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软件功能总结：安全的文档管理，包括搜索和工作流；可定制内容的智能视图；信息治理；内容协作；移动访问。

借助 OpenText™ Extended ECM 平台，内容与其他领先应用程序透明集成，例如 SAP S/4HANA®、SAP® SuccessFactors®、Salesforce®、Microsoft® Office 365® 或任何其他流程驱动软件。这些可以包括 ERP 集成，如 SAP® S/4HANA 和 Oracle® E-Business Suite，人力资源应用程序，如 SAP® SuccessFactors® 和 CRM 集成，如 Salesforce®。

SAP 解决方案的Extended ECM 为您的业务流程添加了文档管理、协作、归档和认证记录管理以及跨应用程序的相关信息虚拟视图，为在数字化转型道路上的企业提供了独特的竞争优势。

利用面向服务的体系结构，支持与不同的存储库和企业应用程序集成，并使用标准技术（包括 CMIS、SOAP 和 RESTFUL API）搜索音频文件。提供强级别的加密，包括符合 FIPS 标准和默认的 128 位 AES 级别加密，并通过内容保留和处置策略控制整个公司记录的生命周期。通过灵活的搜索和访问、版本控制和元数据控制，支持各种格式（包括 Office 文档、图像、CAD 文件和富媒体）的整个内容生命周期。提供强大、容错、云就绪的架构来管理和控制内容，包括针对全球环境的多语言支持和本地化。

企业面临着数字经济快速转型的挑战，充分释放业务信息的能力对于建立持久的竞争优势至关重要。为分散的员工扩大安全可靠的协作范围将是生产力和创新的关键驱动力。如今大多数企业领导者都认识到云在安全性、可扩展性和使用新技术方面好处多多，在本地运行关键工作负载，占用了宝贵的时间和预算。工作负载迁移令人生畏，在 OpenText，我们了解将信息管理解决方案迁移到云所涉及的复杂性。无论您是要迁移全部应用程序还是仅迁移部分应用程序，每一步我们都会与您同在。

十多年来，企业内容管理 (ECM) 一直是企业技术架构的重要组成部分。传统意义上，企业内容管理是流程、策略和工具的组合，允许企业在整个组织中捕获、管理、存储和保存内容。 但是企业需求和电子内容管理解决方案已经发生了根本性的变化，在当今世界，与同事、客户、供应商及其他贸易伙伴的信息共享和协作是业务的重要组成部分。为了满足全球企业数字化劳动力的需求，ECM 已经转变为“内容服务“

对于更大、更复杂的迁移项目，概念证明可能是最佳途径，以确保您给您的环境部署最佳方案。此外，一些供应商提供专业的特定的迁移服务，您可以利用这些服务保证从初始设置到最终转换过程的顺利。为了让企业充分利用虚拟和云技术节约成本和提高效率的优势，他们需要一套经过验证的流程来迁移工作负载，以最大限度地减少数据丢失和停机的可能性。计划的停机时间造成了资源的真正消耗，许多纯粹为灾难恢复应运而生的工具和技术在减少中断方面用处不大。本指南概述了在考虑数据迁移解决方案时要寻找的关键功能，并阐述了结构化、可重复迁移的主要优势。

数据泄露”的定义因国家和地区而异，因此，如果您的公司在国际上开展业务，请确保您的员工知道什么构成当地市场的违规行为，以便他们能够采取正确的步骤来解决问题。“他们是非常成功的企业，但都深受黑客的折磨，导致客户信息被泄露，”他说。：如果网络犯罪分子利用员工的无知或粗心大意（无论是使用不安全的密码，不小心打开危险的电子邮件附件还是访问不安全的网站），您的内部安全模型有多严格都无济于事。通常，这些攻击是使用特洛伊木马进行的，特洛伊木马是一种伪装成合法代码或软件的恶意软件，通过以前的网络钓鱼攻击偷偷潜入到系统中。

DocuWare由Jürgen Biffar于1988年在德国格梅尔林（Germering）创立，当时名为DOCUNET，2000年更名为DocuWare。从1990年起，Jürgen Biffar与Thomas Schneck一起管理公司。公司总部位于格尔梅林和 Beacon（美国纽约），在西班牙、法国和英国设有子公司。

数字文档管理为您的会计团队提供了几个优势。从根本上说，它通过工作流自动化和强大的搜索工具提高了业务流程的效率。文档管理还通过安全措施和审计跟踪来证明谁访问和批准了文档，可帮助您为审核做好准备并保持合规性。

OpenText 和 Muraai 的合作使 Lupin 能够为财务会计构建超高效的数字工作流程。 展望未来，该公司旨在进一步改善其财务流程。

当人力资源的管理功能是基于纸张或依赖于 Excel 电子表格、共享驱动器和其他无法与其他系统共享数据的软件等技术时，人力资源管理既耗时又耗费劳动力。用数字工作流程取代纸质流程可以简化从招聘和入职到绩效评估的流程。随着组织对不断变化的经济和社会条件做出反应，用数字工作流程取代基于纸张的流程将使您和您的团队能够专注于应对新的挑战。通过办公自动化，您的人力资源人员有更多时间专注于员工敬业度、通过虚拟活动保护公司文化以及培训和发展等战略问题。

除了提高生产力外，远程业务模式还帮助员工满足严格的行业合规要求。由于新系统提供对这些文档的远程访问，因此现在员工之间可以安全地共享文档。这些文件的物理复制、存储和检索已被取消。

使用DocuWare文档管理系统，获取、接收、存档电子签名文档的过程可以成为工作流程的一部分。Fortune Business Insights指出，“数字市场的增长是由越来越多地使用数字签名来消除欺诈，鼓励技术创新，提高数据完整性、可扩展性和透明度所推动的。此外，为了保证文档的完整性，使用了时间戳和一次性使用的数字证书。使用合格的电子签名，您的文档具有法律约束力并满足当前的安全要求。组织选择实施的电子签名类型因签名者是否亲自访问您的位置，他们将使用什么类型的设备进行访问，以及所需的安全级别而有所不同。

ECM 系统使各种规模的企业能够通过数字化纸质文档、捕获电子文档和电子邮件、自动化文档驱动的流程来确保合适的人员随时随地访问他们需要的信息以节省时间和金钱。

借助云，您可以在服务提供商的帮助下开启新服务、添加新用户和配置新工作流程。IT 领导者无需投资新基础设施、培训新人员或许可新软件即可增加容量和增加功能。IT 人员无需进行系统升级和应用安全补丁，因为云服务提供商承担了这项责任。这意味着他们有更多时间从事高优先级项目。此外，整个费用模式被颠倒了：对服务的较轻订阅被归类为运营支出而不是资本支出。这就是为什么从纯粹的预算角度来看，云很有意义。

“多亏了我们与 OpenText 的合作，我们正朝着在瑞典公共部门取得一些非常独特的目标前进。通过使用 OpenText 解决方案构建中央信息管理平台，我们将能够用高效的数字工作流程取代分散的流程——最终提高我们为Region Skåne的个人和企业提供服务的速度和透明度。”

这些核心财务流程的改进可以为整个公司更广泛的业务流程转型工作设定标准，而数字化业务文档和自动化处理方式需要成为每个数字化转型计划的核心基础。组织开始意识到，提高财务和会计流程的有效性和效率不仅是财务部门内部的目标，而且对整个公司的战略目标也意义重大。首席财务官必须扪心自问——我们的财务流程是世界一流的还是二流的，这对我们的整体业务流程转型计划有何影响？4、简化会计流程的技术要么超出了许多组织的财务能力范围，要么以有限的方式实施，无法释放数字化转型的全部潜力。1、不同公司的财务流程有效性和效率存在很大差异。

供应商关系管理采购过程包括将制造需求转化为供应商需求、如何管理供应商关系、以及生产产品所需的商品和服务的订购。领先的制造、制药、食品和自然资源组织正在意识到，围绕采购的一系列流程不仅是短期成本降低的关键，而且具有重要的战略意义。这些组织已将供应商关系管理（SRM）的重要性提升到与客户关系管理（CRM）同等的水平，客户关系管理是大多数组织长期存在的行为准则，现在有效的供应商关系管理是制造过程改进的一个关键因素。为什么？普华永道的《供应商关系管理：主要供应商如何推动贵公司的竞争优势》提供了以下关键原因：

利用企业内容管理（ECM）将容易出错的手动会计流程转变为高效自动化的会计流程企业内容管理可以帮助将容易出错的手动会计流程转变为高效自动化的会计流程。除了在会计部门内立竿见影地节省成本外，这种转变还将给财务部门以外的职能部门带来好处。最终，通过企业内容管理软件追求会计流程自动化可以将首席财务官和财务主管定位为关键目标最高管理层（业务流程转型）的领导者。安本集团最近对180多家组织进行了调查，对财务运营的绩效进行评估。在应付账款（AP）领域，前20%的受访者与后30%的受访者之间的差距非常显著：在基于纸张的会

成功实施企业内容管理（ECM）的 5 个技巧俗话说，唯一不变的就是变化。在您不懈努力发展业务的过程中，您需要改变业务流程、不断升级产品、使用技术实现自动化、让您的员工和客户满意。改变管理方式是实施企业内容管理的一个关键考虑因素，因为实施企业内容管理系统涉及到业务流程的改变。好消息是，在企业技术实施过程中有一些良好的策略可以应对这些改变，如果很好地遵循这些策略，可以消除企业内容管理实施过程中的痛苦。在考虑企业内容管理实施时，另一个好消息是，实施解决方案不必像以前那样复杂。“轻量级”ECM 解决方案（ 比早期的

处理文档密集型流程是数字创新计划的重要组成部分。文档涉及企业的所有领域，关注企业如何分发、管理、控制和保护流入和流出的业务文档，在改进流程和建立数字工作流程方面都能产生高回报 ——这是现代企业考虑新技术的真正目标。企业应该问的第一个问题是：“我们如何通过数字化流程提高效率和响应速度？”，然后是：“我们如何才能最好地管理这些流程中的文档？”每个文档都需要与一个流程相关联，在建立数字工作流之前，首先要弄清楚基本文档和相关流程。

借助 ECM，公司能够将繁琐的基于纸张的流程、互不关联的数字信息和流程转变为以客户为中心、提高生产力的方法，从而确保在数字化时代取得成功。也许您的客户抱怨他们的发票经常不准确，或者您的员工花费太多时间筛选纸质记录，而他们本可以更快、更准确地访问文档和信息。精益原则最初源自制造业的精益生产，为经营企业提供了一种非常成功的方法，可实现持续改进，消除浪费和低效率。这种方法长期系统地寻求实现流程中的小的增量变化，以提高员工的效率和产品或服务的质量。在此阶段，您可能会意识到您的文档管理流程的效率比您想象的要低得多。

如今，企业中的每个部门，无论是通过下载、通过电子邮件发送还是打印，他们通常都有自己的文件系统、自己的文档集以及共享信息的方式。更重要的是，每个部门内的信息都存储在一个孤岛中，如果通过下载和电子邮件共享信息，这将创建一个又一个的副本。如果企业的数字战略与文档管理战略保持一致，则可以更好地集中信息、消除孤岛并构建部门之间和外部工作流，这些工作流随着业务的增长更容易扩展。另一方面，通过文档管理系统整合了不同的技术可以提高安全性，增强跨部门的协作，并允许企业以前所未有的方式利用信息。企业如何跟上发展的步伐？

信息管理对于几乎每个行业的组织都至关重要。从财富 500 强企业到医疗机构，您处理文件的地点和方式都很重要。如果您坚持基于纸张的流程，那么您可能会落后于其他企业而且冒着很大的风险。在许多组织中，数字创新遇到了阻力。难道不应该把所有的钱都花在更重要的地方吗？最重要的是 —— 实施起来会不会很困难？其实不然。从基于纸面的流程过渡到数字文档存储和管理解决方案（作为企业内容管理 （ECM） 的核心功能）比您想象的要简单得多，而且成本也低得多。事实上，如果你坚持反对流程转变，你就是在浪费你企业的资金。

没有什么能像手动输入数据那样减慢流程的速度。键入数据速度慢、容易出错且无法有效扩展。对于生产力至关重要的组织，必须自动从扫描的文档、PDF 和其他文档中捕获关键数据字段。DocuWare智能索引可立即识别文档中最有价值的信息，并将其转换为高度结构化的可用数据。机器学习技术会记住每个文档和索引更正，因此每次捕获都会提高工具的速度、准确性和可靠性。只需几个文档，数据捕获就变得无缝、自动化。由于智能索引使用的反馈来自多个用户（您和您的同事），因此使用得越多，智能索引表现就越好，每次都越来越快。智能索引突出显示文档

云办公自动化是部门流程改进计划和组织更广泛转型的核心构建块。如果没有核心办公流程的自动化，大多数数字化转型工作都建立在沙子的基础上。

我们发现，大量的人低估了数字化的势头——行为的变化和推动数字化的技术，也许最重要的是，对他们造成破坏的规模。4.对“通常的嫌疑人”进行过度索引 —— 将此视为“Uber”现象，这是一种不成比例地关注外卡竞争对手的趋势，牺牲了愿意转移现有业务但同时利用其规模来推动新的主导地位的企业利益。5.错过了数字的二元性 —— 这第4点的变种，认为数字化需要你创造全新的事物 —— 而不是提出全新的方法来做现有的事情。敏捷的数字化企业凭借移动工作人员固有的灵活性蓬勃发展，并支持随时随地、任何设备工作的生产模式。

麦肯锡、Interact和IDC的研究都得出结论，知识工作者平均每天花费20-30%的时间寻找他们所需的信息。工作性质的变化是否会从根本上影响组织的竞争结果，还是我们会把这段实验时期视为一种即将过去的风尚？当我们的系统更加开放、响应更快和协作性更强时，我们如何保护我们的组织？这意味着管理人力资源文档和流程的自动化方法对组织是至关重要的。人力资源流程是组织面临的一系列挑战的核心，这些挑战都与业务价值和风险降级有关。根据人力资源专家的说法，这些人力资源文档的保留要求千差万别，使得手动文档送达时就即将到期。

对于高效的收款流程，最佳的做法是应收账款员工可以轻松访问与客户帐户相关的任何文档，以便他们能够快速解决客户的疑虑和问题并提供相应文档。文档管理是提供此功能的理想平台：您的员工可以即时访问所有相关的帐户信息，并且只需单击一个按钮即可将文档发送给客户 - 换言之就是您收集结果的重大改进。

从财务的角度来看，您的 CFO 会意识到您的组织可以将 IT 成本从资本转移到运营费用，因为不需要前期的软件或硬件投资。(2)文档可能会在没有通知的情况下被删除：如果运行同步作业以将文档复制到云，并且随后在云柜中删除了文档，则这些文档将无法再次同步到云。这样做的原因是已删除的文档被标记，因此它们不会重新同步，如果指定，也会在下一次同步运行期间在源文件柜中删除。如果云柜是手动创建的，这一点至关重要。(1)由于源文档和目标文档之间没有关系，如果重新启动或重新运行传输作业，可能会在目标文件柜中创建重复的文档。

在小型企业中，人力资源 (HR) 职能可以由一个小团队或一个同时承担其他职责的人担任。例如，小型企业的人力资源经理还可能需要处理培训、费用、工资单和其他管理任务。这就是为什么自动化 HR 流程在小型企业环境中与在大型企业中一样重要。自动化带来的生产力提升会产生更大的影响，因为人力资源拥有更少的资源和更小的预算。

尽管办公自动化具有所有优势，但许多组织在迈出第一步时犹豫不决。您应该从哪里开始您的数字之旅？ 您如何选择首先自动化哪个流程？ 设计流程有哪些最佳实践？ 保持组织运行所必需的任务是否会中断？

ECM 和 DMS 解决方案有什么区别？区别是模糊的，因为“文档管理系统”（DMS）和“企业内容管理”（ECM）术语有时可以互换使用。 DocuWare 被准确地称为 ECM 和 DMS 解决方案。 为什么？因为“企业内容管理”是一组功能，使任何规模的组织都能够控制和了解他们的业务信息，这就是我们的解决方案所做的。 “文档管理”是这些功能的一个子集。

总之：正确的文档归档解决方案有助于保护您的数据、将纸质流程数字化、保持业务连续性、满足合规标准并为审计做好准备。当发票、员工申请、供应商合同、设施文档、销售演示文稿等业务文档被安全归档并有序完整时，您的企业可以保护自己免受诉讼、泄密和丢失，同时实现数字化的关键优势。DocuWare 给需要为其最重要的业务信息提供安全可靠的存储库的企业提供完整的文档归档、文档存储和文档搜索。安全存档不仅意味着您知道所有东西在哪里，而且它是有条理的、可查找的和可访问的，可用于审计准备和交付。监管合规标准目的是保护个人和公司。

消除了您解读凌乱笔迹的时间。既然您有时间喘口气，您是否知道您是否拥有正确的工具来支持您的混合劳动力走向未来？混合劳动力的兴起和有限的面对面接触的影响继续改变着开展业务的方式和地点。让内部团队与您的客户、业务合作伙伴和供应商保持联系的最佳方式之一是通过他们手上的设备。如果文件共享系统、Google Drive、SharePoint 或其他快速修复解决方案无法解决问题，是时候了解更多有关 DocuWare 的信息了，它是一个功能齐全的文档管理系统，旨在随着业务需求的变化和发展轻松适应您的业务需求。

借助文档管理系统，从信件和电子邮件到发票和合同的所有内容都以数字格式存储.这些电子文档的当前副本存档在系统的集中存储库中，可供所有授权用户使用.版本控制确保每个人都在处理一个单一的、最新的文档.结果就是您的员工可以节省时间，您的公司可以节省打印、耗材和设备方面的资金。自动合同管理确保您的团队通过其自定义用户访问权限、电子签名验证和自动保留计划满足合规标准.此外，还可以为您节省资金，因为自动批准和续订通知可以确保您不会为不再使用的服务的自动续订付费、继续为已取消的合同付费或让基本合同失效。

对于 DocuWare 和我们的合作伙伴来说，关心我们的家人、朋友和社区的健康和福祉始终是第一位的。作为数字文档管理和流程自动化专家，我们完全有能力帮助我们的合作伙伴及其客户应对比他们预期更快的变化。我们的目标是在他们即时转变为管理远程劳动力的过程中提供支持，帮助他们控制成本，从而使他们的业务保持满负荷运转。

将文档管理软件与您的 ERP、CRM、人力资源软件或会计软件集成是很有意义的。 在系统之间共享信息使您的团队能够通过消除重复数据输入和提高协作来避免不必要的工作。 集成简化了数据流经公司的方式，确保部门之间的合作和相互理解，从而提高生产力并节省大量成本。

消除信息孤岛，让员工轻松获得推动流程和完成项目所需的知识是任何办公自动化计划的关键目标。使用正确的工具，您的组织可以释放信息资产的价值，促进员工协作，消除流程中复杂、破碎的变通办法。启动办公自动化工作的发现过程可识别瓶颈并强调重新设计基于纸张的流程对于您的业务增长是必要的。这也可以帮助您更快地获得同行的认可。工作流自动化将帮助您以实用和创新的方式应对信息管理挑战。如果您在进行数字化转型时考虑到以下 9 个措施，那么您已经遥遥领先于竞争对手。