从救火队长到控场大师：优秀项目经理的高效24小时作战指南

项目经理，一个集“规划师”“协调员”“救火队员”等多重身份于一身的职业，常常被贴上“加班狂魔”的标签。的确，面对繁杂的项目事务、多方利益相关者的沟通协调，以及项目进度、成本、质量等多方面的压力，项目经理的工作量可想而知。

那么，优秀项目经理的一天究竟是如何度过的？他们是如何在有限的时间内高效完成工作，并保持工作与生活的平衡呢？

1、优秀项目经理一天的工作流程

优秀项目经理的一天，始于规划，终于执行，他们善于利用各种工具和方法，将时间、资源和精力进行高效分配，确保项目朝着既定目标稳步推进。

一天的工作流程可以大致划分为四个阶段：早晨规划、上午执行与监控、下午聚焦重点，把控全局、傍晚总结反思。

1.1早晨：规划与准备（8:30-9:30）

紧急事务过滤： 查看是否有来自客户、团队成员或其他利益相关者的紧急邮件，并及时处理。

梳理项目进展：查看项目的整体进展，了解各个任务模块的完成情况，以及是否存在潜在的风险和问题。

回顾昨日工作，明确当天目标： 回顾前一天的工作完成情况，记录未完成事项；并查看当天日程，制定当天的工作内容和优先级。

1.2上午：高效沟通，推动执行（9:30-12:00）

召开晨会，明确目标： 组织团队成员召开简短的晨会，回顾昨天的工作进展，协调解决遇到的问题，明确今天的工作目标和任务分配。

跨部门沟通，协调资源： 与设计、开发、测试等其他部门进行沟通，协调资源，解决跨部门协作中遇到的问题，确保项目顺利进行。

1.3下午：聚焦重点，把控全局（14:00-17:30）

监控项目进度，识别风险： 定时地关注下团队成员的情况，进度如何？是否存在困难？是否需要帮助等，及时识别潜在风险，并制定相应的应对措施。

处理突发、重要事项： 处理项目中出现的重大问题，进行分析和决策，并根据实际情况调整项目计划。

进行项目汇报，获取支持： 向项目发起人或高层领导进行项目汇报，汇报项目进展、遇到的问题以及需要的支持，获取相关资源和支持。

1.4 傍晚：总结反思，持续改进（17:30-18:30）

总结当天工作，记录经验教训： 对当天的工作进行总结，为后续的改进提供依据；记录成功经验和失败教训，为今后的工作提供参考。

制定明日计划，优化工作流程： 根据项目计划和当天的工作情况，制定明天的工作计划，并思考如何优化工作流程，提高工作效率。

除此之外，优秀的项目经理还会借助专业的项目管理工具来辅助工作的高效完成，下面以易趋（EasyTrack）项目数字化运营管理平台为例。

2.借助易趋项目管理平台如何高效完成一天的工作

2.1高效查看工作待办，有无延误一目了然

项目经理的工作事项繁杂，导致一些工作事项很容易遗漏，然而借助易趋项目管理平台，可以快速查看和管理多个工作项。

在易趋【我的待办】，分类统计和展示个人待办事项清单，包括项目活动、任务、交付物、审批、评审、问题/风险等多个工作项，确保工作不遗漏、不延误；项目经理可查看具体事项并快速处理。

（易趋个人概况视图）

2.2通过日历、看板，可视化展示日程安排，便于高效协作

项目经理除了在易趋项目管理平台【我的待办】处查看待办事项，还能在【我的日历】以及【我的看板】这两个位置查看，能够帮助项目经理合理安排自己的工作时间，确保各项任务能够有序进行，进一步提升工作效率。

在【我的日历】通过月历或周历展示项目经理工作的日程安排，包括活动、任务、会议；以红、黄、绿色标识工作的延误情况。点击即可查看具体工作并报告状态；同时个人日历可分享给他人，便于团队协作。

（易趋我的日历视图）

在【我的看板】，项目经理可以查看活动看板、任务看板、故事看板以及缺陷看板，工作可视化，能快速跟踪和报告状态，节省向领导层汇报的时间。

（易趋我的看板视图）

2.3通过【我的空间】，快速获取项目进度

对于项目经理来说，可能会面临同时管理多个项目的情况，要想获取项目的最新进度，如果依赖项目会议，可能耗时耗力。

那么在易趋项目管理平台【我的空间】，项目经理可以快速查看管理项目的最新进度情况，点击项目名称，即可跳转查看具体的项目情况；是否延误一目了然，及时发现并解决问题。

（易趋我的空间视图）

2.4全面管理和监控项目，确保顺利执行

在获取所有项目的进度情况以及梳理完当日的工作任务后，项目经理就需要集中精力跟进项目的执行情况，处理项目中的突发情况。

那么借助易趋项目管理平台，项目经理可以对项目进行全面的管理，包含计划管理、任务管理、资源管理、质量管理、风险管理以及项目看板等；能对项目进行全面的监控，确保项目能够按照预期的目标顺利进行。

例如【项目计划】包含阶段计划以及项目分解计划，分别管控项目的阶段完成情况以及具体的任务完成情况，有无延误能快速查看、处理。

（易趋项目计划视图）

而关于项目更全面、关键的一些运营数据，则能在【项目概况】—综合仪表盘查看。

（易趋项目概况视图）

2.5高效沟通协作，节省沟通成本

易趋项目管理软件提供团队沟通协作功能，包含评论、会议、通知、动态以及公告等功能，便于项目经理与团队成员、其他部门进行高效沟通和协作，及时解决问题，提高工作效率。

例如，项目经理可以对业务对象例如问题、风险、任务等发布评论，并直接@相关人员；相关人员可在通知以及邮箱内查看相关内容。

（易趋个人概况-新增评论视图）

（易趋个人工作台—通知视图）

另外也可以发起和管理项目会议，并通知相关人员；会后能上传会议纪要等附件，支持会后任务跟踪。

（易趋项目会议视图）

2.6维护项目文档以及知识库， 便于文档共享以及模板复用

到了傍晚梳理复盘时，项目经理可以将整理好的项目相关文档，按照阶段划分上传至易趋项目文档库。通过系统化的项目文档管理，团队成员可以快速获取所需信息，减少重复劳动，提高工作效率。

（易趋项目文档视图）

除了项目文档，易趋知识库还覆盖项目群文档、产品文档以及公共知识库。那么对于一些经验和教训记录，项目经理可以记录在知识库中，为未来的项目提供参考和借鉴。

（易趋知识库视图）

3.总结

总的来说，优秀项目经理一天的工作流程是围绕项目目标展开的，他们通过明确的规划、高效的执行和深入的复盘，确保项目始终沿着正确的方向前进，并不断优化团队的工作效率和流程。

然而面对繁杂的项目事务，项目经理的工作量无法估量，要想在有限的时间内高效完成工作，还可以借助专业的项目管理平台——易趋（EasyTrack）来辅助，可以快速获取项目相关运营情况，高效沟通协作，全面地进行项目管理以及促进项目过程资产沉淀等。