数据和查看历史相关数据

• RFM 分析就是通过最近购买时间、购买频率、消费金额三个关键指标对客户进行观察和分类，判断每类细分用户的价值。 针对不同的特征的客户进行相应的营销策略

②报价

• 报价单支持直接关联客户表数据
• 报价支持一次录入多条产品报价，录入报价明细时支持多选后自动填充，无需手动输入
• 报价毛利率自动计算
• 优惠金额自动分摊：优惠金额默认按金额比例，均摊到各产品
• 毛利率提交校验：毛利率低于35%，将不允以通过
• 可以根据业务需要，选择是否使用报价模块，支持直接删除报价模块

③销售订单

• 一键查询销售订单执行跟踪情况：销售订单通过标签页，在查看订单明细时，可以快捷进行出库、退换货等业务，一键查询销售订单执行跟踪情况
• 自定义合同打印：确认订单销售合同无误后，可以打印或者下载合同模板进行签署
• 折扣金额均摊：采购订单优惠金额将自动计算整单折扣率，最终通过每个产品销售单价*整单折扣率实现订单折扣金额均摊

④销售数据统计

• 销售订单统计包括销售订单数据、销售毛利分析、产品销售价格波动以及销售排行相关统计
• 销售执行跟踪看板包括销售订单-出库-退换货-对账执行统计、销售出库统计以及销售退换货统计

（3）库存管理——全局自动化管控货品出入

库存管理模块由其他入库单、其他出库单、库存调拨、库存盘点以及产品出入库/调拨、盘点数据分析等内容组成。

①出入库单

• 除采购出入库外所有出入库单据都需要从该表进行数据录入
• 期初入库：其他入库单支持期初、系统数据迁移时批量导入初始化数据

②库存调拨

• 库存调拨表包括调拨基本信息、调出仓信息、调入仓信息以及调拨产品信息
• 调拨的过程中需要调出方与调入方相互确认，调拨申请提交后先后经由调拨审批、出库执行、入库执行等流程环节

③库存盘点

• 盘点时，关联了产品实时库存表中的账面库存，可以查询产品实时库存。
• 自动计算盘盈盘亏数量、售价金额和成本金额等数据

④产品出入库统计

• 主要展示产品出入库数据的分析与汇总以及产品出入库明细

（4）财务管理——随时随地提报，账单一清二楚

• 采购订单若是现结清，系统自动生成付款单待办，由财务去结款；若是月结，则会在固定时间提醒财务去付款

• 销售发货若是现结清，系统会自动生成回款单待办，由财务去核对入账账目；若是月结，固定时间提醒财务收款

• 在线发起开票申请，自动对应合同金额

2.使用进销存系统的优势

（1）降低滞销/脱销风险

通过信息化软件设置库存上下限预警，帮助管理者及时掌握商品畅销/滞销状况，合理安排补货或促销计划

（2）降低企业成本

用科学的方式重新设计企业业务流程，节省人工统计销售数据时间，降低企业成本

（3）提升员工效率

通过信息技术（进销存软件的落地），提高业务流转的自动化程度，提升进货、销售、资金往来的处理效率

（4）辅助科学决策

进销存软件帮助企业获取更丰富的数据、更智能的分析，这些都将成为企业进行决策和经营活动的依据

（5）分析和预测

进销存管理系统能够收集和分析数据，生成各种报告和仪表盘，预测市场变化，降低业务风险并且能够相应的调整营销活动，帮助公司更好的了解客户行为，优化业务流程。

3.优秀落地案例：快克药业

借力平台搭建组织管理创新平台

快克药业作为感冒药西药领域的领先企业，公司在不断适应外部环境压力条件下，持续在组织行为管理方面做了大量创新性尝试，其中引入进销存系统就是最典型的一次创新。在这个过程中，开发平台的简单、便捷、报表快速可视化等功能特色，大大降低了公司业务应用开发人才要求、开发平台难度系数，有效缩短了创新实践路径、提高创新呈现速度。

场景一：进销存进度管理

痛点：

• 进销存填报系统无审批环节，难以保证数据质量。原先进销存填报模式是由各个服务区的一线人员直接填报的，但目前快克的业务发展迅速，数据收集面向范围广。如果依然由一线人员手动填报，中间缺少审核过程，这里面的数据质量就难以保证了。
• 原填报系统无开发权限，无法监控当前填报进度。原进销存填报系统无法二开，无法根据业务变更及时灵活调整上报表单，也无法加入数据上报的审批环节。

解决方式：

• 搭建流程表单，自主开发填报系统。由业务人员直接填报产品进销存，中间人员仅作审核，不作汇总，填报要求直接体现在表单填报限制上，结合线上通知，确保业务人员按要求填报准确；
• 定制化开发应用，搭建仪表盘，智能管理进度，避免多报漏报。利用平台，自主开发进销存填报系统，管理员可以根据业务需求及时灵活调整填报字段及要求；通过仪表盘以及智能提醒功能，实现填报进度管理，及时了解已报未报，加快时效管理。

场景二：线上签约全流程管控

痛点：

线下签约过程存在诸多痛点，重复录入效率低、出错率高、查阅不便等等，具体可总结如下：

• 拟定协议合同格式不统一，返工问题频发。协议的拟定是由业务人员手工生成作Word模板，格式不一，由不规范导致的返工问题频发。
• 协议数据重复录入+手工录入，效率低、出错率高。在协议签订过程，协议是线下面对面签订的纸质协议。为后续分析汇总协议数据，统计员需要把大量的纸质协议数据录入到电子表格里面。
• 审批数据、协议数据分别保存，电子化表格数据引用查阅麻烦。协议数据、申请的审批流程、批复等信息保存在不同的表单中，而且不同年份的协议数据保存在本地命名规则不一的不同文件夹中，这都给数据引用和查阅信息造成了较大的操作成本。
• 纸质协议存档，保存管理成本大，查阅困难。当怀疑电子表格中存储的协议数据有误时，需要查找纸质原件进行数据核对，因此在录入完协议数据后需要对纸质协议原件进行留档保存。但纸质协议文档保存需耗费不小的人力成本和空间成本，而且只要年份一久，原始文件的查找难度就相当大了。

解决方式：

• 使用平台搭建签约申请流程，用于协议签订审核。申请时只需要将协议内容、数据填入表单中，提交进入层级审核流程，同时对提交的所有协议数据进行实时汇总更新，并根据需要进行统计分析。

如果是从Excel转到专业的进销存管理系统，建议：

选择在零代码平台搭建进销存系统

无需代码基础，只要你懂业务，就能搭建出完美契合企业需求的应用。作为零代码产品，JDY最大的特征即是个性化搭建、修改应用，以适配不同行业、类型、规模企业的需求。

进销存作为企业最核心的业务系统之一，不同行业规模的企业，需求当然是有差异的。

✅因此模版中心提供了5款适用于不同企业的进销存方案，企业可以选择适合自己实际需求的方案使用——

进销存落地七步法

七步法的核心目的：给大家提供一个更快、更深入、更完整的业务流程设计、进销存落地思路。

1.梳理进销存业务流程

• 业务流程-建立框架

1. 核心目的：理清楚公司整体业务经营框架，清晰地知道业务是如何流转的
2. 产出：业务流程框架图
3. 梳理方法：参考标准的业务流程图和官方的需求清单；和销售、采购、财务、仓储部门负责人、员工沟通日程工作流程；结合与各部门的沟通，勾选需要的模块，并描述细节要求、描述权限的分类和赋予对象

2.选用进销存应用模板

根据业务流程、需求清单，选择合适的进销存应用模板

• 地址：模板中心/方案中心——进销存

3.整理现有基础数据

在业务需求明细整理时，搜集、设计好各个表单、流程、仪表盘所需要的数据字段、指标等。

客户-表单数据维度
客户名称	联系方式	企业地址	行业	主营业务	注册资本	客户标签	经营风险......
产品-表单数据维度
产品名称	产品编号	规格型号	品牌	单位	成本单价	销售单价	技术参数……

4.调整表单内容、权限

1. 表单/模块：新增、删除
2. 表单内容/流程和仪表盘：字段、流程、计算规则的新增、修改、删除
3. 表单权限配置：预定义权限组、自定义权限组

5.数据模板导入进销存

当梳理完业务流程以及整理好业务明细数据后，下面也就进入到了产品试用环节；

取少量整理好的数据填入 Excel 导入模板；导入到JDY进销存。

提醒⏰：在下载 Excel 标准模板之前：在基础表单中，编辑加入所需要的字段类型；否则新维度将没有字段来存储。

6.测试流程/功能匹配度

第四步调整完局部的表单、权限内容，第五步录入基础的测试数据后；那么也就进入到了试用阶段的最后一步：进行全局进销存流程的测试，关注的依然是业务流程、业务明细、角色权限的贴合度；

• 整个测试的流程比如从基础数据导入，到销售订单 → 出库 → 退换货 → 对账 → 收款的表单功能，到各张仪表盘对应的数据计算及呈现；
• 3～5人小团队，测试整体的流程、功能是否匹配。

7.上线使用

完成测试后，便可进行全面推广；上线过程主要分为以下三步：

1. 导入所有进销存相关基础数据；
2. 通讯录邀请成员，配置权限；
3. 全员接入使用。

以上内容，希望对您有帮助。