Excel高效技巧集锦-优快云博客

Excel圈注表格中的无效数据：数据输入完毕后，为了保证数据的真实性，快速找到表格中的无效数据，我们可以借用Excel中的数据有效性和公式审核来实现。选中某列（如B列），单击[数据有效性]对话框，切换到[设置]选项卡，输入符合条件的数据必须满足的条件范围（如“=and(B1>=60,B1<90) ”）。点击[工具]—[审核]—[显示“审核”工具栏]，单击工具栏中的[圈释无效数据]按钮，此时表格中的无效数据都被清清楚楚地圈注出来了。
隐藏表格中的出错信息：大家经常会发现表格在处理完数据后出现一些类似“#NAME？”等出错信息，既不方便打印又影响了表格的整体美观，在数据量比较大的时候手工删除显然是不现实的。解决方法是：打印时，打开[页面设置]对话框，切换到[工作表]选项卡，将“错误单元格打印为”选项设置为“空白”或“-”就好了。计算时，可使用通用公式“=IF（ISERROR（公式）,””,公式）”，也能使运算过程中出错单元格填充为指定的字符或空白。
两个日期之间的天数、月数和年数：计算两个日期””和””之间的天数、月数和年数可使用下面的公式：“=DATEDIF（A1,B1,”d”）”，其中A1和B1分别表示开始日期和结束日期，”d”表示天数，换为”m”或”y”就可以计算两个日期相差的月数和年数了。
Excel中限制重复数据录入：在Excel中录入数据时，有时会要求某列单元格中的数据具有唯一性，例如身份证号码、发票号码之类的数据。为了保证数据的唯一性，我们可以这样做：选定目标单元格区域（这里假设为A1:A10），依次单击[数据]—[有效性]，打开[数据有效性]对话框，在[设置]选项卡中单击[允许]下拉列表，选择[自定义]，然后在[公式]中输入“=COUNTIF($H$1:$H$10,$H1)=，接着，单击切换到[出错警告]选项卡，在[样式]中选择[停止]，然后分别在[标题]和[错误信息]中输入错误提示标题和信息。设置完毕后单击[确定]退出。此时，我们再在目标单元格录入数据时，Excel就会自动对数据的唯一性进行校验。当出现重复数据时，Excel中会出现前面设置的错误提示信息。
Excel录入时自动切换输入法：在Excel单元格中，经常遇到中英文交替输入的情况，如A列输入中文而B列却输入英文，这时就要在中英文输入法之间反复切换，这样非常麻烦而且严重影响录入效率。其实可以先打开中文输入法，选中需要输入中文的列，执行菜单[数据]—[有效性]，在[数据有效性]中切换到[输入法模式]标签分页，在[模式]下拉列表中选择[打开]，确定退出。接着选择需要输入英文的列，同样打开[输入法模式]标签分页，在[模式]下拉列表中选择[关闭（英文模式）]，确定后退出即可。
Excel中粘贴时避免覆盖原有内容：在工作表中进行复制或移动操作时，粘贴的内容将自动覆盖工作表中的原有内容，怎样避免这一现象呢？首先选中要复制或移动的单元格，单击复制或剪切按钮，选中要粘贴的起始单元格，按下“Ctrl+Shift+ +”组合键，在弹出的“插入粘贴”对话框中选择活动单元格移动的方向，单击“确定”按钮就可以了。另外如果按下“Ctrl+Shift+ —”组合键即可完全删除Excel中的单元格。
Excel中妙用“条件格式”让行列更清晰：在用Excel处理一些含有大量数据的表格时，经常会出现错行错列的情况，其实可以将行或列间隔设置成不同格式，这样看起来就清晰明了得多。利用[条件格式]可以轻松地达到目的。先选中数据区中所有单元格，然后选择菜单命令[格式]—[条件格式]，在打开的对话框中，在最左侧下拉列表中单击[公式]，然后在其右侧的输入栏中输入公式“=MOD(ROW(),2)”，然后单击下方的[格式]按钮，在弹出的[单元格格式]对话框中单击[图案]选项卡，为单元格加上外边框，然后一路单击[确定]按钮即可。如果希望第一行不添加任何颜色，只须将公式改为“=MOD(ROW()+1,2)”即可。如果需要间隔两行添加填充颜色只须将公式改为“=MOD(ROW(),3)”就可以，以此类推。如果我们希望让列间隔添加颜色，那么只须将上述公式中的“ROW”改为“COLUMN”就可以达到目的。
Excel中快速插入系统时间与日期：在用Excel进行报表处理时，经常需要在表格的前端或者未尾插入当天的时间与日期。若用数字输入的话显得比较繁琐。其实可以这样来快速输入：首先选中需要时间的单元格，同时按下“Ctrl+Shift+；”组合键即可；若要输入系统日期则按下“Ctrl+；”组合键即。
快速切换Excel工作表：如果一个Excel工作薄中有大量的工作表，要是一个一个去切换查找很麻烦，其实可以在工作表标签左侧的任意一个按钮上右击，在弹出的工作表下拉列表中选中需要切换的工作表即可快速切换到该工作表。另外也可以按下“ctrl+pagedown”组合键从前往后快速按顺序在各个工作表之间切换，按下“ctrl+pageup”组合键可以后往前依次快速地在各个工作表之间切换，这样也能快捷地切换到需要的工作表。
不让Excel单元格中的零值显示：如果你在Excel中使用某此函数统计出该单元格的值为零什，它会显示出一个数字“，这看上去很不爽，打印出来也会包含这个“。怎样才能不让它显示呢？下面以求和函数sum为例为看看如何不显示零值。例如，在某工作表中对A2到E2单元格进行求和，其结果填写在F2中，由于结果可能包含0，因此，为让0不显示则在F2单元格中输入计算公式：“=IF(SUM(A2:E2)=0,"",SUM(A2:E2))”，即如果对A2到E2求和结果为0就不显示，否则显示其结果。
SUM函数也做减法：财务统计中需要进行加减混合运算，如果有一个连续的单元格区域B2:B20，在统计总和时需要减去B5和B10的值，用SUM函数计算时可用公式“=SUM(b2:B20,－B5, －B10)”来表示，这样显然比用公式“=SUM(b2:B4,b6:B9,b11:B20)”要来得方便些了。
Excel公式与结果切换：Excel公式执行后显示计算结果，按“Excel+`”键（位于键盘左上角），可使公式在显示公式内容与显示公式结果之间切换，方便了公式编辑和计算结果查看。
Excel粘贴时跳过空白单元格：如果你只对大块区域中含有数据的单元格进行粘贴，可以选中“选择性粘贴”对话框下面的“跳过单元格”复选框。粘贴时只会将含有数据的单元格粘贴出来，而复制时的含有的空白单元格将不会覆盖表格中的原有数据，这在需要改写数据的场合非常有用。
重复记录巧删除：当Excel工作表中有重复记录时，可以利用“高级筛选”功能删除重复记录，具体操作是：选中Excel工作表中的所有记录。在“数据”菜单中，指向“筛选”，单击“高级筛选”命令；单击“将筛选结果复制到其他位置”，然后在“复制到”框中，输入单元格引用；选中“选择不重复的记录”复选框，单击“确定”按钮。
Excel文本和函数也能一起“计算”：在要统计的单元格中输入公式“=”当月累计”&SUM(A1:A30)”按回车，最终运算的单元格中会显示结果“当月累计XXX”（XXX为求和的结果），此时文本和公式就一起被“计算”出来了。
Excel复制、插入一位到位：在编辑Excel工作表的过程中，当我们将某一单元格中的内容复制到另一个单元格中时，目标单元格的内容便会被覆盖掉。但有很多时候，我们所需要的操作是插入而不是替换。选选择单元格，按下“Ctrl+c”，将源单元格中的内容送入剪切板备用。然后移动鼠标至目标单元格，按下“Ctrl+Shift+ +(加号)”组合键，这时会弹出“插入”对话框，根据实际需要选择“活动单元格右移”或“活动单元格下移”，点“确定”按钮即可将源单元数据插入到目标单元格之前或之上了。