银鑫科技--智慧无纸化数字会议系统产品方案介绍

为适应XXX政府行政管理信息化、网络化的要求，缩短会议准备周期，提高机关领导会议的召开效率和管理水平，特制定本套无纸化会议系统实施方案。本系统包含配套会议硬件、会议软件二大模块组成。根据XXX市XXX领导的要求，考虑整个会议系统终端硬件设备具备升降隐藏功能，终端采用15.6寸多点电容触控屏，以电子阅读会议文稿的方式代替传统打印书面资料，满足绿色环保要求开放式软硬件构建，方便未来升级，实现可持续发展多资源、不同格式的融合，实现了多媒体资源最优化使用，大大节省了使用维护成本，支持会议进行中各种会议文件、通知发送请求，让会议变得有序可控，充分体现了会议协作精神便捷的多会议室多会议管理功能，提高了会务管理人员的效率彻底改变了传统的会议方式，真正实现无纸化、网络化、信息化。

现代社会的会议场所建设，我们不能把它仅仅理解为装饰的豪华，更重要的是要如何为与会者提供舒适的环境，周到快捷、优质的服务，能满足客户的各种需求，同时最大限度的降低建设和运维成本，提高机关的工作效率和效益。

二、系统特色

基于Win 7系统嵌入式开发、系统安全稳定，支持用户安装其他办公软件；
超薄全金属液晶屏设计，触摸屏总厚度不超过7毫米，边缘最薄处不超过4.5毫米，整体屏体尺寸：宽度390mm*高度240mm ；
采用15.6寸多点电容触控，查看及操作简单、便捷，类似与平板的触控体验，系统可支持无线键盘鼠标或手写板；
内侧屏为15.6”寸高分辨率（1920*1080dpi），屏幕视角为IPS全视角液晶屏，显示效果清晰亮丽；外屏10.1英寸,高清分辨率：1280*800，支持HDMI；可显示与会者的姓名/职务/单位名称/LOGO/会徽/会标等,背景可自定义联网编辑，支持定时刷新；
升降器采用超薄设计，面板宽度仅7.3MM，（传统升降器面板宽度达到16MM）；
升降器与触控屏无缝连接，无外露连接线，无连接背板；
系统采用纯网线组网，大大减轻了施工难度，提高了系统稳定性和可维护性；
该系统覆盖会前、会中、会后全部流程，提供高品质会议服务，系统支持会议签到，表决投票、上网、短消息通知、电子白板、手写批注、主持功能、中控功能等多项常用会议功能集成助力实现会议无纸化；
支持原文件智能支持原文件智能分发功能，不需要文件进行二次转化；智能分发件具备权限功能，与会人员如果不涉及这个文件，会议终端自动屏蔽该文件显示；
支持自由交互功能，任何会议终端在会议过程中按照会议安排支持一键广播本地画面到其他会议终端与大屏幕同步显示；
各终端可以一键退出同步画面进行自由异步查看会议文稿；
会议终端支持一键跟踪功能，会议终端在异步浏览文件的同时支持一键切换并跟踪主讲，显示主讲同步画面；
支持与传统信号互联互通，直接将会场的公共投影的：PPT、远程视频等各种高清图像、视频，广播到各个会议终端，进行同步显示；
PC模式把无纸化终端作为普通PC电脑使用，并可以不借住其他第三方软件完成计算机桌面画面共享到其他会议终端与大屏幕同步显示；
支持主席控制功能，具备签到管理、议题管理、投票管理、信号管理、结束会议等控制权限；

三、主要功能介绍

3.1 会前准备

用户登录

控制界面支持WEB访问，远程登录后提供用户名密码便能准备会议资料等，会议操作人员在单位办公室变可以完成会前工作准备，无需到会议室操作；

支持多管理人员，不同的管理人员登录只能管理设置自己的操作界面，管理人员之间互相不干扰；

支持远程登录与本地登录两种模式，远程登录的电脑与控制主机必须在同一网络内；

功能模块

本系统功能模块有：会议议程、议题管理、会议纪要、投票设置、会议交流、集中控制、人员安排等功能模块；

功能模块支持根据会议需要进行选择，终端自动匹配；

新增会议

根据会议情况，选择本次会议需要的功能模块，不需要的功能模块在终端显示界面中自动隐藏；

设置会议主题、主持人、秘书、开会时间与预期结束时间、会议地点，此会议信息在终端首页界面同步显示；

会议预置

本系统支持会议预置功能，用户可以提前设置好会议信息与需要的议题文件等，入会后一键启动；

支持预设多次会议信息，为每次会议设置不同的参会人员、会议资料等

支持默认会议设置，每次开会人员不变的情况下变可以直接启动默认会议；

控制界面支持统一开启会议终端，与统一关闭所有会议终端，会议终端也支持单独开启与单独关闭；

人员设置

支持一对一设置、支持人员信息批量导入；

支持对人员权限设置，权限有、文件权限、主席功能、广播权限、导出权限、免签功能、表决权限；

支持主席功能，主席有控制会议进程一切权力，启动签到、启动投票，启动议题、启动投票、信号切换、结束会议等控制功能；

主席权限可以是单主席，双主席，多主席设置；

主席功能随人动，没有固定的主席机位置，参会人员坐那台终端，那台终端变是主席机；

广播权限设置，具备了广播权限的参会人员或者是终端，才能把终端画面同屏到其他会议终端与大屏幕；反之，不能同屏自己画面出去；

议题管理

设置本次会议议题，支持议题显示顺序排序功能，支持设置N个会议议题；

支持会议议题权限设置，有权限查看的会议终端变会显示会议议题与议题下面的所有文件，没有权限查看的会议终端会自动屏蔽此议题在本终端的显示；

议题文件

会议文件按议题管理，议题下面是会议文件；

支持批量上传会议文件，上次的会议文件支持排序功能，会议终端按序号从小到大按设定顺序显示；

会议文件格式不限，包括WORO、EXCEL、PPT、PDF、CAD等，同时支持音频格式MP3/WMA，支持图片格式JPG/JPEG/BMP/GIF/PNG上传；

上传的会议文件系统不需要进行二次转换，及到所有会议终端不更改文件格式；

支持动态PPT文件播放并同步到其他会议终端与大屏幕；

投票设置

设置表决与投票内容；

设置投票方式如：实名制、匿名投票，支持打分投票，支持自定义投票，支持选择性投票；

根据会议进程，主席机控制投票表决启动，等主席机启动投票后所有会议终端自动进入投票表决界面；

系统通知

支持后台统一发送通知到所有会议终端；

支持后台点对点发送通知；

支持前端会议终端发送消息到后台；

3.2 会中功能

进入系统

终端显示内容有：会议主题、参会人员名称、会议时间、会议地点、主持人；

一键触控进入会议；

点击进入会议自动完成会议签到；

终端界面

功能模块支持：会议议程、会议资料、会议纪要、临时文件、电子白板、会议交流、会议服务等；

终端功能模块是根据会议需要显示，如果本次会议不需要其他功能模块，终端变会自动屏蔽显示；模块具备可选择性；

隐藏菜单

隐藏界面

弹开界面

系统交互功能采用非固定界面设计，需要时便自动弹开，不需要是变自动隐藏；

功能有手写标注、屏幕广播、会议系统界面与WINDOWS桌面切换按键、跟踪主讲；

文件分发

终端支持按议题顺序显示，同时支持议题下会议文件按议题显示；

活动状态议题颜色成黄色背景显示；

支持各种办公文件格式

支持PPT动态播放；

支持在线编辑文件并原文件保存；

画面自由交互

支持会议文件原文件方式打开；支持文件在线编辑，原文件保存，支持任何会议文件发起屏幕广播功能，文件包括视频文件；

屏幕广播支持权限设定，具备权限的会议终端按照会议进程发起屏幕广播，广播的屏幕画面同步到其他会议终端与大屏幕同步显示；

支持一键式广播模式，方便快捷、易用；

支持任何会议终端一键同屏（本地终端通过按键一键同步画面到其他会议终端与大屏幕或只同屏到大屏幕显示）

支持任何会议终端播放的视频文件同步到其他会议终端与大屏幕或只同屏到大屏幕显示；

支持在同步画面共享时其它所有会议终端包括大屏幕同步显示文档的放大缩小等显示特性，保证触控屏的触控功能；

异步浏览，任何有权限的会议终端支持一键切换（本地终端可以通过按键一键切换远端同步画面与本地终端画面）完成信号的自由交互功能；

跟踪主讲：处在异步浏览状态的会议终端支持一键同步到主讲此时的任何文件与视频画面并保持一致；

支持PC机WINDOWS操作界面并实时广播到其它会议终端与同屏到大屏幕或只同屏到大屏幕显示；

支持动态PPT文件播放并同步到其他会议终端与大屏幕；

会议终端支持外置U盘内任何格式文件一键广播到其他会议终端与大屏幕；

支持会议终端在同步的时候编辑会议文件并与其他会议终端同步显示；

信号互联互通（需配备编解码器）

系统采用纯网络组网；

支持任何一台会议终端画面到大屏幕显示；

支持大屏幕显示画图同步到会议终端同步显示；

支持矩阵输出画面到会议终端同步显示；

支持远程视频画面、摄像头画面、笔记本画面、台式机画面同步到所有会议终端；

文件批注

系统支持原文件批注与标准功能；

支持OFFICE文件批注功能，并原文件保存；支持在批注过程中同步画面到其他会议终端；支持批注后随意翻页，并保存批注信息；

系统支持交互式标注功能，当汇报人员发起同屏画面后，其他参会人员同步观看同步画面，支持对发起屏幕标注功能；使汇报人开始修正会议文件；

控制功能

具有主持权限的参会者会议终端会有控制功能模块；

主持功能具备发起签到、议题管理、投票管理、信号管理、结束会议等控制权限；

主席机支持多主席功能；

主席具备启动签到、系统自动签到、统一重置签到功能；

主席具备启动议题功能；根据会议进程开启议题并自动分发文件到会议终端；

主席根据会议进程启动投票表决，系统自动记录并上传到控制主机保存；

主席具备控制会场信号管理功能，主席可以结束同屏画面，选择信号同步源，支持把任何会议终端画面广播到其他会议终端，或者只到大屏幕；

主席具备强制同屏模式，当启动强制模式后其他会议终端只能观看唯一画面；

主席具备切换外部信号同步到所有会议终端与大屏幕；外部信号包括矩阵输出信号、远程视频信号、笔记本信号等各种信号源；

主席机具备结束会议、关闭系统功能；

电子白板

支持个人使用与交互使用；

支持更换画笔粗细、画笔颜色、文字字号等

支持多人同时共享在同一白板上书画

所以图像都保存为矢量图，所有比划步骤都支持单步撤消

交流提示

支持单选、多选收件人

支持发送、接收信息的实时显示

支持消息回复、公告发布

支持所有信息的记录存档

会议服务

支持常规服务内容，一键触控，系统自动发送到后台管理人员；

支持自定义服务内容；

3.3 会后归档

会议归档

可选需要保存的内容，包括签到信息、投票信息、会议信息、批注文件等；

可保存为文件夹目录

可保存为压缩包

会议资料上传

批注过的会议文件自动上传到服务器

服务器以参会人员姓名自动创建会议文件

会议文件按树状保存

服务器自动创建会议主题文件夹，下一级是会议文件，此文件为原文件、同级别是

参会议人员文件夹，其中保存参会人员批注的的会议文件；

参会人员批注文件存档

批注过的会议文件自动上传

服务器也参会人员姓名自动创建会议文件

保存签到信息

服务器自动保存签收显示以图片显示

服务器自动统计签到结果并保证

服务器保存参会人员签收时间

保存投票表决

服务器自动保存投票以图片显示

服务器自动统计表决结果并保证

保存内容有会议主题、关于什么的表决、表决情况

端口服务器与终端连接

结束会议：服务器自动与终端连接

其他会议主持没有权查看本次会议所有情况

终端自动清空本次会议所有信息

自动清空会议资料

服务器自动清空终端会议资料

终端自动清空本机所有会议资料

支持手动清空会议资料

支持断网后自动清空终端会议资料

服务器自动保存

四、智慧无纸化系统主要设备组成及详细技术要求

(二)

(三)

(四)

4.1 智慧无纸化单面液晶升降终端

产品简介：

外形采用15.6寸超薄高清显示屏，分辨率1366*768/1920*1080；

升降器控制软件支持PC机安装，兼容常用操作系统，可统一控制也可以任意分组控制升降器上升、暂停、下降等运动状态；

升降器面板尺寸：长480mm宽73.5mm厚5mm；

宽高比：16：9

显示屏厚度：1.2cm

数据接口：VGA*1、HDMI*1、USB*1、485串口：2

外壳材质：镁铝合金，表面处理为喷砂阳极氧化

面板材质：铝合金拉丝，具有电源保护功能，按键触控点次数>=50000次，反应时间:10MS ；

控制方式支持手拉手232控制、遥控控制、手动控制；升降器面板材质：航空铝材阳极氧化拉丝工艺；升降器面板具备：上升、暂停、下降、多媒体会议终端开关接口；升降器支持自动仰角14度，保证显示器最佳观看视角与触控角度；具有电源保护功能，升降器桌面面板预设USB信息接口，支持文档资料导入导出。

安装方式：自上往下，便于安装及后期维护。

产品图片：

4.2 智慧多媒体会议终端

产品简介：

工业级设计，双核1.8GHZ主频，4GBDDR3 RAM，32G SSD；接口含AC、RJ45、USB2.0、COM等；

支持会议文件智能推送功能，后台文件按会议进程自动按权限推送到前端会议终端，支持文件推送权限设定，无权显示的会议终端自动屏蔽该文件显示；支持兼容常用办公软件与文件格式；

支持会议签到、投票表决、交互式电子白板、电子铭牌显示、文件标注、会议交流、会议服务、会议通知等会议功能；

支持会议文件源文件推送功能，会议文件不需要进行二次转换，保证文件格式一致性；

支持PPT文件动态播放，保证PPT播放特效；

支持任何会议终端一键同屏（本地终端通过按键一键同步画面到其他会议终端与大屏幕或只同屏到大屏幕显示）；

支持任何多媒体会议终端播放的视频文件同步到其他会议终端与大屏幕或只同屏到大屏幕显示；

支持在同步画面共享时其它所有会议终端包括大屏幕同步显示文档的放大缩小等显示特性，保证触控屏的触控功能；

异步浏览，任何有权限的会议终端支持一键切换（本地终端可以通过按键一键切换远端同步画面与本地终端画面）完成信号的自由交互功能；

跟踪主讲：处在异步浏览状态的会议终端支持一键同步到主讲此时的任何文件与视频画面并保持一致；

支持外部信号同屏到所有会议终端并同步显示（外部信号包括，矩阵送来的视频信号，计算机信号，笔记本信号，摄像头信号，DVD信号等）；

支持单主席或多主席功能，主席有控制会议进程与信号切换，开启投票、启动会议议题、选择广播信号源、强制同屏、结束同屏、结束会议等功能；

支持PC机WINDOW操作界面并实时广播到其它会议终端与同屏到大屏幕或只同屏到大屏幕显示

本系统同屏广播时同步延迟时间小于0.5秒，保证会场同步效果；

支持外置U盘内任何文件一键广播到其他会议终端与大屏幕；

产品图片：

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4.3 智慧全数字会议控制主机（含智慧会议管理系统软件)

产品简介：

19”标准机柜4U高度；硬件配置：工业级主板，CPU类型 Intel Xeon E3处理器主频 3.1GHz，智能加速主频 3.4GHz ，三级缓存 6MB 总线规格 5GT/s 多核运算，四核心四线程；内存容量 8GB，硬盘容量 500GB SATA3.5英寸硬盘（7200转）；

支持会前准备（设置主席机与代表机、添加参会人员、设置欢迎词、设置会议主题、安排参会人员座位、上传会议资料并设置文件权限、添加投票并选择参与投票人员）；会中控制（支持签到、文件智能分发、会议同屏互动演示、外部信号到终端显示、终端任意画面上大屏幕、会议服务、会议投票、会议交流、交互式电子白板）、会后保存功能；

支持客户端访问模式、WEB访问模式，支持管理员登陆、参会人登录，支持参会人会前预览会议资料，支持在线编辑批注会议资料并在线上传更新。支持历史会议资料检索归档。

支持多管理员和超级管理员，不同管理员创建的会议互相保密。超级管理员有管理所有会议的权限。

产品图片：

4.4 高清数字编解码器（含智慧会议系统软件）

产品简介：

2U上架式机箱，坚固耐用，工业级主板，CPU主频 3.0GHz，智能加速主频3.4GHz，三级缓存 6MB 总线规格5GT/s多核运算，四核心四线程；内存容量4GB，硬盘容量32G固态硬盘；

支持与会场同步信号跟踪功能，当会场有同步信号时保持实时跟踪并同步输出到输出接口，当会场无同步信号时，输出接口无任何画面输出；

支持HDMI、VGA信号输出，任何终端画面通过此接口输出至大屏幕或其他信号显示设备；

支持HDMI、VGA信号输入，外部信号通过此接口实时广播画面到所有会议终端并同步显示。

支持信号格式自动转换功能，网络数据信号转换成数字信号，数字信号自动转换成网络信号传输。

产品图片：

4.5 系统连接拓扑图

无纸化多媒体液晶升降系统采用标准的网线进行连接及扩展，对各种规格的会议室均具有良好的适应性，施工难度低。

连接说明：系统拓扑结构简单，所有同步数据、文稿、视频、升降及开关机统一走局域网，实现了纯数字纯网线的组网连接，极大降低了施工复杂度，提高了系统稳定性和可维护性。（见下图）

五、项目设计原则

该系统为新一代具有交互功能的无纸化数字会议系统，全面支持会议表决投票、多媒体播放、Office文稿、上网、短消息通知等多项常用会议功能；集成同步文稿演示、电子白板、手写批注、主持功能、中控功能、共享到投影仪等高级无纸化会议功能；支持后台配置共享文档、共享视频供终端查阅、播放、文稿演示过程中，可以将演示过程同步到各终端屏幕，也可共享到投影仪、各终端可以选择同步观看文稿演示，也可以一键切换到独立查看文稿模式。支持会议内容存档，可设置会后清空或者留存档案、与会者间短消息互发，后台广播消息实时推送，具有组合型功能配置，覆盖会前、会中、会后全部流程，提供高品质会议服务，助力实现会议无纸化。支持多会议管理功能,多会议室合并召开同一会议，支持分组召开不同会议，支持多会议预设，支持预先将不同会议按时间安排在不同会议室，支持按时间自动切换会议。

5.1 实用性和先进性

采用先进成熟的技术，满足举行各类型会议和活动的使用要求，并兼顾其它相关的管理要求，使系统在相当一段时期内保持技术的先进性，并能适应未来发展的需要。采用先进的系统架构体系、软硬件和通讯技术设备，做到配置和技术应用的先进。

5.2 安全可靠性

保证系统安全稳定运行，音频系统设备必须具有高可靠性。在采用硬件备份、冗余等可靠性技术的基础上，采用相关的中央控制系统技术提供较强的管理机制、控制手段等技术措施，以提高整个系统的安全可靠性。

5.3 互联互通性

具备与多种影音、控制、会议系统及计算机系统互连互通的特性，同时具备跨系统平板交互性，确保该系统作用可以充分发挥。

1、项目完成时间：自签订采购合同之日起25个工作日内设备全部到位，配套会议桌到位后，7日内安装调试、培训完成；

2、提供7*24小时电话响应，接到故障通知后在15分钟内确认问题，3小时内到达项目现场提供技术保障；

3、承诺所投产品（设备）免费保修1年和终身维护；

4、承诺对所有软硬件设备提供终身维护，售后服务过保后只收零配件成本费；来回运各自成担；

5、建立备品、备件库，设备出现故障，需要返厂维修时，提供备品备件；

6、提供办事处及总代理本地化服务，公司派1名专业工程师随时与招标人保持沟通维护本项目；

7、承诺所供产品均为原厂正品，不使用任何劣货、假货等产品；

承蒙惠顾YXINMT产品，谨致谢意！为保障您的权益，质保期内免费维护但不包括如下情况：

未按使用说明书要求安装、使用、维护、保管导致的产品故障或损坏；
已经超出保换、保修期限；
擅自涂改、撕毁产品条形码；
产品保修卡上的产品条形码或型号与产品本身不符；
未经杭州银鑫科技有限公司许可，擅自改动本身固有的设置文件或擅自拆机修理；
意外因素或人为行为导致产品损坏，如输入不合适电压、高温、进水、机械破坏、摔环、产品严重氧化或生锈等；
客户发回返修途中由于运输、装卸所导致的损坏；
因不可抗拒力如自然灾害、地震、水灾、雷击等导致的产品故障或损坏；
其它非产品本身设计、技术、制造、质量等问题而导致的故障或损坏；

特此承诺！

制造商（公章）：杭州银鑫科技有限公司

地址：杭州市滨江区聚才路88号

日期：2017年月日