计算机管理规定的背景,电子档案管理背景介绍

(一)文件管理系统(DM)与档案管理系统(RM)的区别

欧盟的“电子档案管理需求模型”(Moreq)对文件管理(document Management)与档案管理(Records Management)作出如下区分：

文件管理系统：

1、允许文件修改和存在不同版本；

2、允许形成者删除；

3、可以具有留存管理；

4、可以包含文件存储结构并由使用者控制；

5、主要目的是用于支持日常业务使用的文件。

档案管理系统：

1、不允许档案改动；

2、不允许随意删除，除了在特定严格控制下；

3、具有严格的保存期限控制；

4、包括严格的档案分类整理结构并由管理者维护；

5、可以具有支持日常工作的功能，但主要提供重要业务档案的安全存储。

(二)技术的进步与信息载体的变迁

(三)档案信息的计算机检索的历程

第一阶段：档案机读目录模式

第二阶段：归档电子文件管理模式

第三阶段：文档一体化管理模式

第四阶段：数字档案室模式

2014年出台《数字档案室建设指南》

数字档案室是指机关在履行职能过程中，运用现代信息技术对电子档案和传统载体档案数字副本等数字档案信息进行采集、整理、存储、管理，并通过不同类型网络提供共享利用和有限公共档案信息服务的档案信息集成管理平台。

一个好的电子档案管理系统的解决方案，就是围绕电子文件生成的全过程所需要注意的问题，都能通过系统按标准设定下来，不需档案员去思考、去记忆这些要求。

而学习了解这些要求，就变成只是让档案人员去了解为什么这样取舍和规定。