高效时间管理

本文核心：

1）高效时间管理法的核心，先轻重，后缓急

2）什么是重要的事：长期的规划、问题的发掘与预防、参加培训、向上级提出问题处理的建议等等事项

3）别人对你时间的占用就是对你的控制，你无法控制时间被人占用，时间就这样消逝了

4）通过良好的计划和授权来完成工作。关于计划就是：待办单、日计划、周计划、月计划。

一、时间管理的含义和特征

时间与事件：时间本身不能够被管理，时间管理归根到底是对单位时间内事件的管理。离开事件的管理就谈不上时间的管理。时间管理也就是选择、支配、调整、驾驭在单位时间里所做的事情。

时间管理的目的：在单位时间内能够轻松自如的创造最大的价值。

二、时间是如何被浪费的？

2.1 内部因素

1.目标不明确。每天就像无头苍蝇一样任杂事摆布，忙忙碌碌。好像每天都有做不完的事，抽不出时间考虑重要的或全局性的问题。再加上性情烦躁，问题成堆，工作效率很低。

2.做事拖延。做事拖延是因为没有目标或者是性格导致。表现为直到deadline才着急，经常把事情推到明天再做，导致陷入不能按时完成工作的焦虑中。等待解决的问题越急越多，最终不得不放弃。

3.环境干扰。例如电话铃声、同事的谈话声，突然来客的干扰都会占用你的时间，打断安排好的正常工作秩序，导致经常不能集中在一件事情上，效率低下。更可怕的是这些干扰导致的工作效率低，还被认为是理所当然的。

4.揽事太多。有些管理者总是插手不该揽的事，总要管一管本来不需要自己亲自去做的事，结果导致自己精力分散，因小失大，错过重要的事情。管理者们要注意了，如果你经常这样做会影响下属和同事的积极性。

5.压力疲劳过度。这里主要是指抗压强人或工作狂魔，压力大，累了也要硬撑着不休息，结果导致精力不能集中，产生抑郁烦躁情绪，导致身体疾病。

2.2 外部因素

1.计划。计划的因素是指员工从来不做计划或者不懂得变换事情的优先次序，不确定最后的实现以及不切实际的预算时间。

2.组织。组织的因素是指管理者多头管理，混淆职责和职权，重复劳动。

3.人力。人力的因素是指员工没有经验，依赖性太强或者是管理者没有充分发挥员工的作用，没有给新员工做培训。再次就是能力与岗位要求不匹配，导致的效率低下。

4.指挥。指挥的因素是指管理者没有应变措施，当员工发生争执时，管理者不能协调。再者管理者缺乏对员工的激励或者给予了无效的授权。

5.控制。控制的因素是指电话干扰、来客干扰，或者是不敢拒绝、自我约束力不够。

6.信息联系。信息联系的因素主要是指被安排参加大量的会议，不准确、不可靠的信息资料，或者是重复的过多的信息资料导致的时间浪费。

7.决策。决策的因素主要是指仓促的决策，或者是优柔寡断，或者是要求事实精细导致的时间浪费。

三、时间管理的五个阶段

1.公鸡型时间管理

2.仓鼠型时间管理

3.北极熊型时间管理

4.群狼型时间管理

5.熊猫型时间管理

四、时间管理四象限法则

时间“四象限”法是美国的管理学家科维提出的一个时间管理的理论，把工作按照重要和紧急两个不同的程度进行了划分，基本上可以分为四个象限：既紧急又重要、重要但不紧急、紧急但不重要、既不紧急也不重要。下面就让我们一起来深入了解一下这四个“象限”吧！

4.1 重要又急迫的事

举个例子：例如应付难缠的客户，准时完成工作等等，这些都属于重要又急迫的事，第一象限的本质是缺乏有效的工作计划，导致本来处于“重要但不紧急”第二象限的事情转变过来的，这也是传统思维状态下的管理者的通常状况，就是“忙”。

4.2 重要但不紧急的事

第二象限主要是与生活品质有关，包括长期的规划、问题的发掘与预防、参加培训、向上级提出问题处理的建议等等事项。如果忽略这个象限将会使第一象限的问题日益扩大，使我们陷入更大的压力，在危机中疲于应付。反之，如果多投入一些时间在这个象限有利于提高实践能力。

做好事先的规划，准备与预防措施，缩小第一象限的范围，很多急事就无从产生，能否处理好这个象限的事情，是传统低效管理者与高效卓越管理者的重要区别标志。这个领域的事情不会对我们造成催促力量，所以必须主动去做，这是发挥个人领导力的领域，建议管理者要把80％的精力投入到第二象限的工作。

4.3 紧急但不重要的事

在职场中，很多管理者每天都在冲锋陷阵，他们每天解决的事情很多，在他们看来也是非常紧急的事情。然而有些事情虽然紧急，但都可以交给相应的部门来处理，对于管理者来说并不是特别重要的事情。第三象限的工作表面看起来很像第一象限的工作，让我们产生“这件事很重要”的错觉，实际上就算重要也是对别人而言，我们花很多时间在上面，自以为是在第一象限其实不过是在满足别人的期望与标准。

4.4 不紧急也不重要的事

例如：阅读令人上瘾的无聊小说，毫无内容的电视节目，办公室聊天等都属于第四象限的工作。我们往往在第一象限、第三象限来回奔走，忙的焦头烂额，不得不到第四象限去休息一下再出发，但一定要杜绝类似上面几个例子的现象发生！对内自控，对外要学会说“不”！这部分范围的不一定都是休闲活动，因为真正有创造意义的休闲活动是很有价值的。

现在，你不妨回顾上周的生活与工作，你在哪个象限花的时间最多。第一象限和第四象限是相对立的，而且壁垒分明，很容易区分，第一象限是紧急又重要的事情，第四象限是既不紧急又不重要的事情，企业都会分析判断那些紧急而重要的事情，并把它优先解决。第二象限和第三象限最难区分，第三象限很紧急的事实很容易造成它很重要的假象，以至于耗费大量的时间，区分这两个象限不能仅依据紧急情况，必须看这件事是否重要，如果它不重要，就属于第三象限的内容。

高效时间管理法的核心，先轻重，后缓急，在考虑行事的先后顺序时，应先考虑事情的“轻重”，在考虑事情的“缓急”，用时间管理的方法来探讨“急事”与“要事”的关系。

按处理顺序划分：先是既紧急又重要的，接着是重要但不紧急的，再到紧急但不重要的，最后才是既不紧急也不重要的。“四象限”法的关键在于第二和第三象限事情的顺序问题，还要注意划分好第一和第三象限的事，都是紧急的，第一象限的事能带来价值，实现某种重要目标，而第三象限的不能。

你是否天天在忙，是否忙的不得要领，认真领会时间管理的四象限工作法，它会让你的工作变得高效。

五、时间管理法则——80/20原则

80/20原则的含义：所谓80/20法则就是用80%的时间做20%最重要的事情，因为这20%的重要任务能够创造80%的业绩。因此需要合理安排工作时间，尽量压缩一些不那么重要的事情的工作时间，减少一些不在职责范围内的工作时间消耗，将大量的时间预留给那些最重要的事情。

时间管理的规则：

1.制定以SMART为导向的目标。目标要具体的、可衡量的、可达到、相关的、具有实现性的。

2.排序工作事项。在项目的所有工作中，20%最为重要的工作对项目的贡献高达80%，另外80%的贡献度只有20%，所以要优先找到这20%最为重要的工作，并对其进行排序。

3.建立时间日志。准确记录时间是怎样花掉的，并且按照固定的时间周期，根据自己的工作进度修改自己原先设定的检查点和更新点。

4.防范未然。充分预估可能遇到的意外，制定应变的计划或方案，并且预留解决问题的时间和一些可控资源。提前完成计划中可控部分，为整体计划做一定时间的预留。

5.依据轻重缓急配置人力。根据项目时间标准要求的高低，有选择的让团队成员并行不着急的工作，着急的工作，请专人单独平行负责。

六、如何应对各方面的干扰

我们的时间总是被各种各样的事情所干扰，别人对你时间的占用就是对你的控制，你无法控制时间被人占用，时间就这样消逝了。如何判断干扰和非干扰呢？

你可以问自己这些问题：是否经常有人打扰你的工作，这是判断干扰是否存在的前提条件，经常有人打扰就有干扰存在；是否清楚别人打扰你的目的，明白了别人打扰你的目的，就能很容易分清这个人是来工作还是来调侃；目的、程序、制度是否确，有了明确的目的、程序、制度就能有效地避免干扰的出现；紧急突发状况是否经常出现，一般情况下，紧急突发状况并不经常出现，如果紧急突发状况很多，就要警惕干扰的存在。

那我们应该怎么做才能有效控制方方面面的干扰呢？一起来看看吧！

6.1 应对来自上司的干扰

首先，让上司清楚知道你的工作目标，通过沟通年度计划、会议等，一定要清楚地让你的上司知道你的工作是什么，你这一周、这个月、这个季度、这一年的工作是什么，上司知道了你的工作才有可能不给你添加干扰你工作的事情。

其次，主动约见你的上司以减少干扰，避免上司给你添加计划外的任务。当然，这需要你依据对公司的理解，制定自己的目标计划，并让上司知道这些。

6.2 应对来自上司的干扰

第一，如果有人找你，就站起来接待他，这种迎接当时会使来打扰你的同事感到不安而退却。

第二，公司设立人人安静一小时制度，在这一小时里，人人都要自觉遵守，不要轻易去找别人。

6.3 应对来自下属的干扰

管理者一般会忽视下属的干扰，因为他们都认为下属的干扰是天经地义的，但是如果你事无巨细地处理下属递上来的事情，你的时间就被下属所控制了，如何避免下手干扰呢？

第一，安排固定时间供下属汇报工作

第二，安排固定时间供下属讨论问题

第三，安排其他时间处理非紧急事情

6.4 应对来自自己的干扰

来自自己的干扰往往很难决策，例如没有目的的游逛与下属聊天，各种不良的习惯，发呆或者拖延等。有效的方法是保持清醒的头脑，学习管理和控制自己，并且争取做到己所不欲，勿施于人。

七、价值两万五千美金的时间管理

时间管理就是“自我”管理，时间管理的目标就是掌握工作的重点，通过良好的计划和授权来完成工作。关于计划就是：待办单、日计划、周计划、月计划。

待办单：将你每日要做的一些工作，事先列出一份清单，排出优先次序，确认完成时间，以突出工作重点。待办单主要类别的内容包括非日常工作，特殊事项、行动计划中的工作、昨日未完成的工作等等。待办单的使用注意每天在固定时间制定待办单、通常在一上班的时候就做。每天只制定一张待办单，完成一项工作，划掉一项。代办单要为应付紧急情况留出时间，最关键的就是每天坚持。每年年末做出下一年度工作计划，每季季末做出下季度的工作计划，每月月末做出下个月的工作计划，每周周五做出下周的工作计划。