41、项目进度与风险监控：原理、工具及案例分析

项目进度与风险监控：原理、工具及案例分析

在项目管理中，及时向相关利益相关者通报修订后的成本估算以及项目中任何具有重大影响的变更至关重要。在定期安排的项目会议上，要让他们了解变更、状态和风险状况。下面将详细探讨项目进度监控和风险监控的相关内容。

1. 项目进度监控

项目进度控制过程涉及确定项目进度的状态，判断是否发生或应该发生变更，并影响和管理进度变更。

1.1 进度控制输入

进度控制的输入包括：
- 进度管理计划
- 进度基准
- 绩效报告
- 批准的变更请求

需注意，进度控制过程与整体变更控制过程紧密协作。

1.2 进度控制工具和技术

进度控制过程的工具和技术如下：
|工具和技术|描述|
| ---- | ---- |
|进度报告|检查进度活动的实际开始和结束日期以及完成未完成活动的剩余时间，若有挣值测量信息也应包含在内并记录|
|进度变更控制系统|定义如何进行和管理进度变更，跟踪和记录变更请求，描述实施进度变更的程序，详细说明批准进度变更所需的授权级别|
|绩效测量|包括进度偏差和进度绩效指数，用于确定是否需要采取纠正措施使进度回到正轨|
|偏差分析|通过比较估计日期与实际或预测日期，确定进度开始和结束日期的偏差，以便实施纠正措施，同时要检查关键路径活动的浮动偏差|
|项目管理软件|用于跟踪实际进度日期与计划进度日期，预测进度变更对进度的影响|
|进度比较条形图|为每个进度活动绘制两条条形图，一条表示批准的进度基准，一条表示实际状态|

graph LR
    A[进度控制输入] --> B[进度管理计划]
    A --> C[进度基准]
    A --> D[绩效报告]
    A --> E[批准的变更请求]
    F[进度控制工具和技术] --> G[进度报告]
    F --> H[进度变更控制系统]
    F --> I[绩效测量]
    F --> J[偏差分析]
    F --> K[项目管理软件]
    F --> L[进度比较条形图]

1.3 进度控制输出

进度控制过程的输出包括：
- 进度模型数据更新
- 进度基准更新
- 绩效测量
- 请求的变更
- 推荐的纠正措施
- 组织过程资产更新（经验教训）
- 活动列表更新
- 活动属性更新
- 项目管理计划更新

在进行进度数据模型更新时，要调整活动和日期以与批准的变更和/或纠正措施一致，并更新用于管理项目的任何进度模型数据。进度基准更新通常是由于项目范围变更或活动估计变更导致的，建立新的进度基准后，它将作为未来绩效测量的基础，在重新设定基准前要备份原始基准和进度。

2. 项目风险监控

风险监控和控制过程主要涉及识别和应对新出现的风险，其其他功能包括：
- 跟踪和监控已识别的风险
- 评估因风险事件而实施的风险应对计划
- 监控项目的风险触发因素
- 重新审视现有风险
- 监控残余风险
- 确保政策和程序得到遵循
- 确保风险应对计划和应急计划得到适当实施并有效
- 更新应急储备（用于进度和成本）

2.1 风险监控和控制输入

该过程有五个输入：
- 风险管理计划
- 风险登记册
- 批准的变更请求
- 工作绩效信息
- 绩效报告

批准的变更请求可能会给项目带来新的风险，工作绩效信息和绩效报告也可能识别出新的风险，若遇到新风险或预期风险影响大于预期，可能需要进行额外的风险应对规划。

2.2 风险监控和控制工具和技术

用于监控项目整个生命周期内的风险的工具和技术如下：
- 风险重新评估：定期对已识别的风险、风险应对措施和风险优先级进行审查，在每次状态会议上应留出时间讨论和审查风险及应对计划
- 风险审计：由风险审计人员在项目整个生命周期内进行，关注风险策略的实施和有效使用
- 技术绩效测量：将执行过程中完成的项目里程碑的技术成就与规划过程中定义的技术里程碑进行比较，偏差可能表明项目风险临近

graph LR
    A[风险监控和控制输入] --> B[风险管理计划]
    A --> C[风险登记册]
    A --> D[批准的变更请求]
    A --> E[工作绩效信息]
    A --> F[绩效报告]
    G[风险监控和控制工具和技术] --> H[风险重新评估]
    G --> I[风险审计]
    G --> J[技术绩效测量]

2.3 风险监控和控制输出

风险监控和控制过程的输出包括：
- 风险登记册更新
- 请求的变更
- 推荐的纠正措施
- 推荐的预防措施
- 组织过程更新（经验教训、风险模板）
- 项目管理计划更新

风险登记册在两种情况下需要更新：一是风险审计或重新评估得出原始风险信息的某些元素已发生变化；二是风险需要关闭时。请求的变更必须通过整体变更控制过程进行处理，可能需要实施权变措施来应对负面风险事件。

3. 项目案例研究：新厨房天堂零售店

利益相关者要求更新项目进度状态和剩余成本预测。通过计算得出相关绩效测量数据：
- BAC = 2（百万美元）
- PV = 1.86（百万美元）
- EVC = 1.75（百万美元）
- ACC = 1.70（百万美元）
- CPIC = 1.03（1.75 ÷ 1.70）
- SPI = 0.94（1.75 ÷ 1.86）
- EAC = 1.94（1.70 + ((2 – 1.75) ÷ 1.03)）
- ETC = 0.24（1.94 – 1.70）

这些数据表明项目成本绩效良好，但进度稍有滞后。针对进度滞后问题，提出两个方案：一是重叠进度，让施工人员和店员同时工作，但此方案被拒绝；二是要求施工方增加人员以按时完成工作，该方案被采纳。

在变更请求方面，Ricardo 提出关于新店面硬件安装的变更请求，因新操作系统发布，他建议购买预装新系统的硬件。CCB 推迟决策，等待他回答新系统与现有系统的兼容性等问题。Jill 也提出成本变更请求，因原美食供应商倒闭，新供应商产品有问题，她更换供应商后成本增加，但项目仍在预算范围内，最终她和 Ricardo 的请求均获批准。

4. 项目案例研究清单

• 综合变更管理
  • 识别变更已发生
  • 审查和批准变更
• 配置管理系统
  • 配置识别
  • 配置状态会计
  • 配置验证和审计
  • 变更控制系统
• 正式变更请求程序
• 成本变更
  • 成本变更控制系统
  • 绩效测量分析
  • 预测

通过以上项目进度监控、风险监控的原理、工具以及实际案例的分析，我们可以更清晰地了解项目管理过程中如何有效地应对进度和风险问题，确保项目顺利进行。

项目进度与风险监控：原理、工具及案例分析

5. 进度监控与风险监控的关联

项目进度监控和风险监控并非孤立的过程，它们相互关联、相互影响。

从进度监控对风险监控的影响来看，进度的偏差可能引发新的风险。例如，若项目进度滞后，可能导致后续活动的资源紧张，增加资源冲突的风险。像在新厨房天堂零售店项目中，“Build - out”进度滞后，可能会使后续的人员招聘、商品上架等活动受到影响，增加了项目不能按时开业的风险。

反之，风险事件的发生也会对项目进度产生影响。如果识别出的风险变为现实，如遇到供应商倒闭、新操作系统兼容性问题等，都可能导致项目进度的延误。以 Jill 遇到的美食供应商问题为例，原供应商倒闭，新供应商产品有问题，更换供应商的过程必然会对项目进度产生一定的影响。这种关联关系可以用以下表格来表示：

相互影响	进度监控对风险监控的影响	风险监控对进度监控的影响
举例	进度滞后导致资源冲突风险增加	供应商问题导致项目进度延误
后果	可能引发新的风险事件	直接影响项目进度安排

graph LR
    A[进度监控] --> B[进度偏差]
    B --> C[引发新风险]
    D[风险监控] --> E[风险事件发生]
    E --> F[影响项目进度]

6. 进度与风险监控中的决策考量

在项目进度和风险监控过程中，做出正确的决策至关重要。决策需要综合考虑多个因素，包括成本、时间、资源和风险等。

在进度监控方面，当发现进度偏差时，需要权衡不同解决方案的利弊。如在新厨房天堂零售店项目中，面对“Build - out”进度滞后的问题，提出了两个方案：重叠进度和要求施工方增加人员。重叠进度虽然可能加快整体进度，但会带来人员冲突和商品损坏的风险；而要求施工方增加人员虽然能保证店面按时交付，但可能会增加一定的成本。决策时需要综合考虑这些因素，选择最适合项目整体利益的方案。

在风险监控方面，对于识别出的风险，需要评估风险的影响程度和发生概率，然后决定采取何种应对措施。例如，对于 Ricardo 提出的关于新操作系统的变更请求，CCB 考虑了新系统与现有系统的兼容性、供应商的供货能力等风险因素，在未得到明确答案前推迟决策，以避免潜在的风险对项目造成不利影响。

以下是决策考量的因素列表：
- 成本：任何决策都可能涉及成本的变化，如增加人员、更换供应商等都会带来额外的成本。
- 时间：决策要考虑对项目进度的影响，确保项目能够按时完成。
- 资源：包括人力资源、物资资源等，决策要保证资源的合理分配和有效利用。
- 风险：评估决策可能带来的新风险以及对现有风险的影响，尽量降低风险对项目的损害。

7. 经验教训总结

通过对项目进度监控和风险监控的分析以及实际案例的研究，可以总结出以下经验教训：
- 及时沟通与信息共享 ：及时向利益相关者通报项目的变更、状态和风险状况非常重要。在新厨房天堂零售店项目中，及时向 Jill 和 Dirk 提供成本和进度绩效数据，让他们能够了解项目的实际情况，共同参与决策。
- 严格变更管理 ：建立完善的变更控制体系，对变更请求进行严格审查。如项目中通过 CCB 来处理变更请求，确保变更不会对项目造成不必要的影响。
- 风险的持续监控与应对 ：风险识别和监控是一个持续的过程，要定期对风险进行重新评估和审计。在项目进行过程中，不断关注风险的变化，及时调整风险应对计划。
- 决策的综合考量 ：在面对进度偏差和风险事件时，决策要综合考虑成本、时间、资源和风险等多个因素，做出最有利于项目整体利益的选择。

8. 未来项目的应用建议

基于以上分析和总结的经验教训，对于未来项目的进度和风险监控可以提出以下应用建议：
- 建立完善的监控体系 ：明确进度监控和风险监控的输入、工具和技术以及输出，确保监控过程的规范化和标准化。例如，定期进行进度报告和风险重新评估，及时发现问题并采取措施。
- 加强团队培训 ：提高项目团队成员对进度和风险监控的认识和能力，让他们能够积极参与到监控过程中。可以通过培训课程、案例分析等方式来提升团队成员的专业素养。
- 制定应急预案 ：针对可能出现的风险事件，提前制定应急预案。如在项目中遇到供应商问题、技术兼容性问题等，能够迅速采取有效的应对措施，减少对项目的影响。
- 持续改进 ：在项目结束后，对进度和风险监控过程进行总结和反思，不断完善监控体系和应对策略，为未来项目提供更好的借鉴。

通过遵循这些建议，可以提高项目的成功率，更好地应对项目中的进度和风险挑战，确保项目能够按时、按质量要求完成。