文档编写要求

1  一般要求

1.1  文件的构成

文件内容的一般构成和编排顺序如下：

a) 封面；

b) 签署页；

c) 文档修改记录；（需要时列出）

d) 目次（需要时列出）；

e) 正文；

f) 附录（需要时列出）。

若有参考文献可列于正文的最后。

1.2  文件的幅面

一般文件的幅面大小采用A4幅面，附图可用大于A4的标准图幅，折叠成A4幅面的大小。

 a）页面设置：

 b）左边：25mm

 c）右边：25mm

 d）上边：25mm

 e）下边：25mm

1.3  编写基本要求

  a）文字表达应准确、简明、通俗易懂、逻辑严谨，避免产生不同理解的可能性；必须采用国家正式公布实施的简化汉字；

  b）内容应完整，观点明确，论述正确，数据可靠；

  c）图、表、公式等应正确无误；

  d）计量单位一律用法定计量单位，并以符号表示；

  e）使用的术语、符号、代号等应统一，一般应采用规范化技术术语和符号；使用新的专业术语、缩略语、习惯用语、应加以注解；若系国外新的专业术语、缩略语、应在译名后用圆括号注明原文。

2 详细要求

2.1  封 面

2.1.1  封面左上角

打印“标识：”和“版本：”字样，分两行放置。字号、字体为4号、黑体。

2.1.1.1  标识

文件标识由系统代号、分系统代号、软件标识符、文件类别、文件标识组成。系统代号统一规定为“XXX”，若系统下分有子系统，代号规定如下表所示。

分系统名称	分系统代号
XXX子系统	101
YYY子系统	102

软件标识符，为软件模块标识，由各分系统负责人设定，一般由不超过6个字母或数字组成（字母开头），要求该标识在各系统内部唯一。

文件类别，参见下表选择合适代码。

表E-8 文件类别与代码表

文件类别	代码	文件类别	代码	文件类别	代码
		标准化	BZ	质量	ZL
		评审	PS	计划	JH
方案	FA	用户资料	YH	管理	GL
设计	SJ	测试（试验）	CS	总结	ZJ
需求	XQ	验收	YS	其它	QT

文件标识，应参照国军标有关标准命名，部分文档标识如下表所示。

 

 

 

表E-9  软件文档标识符

文件名称	文档标识符
标准化大纲	SSO
软件需求规格说明（含接口）	SRS
软件概要设计说明（含接口）	SSDD
软件详细设计说明（含接 ）	SPDD
软件开发计划	SDP
软件配置管理计划	SCP
软件设计说明	SDD
数据库设计说明	DBDD
软件版本说明	SVD
软件用户手册	SUM
软件安装手册	SAZM
软件程序员手册	SPM
软件运行程序和源程序说明	SRSP
源代码	YDM
软件运行程序	EX
软件配置项测试计划	STP
软件配置项测试说明	STD
软件配置项测试报告	STR
单元测试计划	SUTP
单元测试说明	SUTD
单元测试报告	SUTR
软件质量保证计划	SQA
软件研制总结报告	SDSR

 

举例说明文档标识含意，如“XXX-001-JH-SDP”，标识XXX系统XXX子系统”的软件的“软件开发计划”。

2.1.1.2  版  本

Vx.y.z标识版本，软件总体的版本号从1.0.0开始编号，其中x、y和z均为不超过两位的阿拉伯数字。

2.1.2  封面右上角

打印“编号：”和“密级：”字样，分两行放置。字号、字体为4号、黑体。

2.1.2.1  编  号

编号是该文件及其复制件的顺序号，一般采用三位数字表示，如：001、002……。

2.1.2.2  密  级

各种技术文件一般都定为内部，具体密级按文件的内容和保密规定的要求确定。

2.1.3  文件名称

一般占用两行，第一行为工程名称或分系统、子系统、单元名称，第二行为文件的具体名称。位置居中，字体为1号、黑体；

4.1.4  封面底部

分两行打印文件拟制单位全称和年月，年月用中文填写，字号、字体为3号、黑体；

2.2  签署页

2.2.1  内  容

一般定稿的技术文件在上报和存档时必须有签署页。文件的签署页应包含文件名称及以下内容：

  a) 拟制；

  b) 审核；

  c) 会签；

  d) 标准化；

  e) 批准。

凡需多方认可（包括单位内部及单位之间）的文件，可在“审核”与“标准化”之间增加一项“会签”栏。

2.2.2  签署程序

按Q/TX9004.303《科研技术文件和设计文件签署规定》执行。

2.2.3  要  求

拟制、审核、会签、标准化、批准要本人签名并填写日期。

不同文档签署项有所不同，不同文档签署审批权限不同，参见签署权限表。

表E-10  文档签署权限表

序号	软件设计文 名称	签     署
		拟制	审核	会签	标准化	批准
1	软件研制任务书	○	▲	—	—	★
2	软件需求规格说明	●	○	—	◎	★
3	软件开发计划	●	○	▲	—	★
4	软件配置管理计划	●	○	—	—	★
5	软件设计方案	■	●	—		★
6	软件测试计划及测试说明	●	○	▲	—	★
7	软件测试报告	●	○	—	—	★
8	软件用户手册	■	●	▲	◎	★
9	软件配置管理报告	●	○	—	—	★
10	软件研制总结报告	●	○	—	◎	★
注	1）●——软件项目负责人（研制单位） 2）■——设计师（指这部分技术设计的负责人） 3）○——系统负责人（建设单位） 4）◎——标准化负责人（指对文档进行格式和所要求内容进行审查的负责人） 5）▲——软件管理部门指定代表 6）★——软件管理部门领导

 

 

2.3 目  次

2.3.1  目次内容

为可选要素。当技术文件内容超过15页时，宜设目次。其内容按下列次序列出：

 a）章；

 b）带有标题的条（需要时列出，但不宜包括第四层及以下层次的条）；

 c）附录（需要时列出）； 

 d）参考文献（需要时列出）。

2.3.2  目次格式

“目次”字样位置居中，字号、字体为3号、黑体。目次的内容字号、字体为小4宋体。

目次中章、条的编号应顶格起排，章、条的编号与标题之间空一个字的间隙，章、条的编号一律左对齐，标题与页码之间用“……”连接，页码不加括号，右对齐。

若标题需换行，则第一行的尾字与应连线“……”尾取齐，换行时顶格排。

2.4 正  文

2.4.1  文件名称

文件名称位置居中，字号、字体为3号、黑体。

2.4.2  文件层次划分

文件正文的层次分为章、条、段等。其第一层次为章。章下要设条。条下可再设条，依此类推，但一般不超过五层。层次编号采用阿拉伯数字，每个层次之间加圆点“.”隔开。层次编号示例见下表。

表E-11  文件层次划分

层次名	编号示例
章	1  （标题）
条	1.1  （标题） 1.1.1  …
并列项	a) b)     1)     2)
段

2.4.3  章

应用阿拉伯数字从1开始，对章进行连续编号，顶格排。章应设标题，标题位于编号之后，并与其后的条文分行。编号与标题之间空一个字的间隙，编号与标题的字号、字体为小4、黑体。行间距：段前0.5，段后0.5，固定值21磅。

2.4.4  条

章以下有编号的层次均称为“条”。条在其所属章内或上一层次的条内用阿拉伯数字编号，顶格排。同一层次中有两个以上（含两个）的条时才可设条。

第一层次的条宜给标题。其他层次的条必要时可设标题。在某一章或条中，对于同一层次的条有无标题应统一。标题位于编号之后，并与其后的条文分行。编号与标题之间空一个字的间隙，字号、字体为小4、黑体。行间距：段前0.5，段后0.5，固定值21磅。

第二及以下各层次的条字号、字体为小4、宋体。行间距：段前0，段后0，固定值21磅。

有编号有标题的字号、字体为小4、黑体。

有编号无标题的字号、字体为小4、宋体，换行时顶格排。

2.4.5  段

段的文字空两个字起排，回行时顶格排。字号、字体为小4、宋体。行间距：段前0，段后0，固定值21磅。

2.4.6  列  项

列项前的字母编号“a)”、“b)”、“c)”、……空两个字起排。编号与文字之间空一个字的间隙，文字回行时均与编号后的第1字取齐。

字母编号下一层的数字编号（带有半园括号的阿拉伯数字）空四个字起排，数字编号与文字之间空一个字的间隙，回行时与数字编号后的第一个字取齐。

第一层次列项中的段空四个字起排，回行时与上行文字取齐。

列项中的字号、字体为小4、宋体。

2.4.7  条文的注和示例

条文的注和示例应只给出有助于技术文件的理解的附加信息，不应包含要求。

注和示例应位于相应的章、条或段的下面。

章或条中只有一个注或示例时，应在注或示例的第一行文字前标时“注：”或“示例：”。当同一章或条中有几个注或示例时，应标明“注1：”、“注2：”、“注3：”或“示例1：”、“示例2：”、“示例3：”等。

每条注另起一行空两个字起排，回行时与注的内容的第一个字取齐。

示例另起一行空两个字起排，“示例：”或“示例X：”可单独占一行，也可接排示例的内容。示例内容回行时顶格排。

条文的注和示例字号、字体为5号、宋体。

2.4.8  条文的脚注

条文的脚注应慎用。脚注不应包含要求。

脚注应用带半圆括号的阿拉伯数字从1开始在全文中连续编号，即1）、2）、3）等，并在需要注释的词或句子后以相同的上标数字1）、2）、3）等标明。必要时可用一个或多个星号，即*、**、***等代替数字及半圆括号。

脚注应放在相关页面下边（末页应在终结线的上面），并由一条左顶格的四分之一版面宽的细实线与正文分开。

 

每条脚注另起一行空两个字起排，编号与文字之间空半个字的间隙，回行时与编号后第一个字取齐。

条文的脚注字号、字体为5号、宋体。

2.4.9  表

表在条文中应明确提及，通常列于相应条文之后。

每个表均应有编号。正文中表的编号由“表”和阿拉伯数字组成，从1开始连续编号，例如“表1”、“表2”等。只有一个表也应标明“表1”。

每个表宜有表题，并置于表的编号之后。正文中有无表题应统一。表的编号与表题之间空一个字的间隙，两者应置于表的上方居中位置。

表必须有表头，表头设计应简单、清晰、明了。栏中使用的单位应标注在该栏表头名称的下方。表中所有计量单位相同时，应在表的右上方用一句适当的陈述代替各栏中的单位，例如“单位为毫米”。

表格采用封闭式，上、下、左、右边框线及栏头线用粗实线，其余用细实线。

表需要转页接排时，表下部应将一个横栏排完，用细实线闭合。接排的表，应在表的上方重复表的编号，并在编号后用“（续）”标明。续表的表题可以省略。续表均应重复表头和关于单位的陈述。

表的编号、标题字号、字体为5号、黑体。

2.4.10  表注

表注应位于表格中及表的脚注之前，表中只有一个注时，应在注的第一行文字前标明“注”。当同一个表中有几个注时，应标明“注1：”、“注2：”等。每个表的表注应单独编号。

表注不应包含要求。有关的要求性内容应在条文中、表的脚注里或表中的段给出。

每条表注另起一行空两个字起排，回行时与注的内容的第一个字取齐。

表注的字号、字体为5号、宋体。

2.4.11  表的脚注

表的脚注应位于表格中，列于表注之后。表注和表的脚注之间应有细实线分开。

表的脚注应用小写拉丁字母上标从“a” 开始编号，并在表中以相同的小写拉丁字母上标标在需要注释的位置上。每个表的脚注应单独编号。表的脚注可以包含要求。

表的脚注另起一行空两个字起排，脚注的编号与文字之间空半个字的间隙。回行时与注的内容的第一个字取齐。

表的脚注的字号、字体为5号、宋体。

2.4.12  图

每幅图应在条文中明确提及，一般排在相关条文之后。

每幅图均应有编号。正文中图的编号由“图”和阿拉伯数字组成，从1开始连续编号，例如“图1”、“图2”等。只有一幅图也应标明“图1”。

每一幅图宜有图题，并置于图的编号之后。正文中有无图题应统一。图的编号与图题之间空一个字的间隙，两者应置于图的下方居中位置。

编号、图题的字号、字体为5号、黑体。

2.4.13  图  注

图注应位于图的标题之上及图的脚注之前。图中只有一个注时，应在注的第一行文字前标明“注：”。当同一幅图中有几个注时，应标明“注1：”、“注2：”、“注3：”等。每一幅图中的注应单独编号。

图注不应包含要求。有关的要求性内容，应在条文中、图的脚注中或作为图和图题之间的段给出。

每条图注另起一行空两个字起排，回行时与注的内容第一个字取齐。

图注的字号、字体为5号、宋体。

2.4.14  图的脚注

图的脚注应位于图的标题之上，图注之后。

图的脚注应用小写拉丁字母上标从“a”开始编号。在图中应以相同的小写拉丁字母上标标在需要注释的位置上。每幅图中的脚注应单独编号。

图的脚注可包含要求。

图的脚注另起一行空两个字起排，脚注的编号数字之间空半个字间隙。回行时与注的内容第一个字取齐。

图的脚注的字号、字体为5号、宋体。

2.4.15  公  式

公式另起一行居中编排。较长的公式尽可能在等号处回行或在+、-符号处回行。公式中分数线的横线，长短要分清，主要的分数线应与等号取平。

公式编号时，应用带园括号的阿拉伯数字从1开始连续编号。右端对齐。公式与编号之间用“……”连接。

公式下面的“式中：”空两个字起排，单独占一行。  

公式中所要注释的符号按先左后右，先上后下顺序分行空两个字起排，再用破折号与释文连接，上下行破折号对齐。释文回行时，应与破折号后面的第一个字取齐。

“式中”及注释的内容字号、字体为5号、宋体。

2.4.16  几点结构格式说明

2.4.16.1  范  围

在编写技术文件时，可能有范围这一章（如产品规范就有范围这一章）。范围的表述应确切、简练、清晰、字数宜在100字以内。

范围的典型表述形式如下：

a)“本标准规定了……

本标准适用于……。”

b)“本标准规定了……，还规定了……。

本标准适用于……，也适用于……。……可参照使用。

本标准不适用于……。”

若为规范时，则应将“本标准”改为“本规范”。

2.4.16.2  引用文件

2.4.16.2.1  概  述

在编写技术文件（如产品规范）时，可能有引用文件。有引用文件时，应列出文件中引用的文件一览表，并以下述用语为引导语：

“下列文件中的有关条款通过引用而成为本标准的条款。凡注日期或版次的引用文件，其后的任何修改单（不包括勘误的内容）或修订版本都不适用于本标准，但提倡使用本标准的各方探讨使用其最新版本的可能性。凡注日期或版次的引用文件，其最新版本适用于本标准。”

如标准为规范时，则应将上引导语中的“本标准”改为“本规范”。

引用文件应条文中提及。

2.4.16.2.2  引用文件的排列顺序

引用文件的排列顺序为：

国家标准；

国家军用标准；

行业标准；

部门军用标准；

国家和军队的法规、条例、条令和规章；

ISO标准；

IEC标准；

其他国际标准。

国家标准、国家军用标准、ISO和IEC标准按标准顺序号排列。

行业标准、部门军用标准、其他国际标准先按标准代号的拉丁字母顺序排列，再按标准顺序号排列。

2.4.16.2.3  引用文件一览表的编排

每个引用文件均左起空两个字起排，回行时顶格排，结尾不加标点符号。

标准编号和标准名称之间空一个字的间隙。标准编号中是否带版次和（或）批准年号，视引用文件的类型而定，批准年号一律用四位。

引用国家和军队的法规性文件时，应依次列出其名称（加书名号）、发布机关、发布日期、文号、每项内容之间空一个字的间隙。

 

2.4.16.3  术语和定义

2.4.16.3.1  概  述

在编写技术文件可能会有术语和定义，若有术语和定义时可单独设一章，并使用下述适用的引导语：

“下列术语和定义适用于本标准”。或“GJBXXXX确立的以及下列术语和定义适用于本标准。”若是规范，将“本标准”改为“本规范”。

2.4.16.3.2  编  排

每条术语的编号（只有一条时除外）、术语、外文对应词依次排列，编号顶格排，编号、术语、外文对应词之间各空一个字的间隙。外文对应词后面无标点符号，一行书写不完需回行时，应顶格排。术语的定义另起一行空两个字起排，回行时顶格排。

2.4.16.4  符号、代号和缩略语

在编写技术文件时，可能有符号、代号和缩略语。符号、代号和缩略语可单独设一章，也可与术语和定义合为一章，在适当的标题下列出理解技术文件所必要的符号、代号和缩略语清单或表。清单按符号、代号和缩略语的第一个字母顺序编排，不编号。每条空两个字起排，符号、代号或缩略语后跟一个破析号“—”，之后标明符号、代号的名称或缩略语的全称，必要时给出适当的说明。回行时顶格排。

2.5  附  录

附录按条文中提及的先后次序，用大写拉丁字母从“A”开始顺序编号。文件中只有一个附录仍应编为“附录A”。

每个附录中的章、条、表、图、和数学公式，其编号为附录的编号加下脚“.”再加顺序号。

例如附录A中章用“A.1”、“A.2”、“A.3”表示，图用“图A.1”、“图A.2”、“图A.3”表示，表用“表A.1”、“表A.2”、“表A.3”表示，公式用“（A.1）”、“（A.2）”、“（A.3）”表示。

附录编号以及附录标题，每项各占一行，置于附录条文之上居中位置。

第一个附录应另起一面，其后各个附录通常另起一面，但有多个较短的附录，也可接排。接排的附录之间距离10mm。

附录中的字号、字体与正文相关内容的字号、字体相同。

2.6  页  码

从目次到首页之前用大写罗马数字编页码。正文首页起用阿拉伯数字从1开始编页码。

若单面打印，页码编在右侧，若双面打印时，单数页码排在右侧，双数页码排在左侧。   

3 说  明

技术文件编写时若有特殊问题向标准化人员咨询，以便协同解决。

4  上报文件形式要求

每份上报文件须三份（含签署页原件的）纸质文档；每次上报的所有文件一起刻录在一张光盘上，光盘上须用记号笔手写软件名称（简称）和刻录日期。