三问 数据采集之一 如何提高会议效率

前言

从一开始对系统的陌生对各个表的混乱到现在联系各个老师，导入各个学院数据 添加授课情况。都是我们在一次次的会议中学到的。可见师哥师姐给我们开的会还是蛮有效果的。也可见一个高效的会议是如何的重要。个人认为美中不足的是以下几个具体的问题。同时有一些我的个人体会欢迎相互交流。

针对数据采集，会议的性质是 师哥师姐对我们的技能和流程的培训。大方向上是不需要大家头脑风暴讨论出新的结果的。（也就意味着重点在我们对内容的熟悉和理解程度），每个人都希望投入尽可能少时间以达到会议的最满意效果。

现象与建议

现象1：前两次会议，是完全的对系统不熟悉，导致师哥师姐一步步详细的解释系统，花费太多时间而且没有足够调动大家的积极性。

建议1：第一次大家都不了解的情况下，组织者可以把每个表的主要作用要点简单的说一下。并以文档的形式作出具体的要理解的概念，和熟悉的操作等要求，并提醒大家下次开会的内容。（时间不会太长）让大家在会下有法可循的熟悉。第二次会议，主要是检查效果，应以被培训者为主体。可以提问，也可以随机找主讲人 让其他人挑问题并讨论 以加深印象。 想起米老师有时候不就是这么做的么？

 现象2：在会议室的时候，想到要去501练手 转移阵地

 建议2.1：虽然4楼到5楼的时间并没有3分钟 但是也同样提醒我们。场地的选择有时候也很重要，事前准备也很重要，需要准备好所需的材料，笔记本 投影仪等。会前调整好投影设备 留出故障解决时间。

 建议2.2：1事前通知，会议的议题  起止时间 。2如果有两个组织者  最好在事前做好沟通。避免要讲的内容重复。也避免两个人出现较大的分歧。3需每个人准备的资料 （让每个与会人做好准备）

现象3：少部分情况是 ，会前没有相对成熟的解决方案。导致一群人讨论半天得不到正确的回答。

建议3：事前准备，但如果确实是没有想到这些问题，需要寻求米老师等的建议的时候，组织者应在一段时间后适时的制止没有答案的讨论。把握大方向。

现象4：对一个问题，只有一两个人仍不明白 。。。。

建议4：如果组织者是想强调其重要 让大家更熟悉，可以再讲一遍。但如果其他人已经很明白，可以私下处理个别情况 。

现象5：整个过程中有一两个人因为有课或紧急事件 未能参加会议2次以上。

建议5：虽然这些同学事后都积极的找其他同学帮助。但也提醒我们 这是一系列的相互关联的活动，为避免中途由于个人生病或临时状况或困难多难以个人解决等情况影响整个进度。 培训的人数要必须大于我们至少需要的人，提高整个队伍的抗“病毒”能力。

现象6：当我今天想具体的总结整个过程中出现的问题时，才发现12月3号 12月9号 12月13号等开会的内容早就都忘了。即 我们没有做好详细的会议记录。

建议6：我们开会 一方面是希望当前的问题得到解决 另一方面也是希望能积累会议的经验和方法为之后类似的工作提供有效的指导。因此 一份会议记录是十分有帮助的。等有一天，我们回过头来反思自己有哪些不足时 也能有迹可查。而且，一份会议记录，全组共享，不也是一劳多得 为人民服务的体现么？

分享:听说三星的一个小故事，他们为严格的遵守时间，将一个定量为半小时的沙漏 放置在会议室中。如何提高效率，如何尊重我们每个人的时间是今后更要注重的问题。

总结

一个战无不胜的队伍，必定要做好每一个细节，并将其形成习惯。 

以上只是我纸上谈兵，难免有不妥之处。如何提高会议效率，你有什么高见？

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