职场中的时间管理

目录

1.时间管理现状

2.时间管理常见的陷阱和现状

3.如何规避这些陷阱

3.1 明确目标

3.2 分清缓急

3.3 立即行动

4.其他规避这些陷阱的技巧

5.常用时间管理软件

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今天这篇文章主要讲讲时间管理相关的内容。

首先明确一下：

• 时间管理并非管理的是“时间”本身，而是本我或者是事件；
• 做好时间管理的前提是自控力和意愿；
• 时间管理是“自我管理”中的非常重要的组成部分。

1.时间管理现状

所谓的时间管理就是你花了多少时间、干了多少事、有多大的收益、取得了多大成果物。       

通过上图我们需要对我们一天的时间进行规划，且要衡量其实际产出比，合理的时间投入得到合理的反馈收益，这才是我们想要的结果，在做一件事情之前一定要衡量和预估其收益的大小。那么时间管理常见的陷阱和现状有哪些呢？

2.时间管理常见的陷阱和现状

（1）别踩西瓜皮

• 这个指的是别让你的时间就这么划过去了，具体体现在：
• 没意识，没时间作计划；
• 工作是程序化并且是规律化的，没必要做计划；
• 计划常常被打断；
• 船到桥头自然直；

（2）不好意思say no

• 接受总是更容易；
• 担心报复；
• 希望广受爱戴；
• 不懂如何拒绝；

（3）反正时间还早

• 只要还有时间，工作就会不断扩展，知道用完所有时间；
• 所以不要为一件工作安排充分的时间；

（4）不速之客应酬多

• 上司、朋友同事、客户、自己、其他不速之客
• 未经预约和规划的到访以及无端的申诉，往往令你难以专心工作。

（5）领导会多

• 基于合群的愿望而聚会倾谈；
• 为符合传统；
• 为推卸责任；
• 无效的会议不断重复；

（6）文件满桌

• 工作习惯所致；
• 散乱的场景有安全感；
• 犹豫的个性；
• 半途而废的工作习惯；

（7）事必躬亲

• 喜欢做自己擅长的事情
• 找不到合适的人帮忙
• 工作的安全感
• 担心他人出错

3.如何规避这些陷阱

可使用四种方法进行规避上述提到的“时间陷阱”：

3.1 明确目标

目标的价值：

• 目标刺激我们奋勇向前；
• 有目标才有结果；
• 目标引导我们发挥潜能；
• 明确判断轻重缓急；

拟定目标的原则：

• 符合自己的价值观；
• 了解自己的现状；
• 制动目标的smart原则；

标管理的SMART原则：

• S=Specific：具体的可实施的行动计划；
• M=Measurable：可衡量的（数量、质量）；
• A=Attainable：可达到的；
• R=Relevant：相关的（价值关、工作）；
• T=Time-bound：有时间限制的；

目标管理的5W2H原则：

• what：完成什么？
• where：在哪里完成？
• when：在什么时间完成？
• who：谁来完成？
• why：为什么要做这个？
• How：怎么做？如何才能更高效？
• How Much：完成到什么程度？

举个flag的栗子吧（随便写的哈....）：

• 完成季度的开发任务；
• 找个漂亮、温柔的女票；
• 计划到省外旅行一次（先走出浙江省吧...）；
• 成为一名技术骨干；
• 提升领导的满意度；
• 完成所有的学习任务；

目标管理5要素

	要素	内容	示例
目标	1.目标是什么？	目标的中心思想、项目名称	提高编码能力
	2.达到什么程度？	达到质、量、状态	编码速度是XX
计划	3.怎么办？	完成目标，需要采取的方法、措施、手段	1....
			2....
	4.什么时间完成？	期限、预定计划表、日程表	7月：... 8月：....
考核	5.验证是否达到目标？	完成成果的评价	实际完成：

3.2 分清缓急

（1）时间管理矩阵

在实际工作中每个人的匹配模式不一样：

• 第一类事务：立即、现在、马上就做；
• 第二类事务：定出时间计划，do it later；
• 第三类事务：协调时间资源，不必事必躬亲；
• 第四类事务：少做或者不做，因为这类事务有可能是浪费时间的；

除了以上，还可以结合20/80原则来处理生活中的事情，重要的事情多花时间，非重要事情少花时间。

（2）制动行动计划表

当我负责一个项目时常用的行动计划表是这样的（部分内容已打码）：

上述表格仅供参考哈~

3.3 立即行动

关键点1：克服拖延

• 不要把难事完后拖；
• 不要把不喜欢的事情往后拖；
• 不要把喜欢的事情做过了头；

关键点2：避免混乱

• 文档档案归类管理
• 办工作干净整洁管理
• 合理处理信息流

关键点3：告别完美

• 清楚每项工作对质量的要求
• 80分标准
• 不要预留过于充分的时间

关键点4：及时行动

• 千里之行，始于足下
• 使用更好的工具
• 提升工作成熟度
• 运用既有的情报经验

通过以上的四步骤之后，我们基本能按照一定的方法处理工作事务。但还有写其他方法的，不信你继续看啊...

4.其他规避这些陷阱的技巧

（1）事务清单化

（2）要勇于say no （这个比较重要）

• 耐心倾听
• 告诉对方你的想法
• 显示慎重
• 表情和颜悦色（脸上笑嘻嘻，心里妈卖批）
• 态度坚定（不是老子的事情，老子就是不干，so what？）
• 拒绝委婉，而不是拒绝个人（甩锅？？？）
• 如果可能，给出路径方法，让人家自己去干（授人以鱼不如授人以渔）
• 不能通过第三放来拒绝对方

（3）合理处理拖拖延症的一些技巧

• 给每项工作安排紧凑的时间
• 安排真正的休息、学习时间
• 番茄工作法

（4）“不速之客”多的处理技巧

面对上司：

• 不能拒绝、不回避；
• 通过沟通，让领导知道你的工作成果和进度情况；
• 主动找上司沟通，变被动为主动；

其他的不速之客：

• 和专业的人做专业的事；
• 预留时间；
• 在办公室外会客；
• 站立会客，咱们站着聊；

（5）文件满桌（Y-L急需）

• 及时归档整理 
• 集中精力做一件事情
• 合理、适合的文件命名编号和分类
• 不要为了表面整洁而过度整理
• 每天下班整理

（6）事必躬亲吗？我看不必要

• 做过类似工作的人，委派给新手；
• 通过电子邮件、企业微信等渠道分配给其他人；
• 必要时跟进工作，要求对方汇报结果；

大概时这些东西吧，下面介绍一些时间事务管理的软件工具，个人亲身使用，用了才说好，谁用谁知道。

5.常用时间管理软件

• 桌面日历
• iphone的 提醒事项 app
• 嘀嗒清单
• 上周总结和本周计划

（1）桌面日历，下载地址：http://chs.desktopcal.com，windows版本，直接显示在电脑桌面上。

（2）iphone的  提醒事项 app 和 嘀嗒清单 app

长这个样子的。用好这两个，就已经够了，里面的内容就不截图了。

（3）上周总结和本周计划

通过对上周的工作进行总结和对本周工作进行计划、排班，合理安排自身工作，知道自己做了什么和即将要干什么。

建议在每周一早上花上10分钟时间列一下清单。

以上就是我对于职场中的时间管理的一些总结，希望能帮助到你，欢迎与我沟通、交流、分享。

年轻人多吃泡面少说话，就是干...

<完>