公司办公固定资产管理办法（框架草案）

适用对象：公司所有办公类固定资产（IT设备、办公设备、家具等）

适用目的：规范采购、入库、领用、借用、归还、盘点、报废全过程管理，明确责任，防止资产流失。

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第一章 总则

第一条 制定目的

为规范公司办公固定资产的采购、使用和管理，明确资产权属和责任，保障资产安全和合理使用，制定本办法。

第二条 适用范围

本办法适用于公司所有部门、员工，以及公司名下的办公固定资产。

第三条 管理原则

1. 统一管理、分级负责
2. 账实一致、责任到人
3. 谁使用、谁负责
4. 流程可追溯、记录可核查

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第二章 固定资产定义与分类

第四条 固定资产定义

符合以下条件之一的，纳入固定资产管理：

• 单价 ≥ XXX 元，使用期限 ≥ 1 年
• 虽未达到金额标准，但公司认为需要重点管理的资产

第五条 固定资产分类

1. IT类资产：电脑、服务器、显示器、打印机、NAS、交换机等
2. 办公设备类：复印机、投影仪、碎纸机、考勤设备等
3. 办公家具类：办公桌、文件柜、会议桌等
4. 其他需纳入管理的资产

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第三章 采购管理

第六条 采购申请

1. 各部门因业务需要申请采购固定资产，应填写《办公固定资产采购申请表》
2. 申请内容包括：
   • 资产名称、规格型号
   • 数量、预算金额
   • 使用部门及使用人
   • 采购理由

第七条 采购审批

1. 部门负责人审批必要性
2. 财务 / 行政 / IT（视公司情况）审批预算
3. 达到公司规定金额的，需更高层级审批

第八条 采购执行

由指定部门统一采购，禁止员工私自采购后报销入账。

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第四章 验收与入库管理

第九条 到货验收

1. 对数量、型号、外观、功能进行验收
2. 验收合格后办理入库手续

第十条 资产建档

入库时应建立资产台账，包括：

• 资产编号
• 资产名称、型号、序列号
• 采购日期、价格
• 存放地点
• 当前使用人

第十一条 资产标识

统一粘贴资产标签（编号），做到一物一码。

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第五章 领用、借用与归还管理

第十二条 资产领用

1. 员工长期使用资产，须填写《固定资产领用单》
2. 明确资产编号、使用人、使用部门
3. 使用人对资产负直接责任

第十三条 资产借用

1. 临时使用资产，应填写《固定资产借用单》
2. 明确借用期限
3. 到期须归还或续借审批

第十四条 资产归还

1. 人员离职、岗位变动或借用到期时，须办理归还手续
2. 管理部门确认资产状态后更新台账

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第六章 使用与保管责任

第十五条 使用责任

1. 使用人应妥善保管资产，不得私自转借、转让
2. 不得擅自拆卸、改装或挪作私用

第十六条 损坏与丢失处理

1. 因个人原因造成损坏或丢失的，应说明原因
2. 视情节承担维修或赔偿责任

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第七章 盘点与检查

第十七条 定期盘点

1. 至少每年组织一次固定资产盘点
2. 核对账实差异，形成盘点报告

第十八条 异常处理

对盘亏、闲置、长期未使用资产，应查明原因并提出处理建议。

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第八章 维修、调拨与报废

第十九条 维修管理

1. 资产发生故障，应报管理部门统一安排维修
2. 维修记录应存档

第二十条 内部调拨

部门之间调拨资产，须办理调拨手续并更新台账。

第二十一条 报废处理

1. 达到使用年限或无法修复的资产，可申请报废
2. 报废需审批，并由财务 / 管理部门统一处理

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第九章 附则

第二十二条 表单与台账

本办法配套使用以下表单：

• 固定资产采购申请表
• 固定资产入库单
• 固定资产领用单
• 固定资产借用 / 归还单
• 固定资产报废申请表

第二十三条 解释权

本办法由公司【行政 / IT / 资产管理部门】负责解释。

第二十四条 生效时间

本办法自发布之日起执行。