36、技术术语使用规范指南

技术术语使用规范指南

在技术写作和交流中，准确使用术语至关重要。本文将为你详细介绍一系列技术术语的正确使用方法，帮助你避免常见的错误，提升表达的准确性和专业性。

一、符号与连接词的使用

1. 加号（+）

除非空间有限，如在移动设备屏幕上，否则不要使用加号。使用时，加号前后需各留一个空格。例如在空间有限时，可采用“software + services”这种 Microsoft 风格的表达。但当泛指软件和服务时，应使用“and”而非“plus”，且不要使用连字符，如“software and services”。同时，不要使用“S + S”，这种表达在政治地理方面较为敏感。

2. 符号的书写规范

• 名称书写 ：在文本中提及符号时，应写出其名称，若符号本身重要，可将其括在括号内。仅在空间有限的表格、列表或数学表达式中，才可单独使用符号。例如，“You can type a backslash () to return to the previous directory.” 而不是 “You can type a \ to return to the previous directory.”
• 复数形式 ：写出符号的复数形式，并在括号中展示其用法，不要给符号直接加 “s” 或 “’s”。例如，“Type two backslashes (\) to show a network connection.” 而不是 “Type two \’s to show a network connection.” 或 “Type \s to show a network connection.”
• 数字与符号间距 ：数字与它所修饰的符号之间不要插入空格，如 “75%” “<100”，而不是 “75 %” “< 100”。

3. 符号作为键名的表达

提及加号、减号、连字符、句号和逗号等作为键名时，要完整拼写出来。例如，“Press Comma.” “Type a comma.” “Press the Plus Sign (+).” 而不是 “Press ,.” “Press +.”

二、软件相关术语

1. 软件更新（software update）

用于描述任何对 Microsoft 发布的软件产品进行改进或修复的更新，包括更新汇总、服务包、功能包、关键更新、安全更新或热修复。

2. 声卡（sound card）

使用 “sound card” 而非 “sound adapter”。

3. 垃圾邮件（spam）

“spam” 仅用于指未经请求的商业电子邮件，不要将其用于泛指商业电子邮件，如发送给客户列表的批量邮件，也不要用它来指不恰当的大量群发邮件或新闻组帖子。同时，不要将 “spam” 用作动词。

4. 规范（specification）

除非别无选择，否则不要在任何内容中使用非正式的 “spec”。

5. 快捷键（speed key）

不要使用 “speed key”，应使用 “keyboard shortcut”。

6. 拼写检查器（spelling checker）

将该工具称为 “spelling checker”，而不是 “spell checker” 或 “Spell Checker”，也不要将 “spell check” 用作名词或动词。例如，“Use the spelling checker to check the spelling in the document.” 而不是 “Spell check the document.” 或 “Run the spell checker.”

三、界面元素术语

1. 蜘蛛程序（spider）

指一种自动程序，用于在互联网上搜索新的网页文档，并将相关信息存入搜索引擎可访问的数据库。若不确定用户是否理解 “spider” 的含义，首次提及时需进行定义，若内容中有词汇表，应添加 “spider”。

2. 微调框（spin box）

仅在面向技术受众的内容中，用于描述用户可用来 “旋转” 浏览一组固定值（如日期）的控件。在面向普通受众的内容中，应通过其标签来称呼，如 “the Start time box”。

3. 分隔条（split bar）

适用于所有受众的内容。指将窗口分隔成两个窗格的水平或垂直双线。在某些程序（如 Windows Explorer）中，窗口已被分隔，用户可更改窗格大小；在其他程序（如 Excel）中，用户可通过分隔框来分隔窗口。

4. 分隔框（split box）

指垂直滚动条右上角（用于水平分隔）或水平滚动条最右侧（用于垂直分隔）的控件。用户可指向分隔框来拖动分隔条。该术语适用于所有受众的内容。

5. 欺骗（spoofing）

指隐藏用户账户、电子邮件账户或计算机互联网协议（IP）地址身份的各种行为。例如，电子邮件欺骗涉及伪造邮件头，使邮件看起来来自他人而非真实发件人。若不确定用户是否理解 “spoofing” 的含义，首次提及时需进行定义，若内容中有词汇表，应添加 “spoofing”。必要时，使用修饰词明确所指的欺骗类型，如 “email spoofing” 或 “IP spoofing”。

6. 电子表格（spreadsheet）

电子表格是一种计算机会计程序，如 Microsoft Excel。电子表格程序生成的文档是工作表，通常也称为电子表格。

7. 间谍软件（spyware）

指可显示广告（如弹出式广告）、从计算机收集用户信息或更改计算机设置的软件，通常在未获得用户适当同意的情况下进行。使用该术语描述特定软件时，要确保该软件已被确认为间谍软件。可在 Microsoft 恶意软件百科全书中搜索 “spyware” 获取相关列表。

8. SQL

当指 “Structured Query Language” 时，“SQL” 发音为 “es - cue - el”，使用不定冠词 “an”，如 “an SQL database”；当指产品或运行该产品的服务器时，发音为 “sequel”。

9. SQL Server

首次提及时使用 “Microsoft SQL Server”，并偶尔再次提及。首次提及时，除非指特定功能，否则应包含 “data management software” 描述。当指运行 Microsoft SQL Server 的计算机时，使用 “a computer running SQL Server” 或 “a computer that is running SQL Server”（注意 “Server” 首字母大写）。不要使用 “the SQL Server” “a SQL Server” “SQL Servers” “SQL server” 来指代运行该产品的计算机。

10. 独立的（stand - alone）

仅用作形容词，如 “You can use Microsoft Word either as a stand - alone word processor or as a shared processer on a network.” 而不是 “Some early word processors were stand - alones.”

11. 开始（start）

用 “start” 表示 “启动程序”，而非 “boot” “initiate” “initialize” “issue” “launch” “turn on” 等类似词汇和短语。在 Windows 中，提及 “Start 菜单” 和任务栏上的 “Start 按钮” 时，首字母要大写，不要将 “Start 按钮” 称为 “Windows Start 按钮”。在描述 Windows Phone 的初始屏幕时，使用 “Start” 而非 “Start screen” 或 “Home screen”。

12. 主页（start page）

不要用 “start page” 指用户启动浏览器时显示的网页，应使用 “home page”。

13. 启动（startup, start up）

不要将 “start up” 用作动词，应使用 “start”。在面向普通受众的内容中，不要使用 “on startup” 等类似名词短语；在面向技术受众的内容中可以使用。“startup” 可作为形容词用于 “startup disk” “startup screen” 等短语中。

14. 状态栏（status bar）

使用 “status bar” 而非 “status line” 或 “message area”。它指文档窗口底部列出文档状态并提供其他信息（如命令含义）的区域。消息显示在状态栏 “on” 而非 “in” 上。

15. 停止（stop）

不要用 “stop” 表示退出程序。

16. 存储（storage, storage device）

不要用 “storage” 指磁盘上的可用空间，应使用 “disk space”。“storage device” 可作为泛指磁盘和磁带驱动器等设备的通用术语。

17. 流（stream, streaming）

可作为名词或动词，指通过互联网传输到浏览器或媒体播放器的音频、视频或图形。“stream” 也是 C 编程中的 I/O 管理术语。不要在其他隐喻意义上使用。

18. 拉伸（stretch）

指通过分开两个或多个手指或双手在用户界面上放大对象的触摸手势或空中手势。对于新手计算机用户，可描述为 “separate your fingers while touching the photograph”。

19. 敲击（strike）

不要用 “strike” 指键盘输入，应使用 “press” 或 “type”。

20. 删除线（strikethrough）

使用 “strikethrough” 而非 “strikeout” 或 “lineout”，指修订中划掉文字的线。

21. 结构体（struct）

在文本中提及由 “struct” 语言关键字标识的数据结构时，使用 “structure” 而非 “struct”。

22. 样式表（style sheet）

由两个单词组成，可指文字处理或桌面出版中用于格式化文档的指令文件，或特定文档中单词和短语的使用及拼写列表。在互联网应用中，指附加到 HTML 文档的级联样式表（.css 文件），用于控制网页标签的格式。在 XML 上下文中，“XSL” 是 “Extensible Stylesheet Language” 的缩写，.xsl 文件也称为 “style sheet”。

23. 前缀 “sub -”

一般情况下，以 “sub -” 开头的单词（如 “subheading” “subsection”）不要使用连字符，除非为避免混淆或 “sub” 后接专有名词（如 “sub - Saharan”）。不确定时，可查阅《美国传统词典》或咨询项目样式表。

24. 子地址（subaddress）

不要用 “subaddress” 指文件中指向特定位置的地址部分，应使用具体术语。

25. 子类（subclass）

不要将 “subclass” 用作动词，应使用标准动词，如 “create a subclass”。

26. 子菜单（submenu）

指用户点击右侧带有小箭头的命令时出现的菜单。在面向普通受众的内容中，除非需强调菜单的工作方式是产品的一个特性，否则不要使用 “submenu” 一词。在面向普通受众的内容中，也不要使用 “cascading menu” “hierarchical menu” 或 “secondary menu” 来表示子菜单。在面向技术受众的内容中，若需详细描述特定类型的菜单，可使用这些术语。

27. Super VGA（SVGA）

首次提及时使用 “Super VGA (SVGA)”，后续可使用 “SVGA”。不要拼写 SVGA 及相关图形规格（如 VGA、XGA、UXGA、SXGA 和 QXGA）。

28. 冲浪（surf）

在浏览网页的语境中，“surf” 通常意味着比不太正式的 “browse” 更随意的浏览。在非正式语境中，若表述准确，可使用 “surf”。

29. 滑动（swipe）

仅用作动词，指用手或手臂在用户界面上从一个对象移动到另一个对象的触摸手势或空中手势。对于新手计算机用户，可描述为 “a swiping motion”。

30. 切换（switch）

作为动词，使用 “switch” 而非 “activate” 或 “toggle”。作为名词，在面向技术受众的内容中，可指命令行和编译器选项（如 /Za）。因有些团队使用 “option”，所以需咨询项目样式表。

31. 符号（symbol）

使用 “symbol” 指代表其他事物的图形或特殊字符，要将其与图标区分开来（图标代表用户可选择和打开的对象，符号可出现在图标上）。

32. 同步（sync）

在某些 Microsoft 产品和服务中，可将 “sync” 用作 “synchronize” 的缩写。使用时，动词形式拼写为 “sync” “syncing” “synced”，而非 “synch” “synching” “synched”。不要将 “sync” 用作名词，应始终使用 “synchronization”。需要注意的是，使用缩写 “sync” 在内容本地化时不一定能节省空间，许多语言中因无缩写形式而需翻译完整术语。

33. 系统操作员（sysop）

尽管 “sysop” 是 “system operator” 的行话，但在关于公告板系统或在线通信系统的内容中，可用于指监督或运行此类系统的人员。首次提及时需进行定义，不要在其他文档中使用。

34. 系统（system）

泛指计算机硬件配置，而非计算机本身。系统包括计算机和外围设备，它与系统软件并非同义词，但可包含系统软件。

35. 系统管理员（system administrator）

仅用于指负责管理多用户计算机系统使用的人员。一般情况下，使用 “administrator”，除非需指定特定类型。仅在具体指网络管理员时，使用 “network administrator”。

36. 系统提示（system prompt）

不要用 “system prompt” 表示命令提示符或系统消息。

37. 系统软件（system software）

一般使用单数形式 “system software” 而非复数形式 “systems software”。

38. 系统托盘（system tray）

不要使用 “system tray”，应使用 “notification area”。

39. 标签（tab）

不要将 “tab” 用作动词。作为名词，仅用于指功能区、网页、对话框等上的标签。对于其他用途，需用描述词明确其含义，如 “the Tab key” “a tab stop” “a tab mark on the ruler”。

40. 目录（table of contents）

不要将 “Table of Contents” 用作文档或文件开头内容列表的标题，应使用 “Contents”。但泛指目录时，使用 “table of contents” 是正确的。

遵循这些术语使用规范，能够使你的技术表达更加准确、清晰，避免因术语使用不当而产生的误解。希望这些指南能对你有所帮助，让你在技术交流中更加得心应手。

以下是部分术语使用规范的总结表格：
|术语|正确用法|错误用法|
| ---- | ---- | ---- |
|加号（+）|除非空间有限，否则用 “and”；空间有限时 “software + services”，前后留空格|“S + S”；泛指时用 “plus”|
|垃圾邮件（spam）|指未经请求的商业电子邮件|泛指商业邮件；用作动词|
|SQL|指语言时发音 “es - cue - el”，用 “an SQL database”；指产品或服务器时发音 “sequel”|无|
|开始（start）|表示启动程序|“boot” “initiate” 等|
|状态栏（status bar）|消息显示用 “on”|“in”|
|符号书写|写出名称，括号括起符号；复数按规范写；数字与符号无空格|单独用符号；符号加 “s” 或 “’s”；数字与符号有空格|

下面是一个简单的流程图，展示了在使用术语时的基本判断流程：

graph TD;
    A[遇到术语] --> B{是否不确定用法};
    B -- 是 --> C[查阅规范文档或咨询专家];
    B -- 否 --> D[按规范使用术语];
    C --> D;

通过以上的介绍和总结，相信你对这些技术术语的正确使用有了更清晰的认识。在实际应用中，要时刻牢记这些规范，不断提升自己的技术表达能力。

四、操作与指令相关术语

1. 操作指令的选择

在描述操作时，要选择合适的动词来准确传达意图。例如：
- 启动程序 ：使用 “start” 而不是 “boot” “initiate” 等。如 “To start the program, click the icon.”，避免 “To start up the program, click the icon.” 这种不规范的表达。
- 切换操作 ：用 “switch” 代替 “activate” 或 “toggle”。像 “To embed the new object, switch to the source document.” 比 “To embed the new object, activate the source document.” 更合适。
- 输入操作 ：用 “press” 或 “type” 代替 “strike” 来指键盘输入。例如 “Press the Enter key.” 而不是 “Strike the Enter key.”

2. 操作提示的编写

对于界面上的操作提示信息，如状态栏消息，需要遵循一定的准则：
- 句式结构 ：使用平行结构，以动词开头。例如描述 “View 菜单” 的消息可以是 “Contains commands for customizing this window”。
- 语气选择 ：使用陈述语气，而不是祈使语气。如 “Changes your Internet settings” 比 “Change your Internet settings” 更合适。
- 内容有效性 ：确保文本具有建设性，不重复明显信息。例如描述 “File 菜单” 的消息 “Contains commands for working with the selected items” 就给出了有用信息。
- 语句完整性 ：使用完整句子，包含冠词，并以句号结尾。

五、特殊情况与注意事项

1. 不确定术语含义时的处理

当使用一些可能不被用户理解的术语，如 “spider” “spoofing” 时，首次提及时要进行定义。如果内容中有词汇表，应将这些术语添加进去。例如：

“Spider” refers to an automated program that searches the Internet for new web documents and places information about them in a database that can be accessed by a search engine.
“Spoofing” refers to various practices that conceal the identity of a user account, an email account, or a computer’s Internet Protocol (IP) address that is taking some action.

2. 不同受众的内容调整

根据受众的不同，对术语的使用和解释要进行相应调整：
- 技术受众 ：可以使用更专业、简洁的术语，如 “spin box” “submenu” “switch（作为名词指命令行选项）” 等。对于一些专业概念，如 “SQL” “sysop” 等，在确保受众理解的情况下可直接使用。
- 普通受众 ：避免使用过于专业或生僻的术语，用更通俗易懂的方式表达。例如将 “spin box” 描述为 “the Start time box”；对于 “swipe” 手势，可描述为 “a swiping motion” 或 “Move your arm right and left to swipe through the items”。

3. 语言和风格的一致性

在整个文档中，要保持语言和风格的一致性。遵循项目样式表的要求，对于一些有多种表达方式的术语，如 “switch（作为名词时有些团队用 “option”）”，要统一使用方式。同时，对于符号、缩写等的使用也要保持一致，如 “SQL” 在不同语境下的发音和使用规则要前后统一。

以下是不同受众适用术语的对比表格：
|术语|技术受众适用|普通受众适用|
| ---- | ---- | ---- |
|spin box|可直接使用|用标签描述，如 “the Start time box”|
|swipe|直接使用|描述为 “a swiping motion” 或 “Move your arm right and left”|
|submenu|可使用|尽量避免，除非强调功能|

下面是根据受众调整内容的流程图：

graph TD;
    A[确定内容受众] --> B{是否为技术受众};
    B -- 是 --> C[使用专业术语];
    B -- 否 --> D[使用通俗易懂表达];
    C --> E[检查术语准确性];
    D --> E;
    E --> F[完成内容编写];

通过以上对技术术语使用规范的详细介绍，涵盖了符号、软件、界面元素、操作指令等多个方面，以及特殊情况和不同受众的处理方式。在实际的技术写作和交流中，严格遵循这些规范，能够提高信息传达的准确性和有效性，减少误解和歧义。无论是面向技术专家还是普通用户，都能确保你的表达清晰、专业，让技术信息更好地被理解和应用。希望这些指南能成为你在技术表达道路上的有力工具，帮助你在各种技术场景中准确、流畅地进行沟通。