构建自动化办公环境

构建自动化办公环境

目标

提高工作效率和质量是公司和个人双方的共同目标，而自动化办公则是提高效率的最佳方法。

具体做法就是，构建一个信息系统来获取本工作岗位的工作数据并对其按岗位职能进行分析和处理，把需要发布的信息自动传递给相关岗位或部门。

自动化办公机制

本机制是由三个组件构成的实现自动化办公环境：

1）MIS管理信息系统：用于自动化收集与工作相关的所有信息；

2）Web服务系统：用于与相关人员进行数据成果互动；

3）邮件服务系统：用于接收并处理来自外部的邮件信息，完成附件文件解析和数据存储及归档服务，同时把数据成果以邮件发送给相关部门或人员。

机制的实现

本机制采用Python技术实现的自动化办公系统，用mongoDB做数据管理，可实现基于RESTful、word文档和Excel文档的数据解析及导入，相应的数据文件可通过接收邮件（附件）方式导入。

系统运行在Linux上，用crontab做定期事务处理，包括从信息源（如Jira等）导入数据、定期接收和处理邮件、定期按相关部门的要求进行数据统计分析并邮件发送给他们。

感受

借助这个能提供“自动化”工作服务的系统，大大简化本人日常工作负担，并提升工作精准度，利用Python技术的优势，可随时把可明确化的事务进行“程序化”处理，在不断扩展系统能力的同时也不断解放了自己，并有利推动了公司工作效率的提升，真是多赢的办法。