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湖州市规范化数字档案室建设测评标准
项目测评标准
明确分管领导并建立档案信息化 领导(协调)小组，将档案信息化纳入本单位信息化总体规划，切实帮助解
决档案信息化过程中的实际问题。
配备责任心强，业务素质好，有一定计算机操作能力的档案管理人员， 且相对稳定。
标准得
评分细则
分分
分管领导不明确或未建立相关领导(协调)小组的扣1 分；档案信息化未纳入
3本单位信息化总体规划的扣1 分(纳入的须提供书面材料)；分管领导不能及 时解决工作中的实际问题的扣1 分。近 2 年未参加过档案部门组织的相关培
训扣 1 分；不能提供相关计算机专业培
3
训证明的扣1 分；人员更换频繁的扣1
分。
一
组
、
织
3．建立健全本单位档案信息化管理制
度，包括电子文件归档制度、纸质档
保
障
案数字化技术规范、档案数据安全保
未制定管理制度的扣2 分；制度落实不
(20
密制度、 档案数据网上查询利用制度、
4
力的扣 2 分。
分)
档案数据管理维护制度等，并确保有
效落实。
4．配备必要的档案信息化需要的软硬件设备。硬件包括计算机、扫描仪、
打印机、数码相机、刻录机、档案专
硬件每缺1 项扣 1 分，最多扣 4 分；系
用服务器等；软件包括相关的数字档
统软件功能不全的酌情扣分，最多扣5
10
案应用平台和管理系统，系统应同时
具备档案目录数据库和全文数据库的
采集、管理和利用等功能；单位有OA
系统的应与档案管理系统有效链接。
二 、
分；档案管理系统未与单位OA系统有效链接的扣1 分。
(一)目录数据库建设8
数 字
档 案
要求 100%的室藏档案有电子目录。 只建
建 设
(24
建立室藏各类档案目录数据库，实
现计算机检索。
4立部分类别档案电子目录的按百分比扣分。
分)
建立科学的目录数据库校对制度， 档案实体与电子目录一一对应，目录数据录入完整准确规范。
根据本单位利用要求，建成2 种以上专题数据库
随机抽查1% 的目录，检查档案实体与电子目录是否一一对应，抽检目录总数的合格率应达99%，不达标的扣1 分；
2目录数据著录是否符合《浙江省省直单位档案室电子目录数据库结构与交换
格式》的要求， 合格率应达到95%以上， 不达标的扣1 分。
列出专题数据库名称和数量。每少一种
2
扣 1 分。
(二)全文数据库建设10
长久保存价值的纸质档案完成数字化扫描
档案数字化成果质量符合国家和省
保管期限为永久、长期(或30 年)的文书档案、业务档案和科技档案、保管
8
期限为永久的会计档案应完成全文数
字化扫描，每完成1 年得 1 分。
数字化成果是否规范(扫描分辨率、格式等)，质量是否达到规定要求，随机
有关纸质档案数字化技术规范的要求2
抽检图像数据合格率达到95%以上，每降低 1%扣 1 分。
(三)多媒体数据库建设6
完成室藏重要照片、实物等档案的数字化，并符合质量要求
不符合要求的扣1
不符合要求的扣1 分。
1．单位档案部门应明确电子文件的归
档范围和保管期限，加强对归档电子
3
无归档范围的扣1 分；无保管期限的扣
1 分；档案部门未履行监管职责的扣
1
文件的日常监督与指导。
分。
2．对具有保存价值的电子文件及时归档，包括相应的背景信息和元数据，
并由单位数字档案室负责统一管理。
5
电子文件没有定时或定期归档的扣
分；归档不完整的扣1 分；没有实现档
案部门统一管理的扣3 分。
1
未完成保管期限为永久、长期(或30
3年)的照片、实物档案数字化的扣2 分； 质量不符合要求的扣1 分。
未完成保管期限为永久、长期(或30
3年)的声像档案数字化的扣2 分；质量
三 、
电 子
文 件
归 档
(16
分)
归档电子文件应符合国家和省有 关规定，做到真实、完整、可用，且整理规范。
不符合归档要求的酌情扣分，最多扣4
8分；整理不规范的酌情扣分，最多扣4
分。
四 、
数 据
管 理
(24
分)
1．档案室应配备专用的归档电子文件和数字档案存储设备，规范存放各类档案数据，并指定专人负责档案数据
的维护与管理， 确保档案数据的安全。2．定期检查电子档案的保管情况、检 测电子档案的可用性，做好相应的迁 移、转换工作。
建立电子文件和数字档案安全保管和备份制度。归档电子文件和数字档
案应一式三套保存，一套封存保管， 一套提供利用，一套异地保管；按照档案登记备份的相关规定，将本单位的各类重要电子业务数据、电子公文和档案数字化成果移交备份到各级国家综合档案馆。
属于国家、集体秘密的电子档案 ( 数据)有专用的保密存储介质，并按国
家有关规定进行管理。
涉密电子档案的销
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