【效能提升】在工作中，我们如何组织好一次技术会议？

背景

因为是技术博客，所以标题为“如何组织技术会议”；
其实内容不仅仅针对技术会议，也适用于普通会议。

会议前

很多同学觉得组织会议，就是到了会议时间，大家聚在一块讨论事情就完了，没有啥好关注的，其实组织好一个会议还是有许多东西需要提前做的。

• 会议邀请
  在会议前，我们需要确定以下信息，然后发出会议邀请：
  1、会议主题
  2、参会人
  参与会议的人员有哪些。
  3、会议时间
  需要确认好参会人在这个时间是否都OK（我们一般拉个小群，@一下相关参会人，询问这个时间是否OK，并请时间不OK的同学及时反馈）
  4、会议地点
  定好会议室，确认会议室的设备（如是否有投影仪）是否完善

• 会议议程
  我们要定好会议议程，整个会议有哪几个环节，每个环节的用时大概多久；
  这样可以是会议过程有章可循，避免讨论发散。

• 提前准备现场
  作为会议组织人，我们应该提前到会议现场，做好会前准备。
  比如，我们在公司开会，作为会议组织人，我们会提前5-10分钟到场，调试好现场的设备，比如投影等，避免会议开始大家在等待你调试设备。

会议中

会议中，有几个点需要我们特别关注：

• 讨论是否发散
  讨论的内容是否有过度发散，如有发散，我们要及时提示大家收拢一下（至于发散讨论的内容，如有需要，我们可以记一下待办，会后再组织讨论）
  会议内容发散很容易导致会议超时，从而模糊会议焦点，导致会议内容没有讨论到位。

• 及时记录待办项
  在会议过程中，会产生一些待办，要及时记录下来，待办除了要记录待办内容，还要记录该项待办的负责人。
  另外，要及时记录下来。当会议中产生待办时，不要觉得目前只有一两条待办，自己hold得住，觉得自己心里能记住就不记录了。我们的经验是，随着会议的开展会产生越来越多待办，会后我们可能会遗漏某几条待办。所以，要及时、快速地记录待办。

实践案例：
会议现场产生待办时，我们一般习惯在白板上快速地、手写的方式记录“待办内容”及“谁跟进处理”。为什么我们用手写的？因为在实践中发现，我们的打字速度和打字正确率没有手写的高，打字速度快的同学直接在文档上记录也是不错的选择。

会议后

• 发送待办项
  会议过程中记录的待办项，在会议将近结束的时候，利用总结时间，跟各负责人确认一下待办项，会后发送待办项给对应的负责人。

• 会议满意度调查
  有时候，我们需要了解我们的会议做得好不好，是否需要改进优化，需要参会者的反馈。
  这时我们可以发送一个“会议满意度调查”的问卷，请参会人填写一下。

实践案例：
目前，我们的会议满意度调查设计得比较简单，只包含3个题目：
1、主观评分，0分为不满意，6分为及格，8分为良好，10为很满意，主观的评分；
2、会议中做得好的点有哪些？
3、会议中做得不够好的点有哪些？