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将应用程序管理外包给 OpenText 的信息管理应用程序专家，可以减轻您的 IT 团队管理软件频繁更新和升级的负担，同时确保用户始终使用最新版本的信息管理解决方案，提高员工生产力并将宝贵的资源转移到更高价值的业务活动和创新中。将您的 OpenText 信息管理工作负载迁移到 AWS 上的托管服务，可以让您专注于您的业务，并确信您的信息是安全的、受保护的，并且始终在您需要的时间，以您需要的方式使用。OpenText 的信息管理解决方案可释放您的业务信息资产的价值，并创造获得竞争优势的新机会。

软件功能总结：安全的文档管理，包括搜索和工作流；可定制内容的智能视图；信息治理；内容协作；移动访问。

文档管理解决方案具有数百种功能，有可能改善您企业的工作方式。但是，您不会因为其中一项功能而购买软件。根据我们与 DocuWare 在 100 多个国家/地区的 15,000 多家客户的经验，我们明确了文档管理最重要的功能。以下说明它们是什么以及它们为什么对您很重要。

借助 OpenText™ Extended ECM 解决方案，内容与其他领先应用程序透明集成，例如 SAP S/4HANA®、SAP® SuccessFactors®、Salesforce®、Microsoft® Office 365® 或任何其他流程驱动软件。这些可以包括 ERP 集成，如 SAP® S/4HANA 和 Oracle® E-Business Suite，人力资源应用程序，如 SAP® SuccessFactors® 和 CRM 集成，如 Salesforce®。

数据泄露”的定义因国家和地区而异，因此，如果您的公司在国际上开展业务，请确保您的员工知道什么构成当地市场的违规行为，以便他们能够采取正确的步骤来解决问题。“他们是非常成功的企业，但都深受黑客的折磨，导致客户信息被泄露，”他说。：如果网络犯罪分子利用员工的无知或粗心大意（无论是使用不安全的密码，不小心打开危险的电子邮件附件还是访问不安全的网站），您的内部安全模型有多严格都无济于事。通常，这些攻击是使用特洛伊木马进行的，特洛伊木马是一种伪装成合法代码或软件的恶意软件，通过以前的网络钓鱼攻击偷偷潜入到系统中。

DocuWare由Jürgen Biffar于1988年在德国格梅尔林（Germering）创立，当时名为DOCUNET，2000年更名为DocuWare。从1990年起，Jürgen Biffar与Thomas Schneck一起管理公司。公司总部位于格尔梅林和 Beacon（美国纽约），在西班牙、法国和英国设有子公司。

数字文档管理为您的会计团队提供了几个优势。从根本上说，它通过工作流自动化和强大的搜索工具提高了业务流程的效率。文档管理还通过安全措施和审计跟踪来证明谁访问和批准了文档，可帮助您为审核做好准备并保持合规性。

OpenText 和 Muraai 的合作使 Lupin 能够为财务会计构建超高效的数字工作流程。 展望未来，该公司旨在进一步改善其财务流程。

当人力资源的管理功能是基于纸张或依赖于 Excel 电子表格、共享驱动器和其他无法与其他系统共享数据的软件等技术时，人力资源管理既耗时又耗费劳动力。用数字工作流程取代纸质流程可以简化从招聘和入职到绩效评估的流程。随着组织对不断变化的经济和社会条件做出反应，用数字工作流程取代基于纸张的流程将使您和您的团队能够专注于应对新的挑战。通过办公自动化，您的人力资源人员有更多时间专注于员工敬业度、通过虚拟活动保护公司文化以及培训和发展等战略问题。

除了提高生产力外，远程业务模式还帮助员工满足严格的行业合规要求。由于新系统提供对这些文档的远程访问，因此现在员工之间可以安全地共享文档。这些文件的物理复制、存储和检索已被取消。

清晰有条理和即时可用的信息是成功的业务流程的关键，随时随地安全管理业务文档，快速查找并智能使用它们。

您团队的最佳工作可以在传统办公室之外发生。 通过移动固有的灵活性，每个知识工作者都可以在其业务环境中推动工作流程向前发展。例如：启动工作流程：拍摄文档图片并基于自动索引数据启动新流程；参与流程：传递文件以供批准、提供附加信息或只是执行临时搜索；完成任务：立即批准查询并做出明智的决策；“任意-X”战略支持需要在办公室、固定工作时间和固定桌面之外运行的实时、敏捷业务。 它反映了工人赋权的分布式模型：任何时间、任何地点、任何设备。

在国际物流领域，监控流程和为客户开具发票所需的文件可能被卡在卡车、火车、货船或飞机的环节上。影响仓库运营的劳动力短缺和货物卸货延误导致发票处理和回款的延误。现金流出现不必要的停滞。如果您有多个分支机构或与其他运营商分包，那么没有集中的文档存储库，几乎不可能进行有效的合作。借助 DocuWare，司机在交付后立即使用智能手机或平板电脑扫描货运文件并将其上传到 DocuWare。归档和自动发票处理在卡车重新上路之前就开始了。

使用DocuWare文档管理系统，获取、接收、存档电子签名文档的过程可以成为工作流程的一部分。Fortune Business Insights指出，“数字市场的增长是由越来越多地使用数字签名来消除欺诈，鼓励技术创新，提高数据完整性、可扩展性和透明度所推动的。此外，为了保证文档的完整性，使用了时间戳和一次性使用的数字证书。使用合格的电子签名，您的文档具有法律约束力并满足当前的安全要求。组织选择实施的电子签名类型因签名者是否亲自访问您的位置，他们将使用什么类型的设备进行访问，以及所需的安全级别而有所不同。

借助云，您可以在服务提供商的帮助下开启新服务、添加新用户和配置新工作流程。IT 领导者无需投资新基础设施、培训新人员或许可新软件即可增加容量和增加功能。IT 人员无需进行系统升级和应用安全补丁，因为云服务提供商承担了这项责任。这意味着他们有更多时间从事高优先级项目。此外，整个费用模式被颠倒了：对服务的较轻订阅被归类为运营支出而不是资本支出。这就是为什么从纯粹的预算角度来看，云很有意义。

“多亏了我们与 OpenText 的合作，我们正朝着在瑞典公共部门取得一些非常独特的目标前进。通过使用 OpenText 解决方案构建中央信息管理平台，我们将能够用高效的数字工作流程取代分散的流程——最终提高我们为Region Skåne的个人和企业提供服务的速度和透明度。”

当大多数员工居家办公时，会计部门通常会敏锐地感受到挑战。如果您的组织开始数字化转型或只迈出了第一步，您会发文档管理系统现在已成为必备品，而不是可有可无的。现在是时候实施数字工作流程，以安全地共享文档、自动化审批、加强问责制并提高透明度。在国际税务评论（International Tax Review）的一篇文章中，专业服务公司安永会计师事务所的合伙人Vaida Lapinskiene解释说，如果会计团队实施数字流程，可以将Covid-19危机视为提高敏捷性的机会。她说：“一旦业务功能从单一工作地点转移到

地方政府 IT 部门还面临着额外的挑战。他们经常需要处理老化的技术基础架构和过时的遗留系统。这就是为什么基于云的文档管理解决方案非常适合的原因。借助云，政府机构、董事会和委员会可以利用最先进的安全性、可扩展性和定期更新计划，而无需花费大量时间进行 IT 或硬件投资。

安全的文档管理解决方案将保护您的数据，确保业务连续性，并为审计做好快速、彻底地准备。但是，只有当您投资符合适当的安全性、合规性、功能和可用性标准的软件时，您才能发挥这种潜力。作为文档管理和工作流自动化的领导者，DocuWare 为需要数据保护、数字工作流和业务连续性的公司提供全面且安全的文档管理解决方案。合适的文档管理解决方案有助于保护您的数据、数字化纸质流程、保持业务连续性、满足合规性标准并为审计做好准备。电子签名通过加密技术和数字证书保证文档签名者的真实性和文档的完整性。7、提供客户和系统数据的分离？

您的人力资源人员可以创建职位发布，根据预定义的技能组合接收简历并自动索引简历，并使用工作流程来发送申请以供评审、安排面试和收集申请人反馈。一旦候选人接受工作，就会启动入职和配置流程，确保公司的政策得到遵守，并保证新员工有一个井井有条的开始。但是，这些应用程序旨在在某个时间点启用项目协作，它们不能管理整个文档生命周期或版本控制、自动化工作流程和安全性，从而保护您的公司免受欺诈和网络威胁。使用电子表格，您的部门可以一次性预先捕获所有必需的员工数据，并填充其他入职文档，例如税表、福利和其他员工表单。

正在寻找降低成本和最大化生产力的方法的首席财务官和首席信息官已经知道，良好的文档管理可以在几个月内收回成本。数字文档管理（有时称为“企业内容管理”或 ECM）通过自动化工作流程和消除耗时的手动任务来减少工时，从而降低成本。在文档管理的投资回报率研究中，Nucleus Research发现中小型企业（SMB）每花费一美元，回报率为8.55美元。Nucleus Research报告揭示了中小企业开始节省每一美元并赢回员工时间的主要好处和最佳实践。

在审计期间，公司的财务交易是一本打开的书。数字文档和自动化工作流程确保书本井井有条，实事求是和易于理解。通过电子文档管理，只需单击几下即可搜索所有业务文档，并且审核员可以轻松地按供应商名称、产品类型、金额或日期等条件或全文搜索进行搜索。如果您已将文档管理与财务软件集成，审计师无需离开您的会计系统或ERP即可访问所需信息—— 这使整个审计过程更容易。

会计和财务业务流程的自动化对企业领导者来说是一个巨大的机会。对于首席财务官 （CFO） 而言，可以让他们在改善运营和降低成本等传统角色中脱颖而出，同时利用他们在自动化方面的经验成为整个公司数字业务流程转型的核心。根据美国生产力和质量中心（APQC）的数据，近四分之三的组织正在进行积极的财务流程转型。接受这种变化可以为首席财务官和公司带来长期利益，它可以将首席财务官定位为数字化转型和业务流程转型等企业目标的强大力量。

文档管理和工作流程自动化可将文书工作数字化，并将其安全地保存在有组织的存储库中，以便在需要时快速检索。文档可被轻松地捕获、存储、管理、处理、共享和跟踪。受控访问、任务列表和电子邮件通知使员工能够更有效地处理日常职责，并使决策者能够批准、拒绝或请求流程中更多的信息。

如果您的公司处理的合同比以往任何时候都多，那么您并不孤单。这种指数级增长的原因包括日益增长的监管要求、供应链问题以及全球化带来的业务关系的复杂性。此外，员工更频繁地换工作，因此，需要管理更多的雇佣合同以及保密和竞业禁止协议。销售合同和供应商协议是任何处于销售行业或制造行业的公司都非常关注的问题，由于降低成本的压力，成功的合同谈判至关重要。商业伙伴关系也更为常见。

用户友好的软件正是它听起来的那样：它是一种技术解决方案，所有（或至少大多数人）都可以轻松使用它来完成他们的工作。这并不意味着该软件在幕后不复杂、功能不丰富，或者任何人都可以走到计算机前并正确操作它。例如，即使是易于使用的会计软件对于不知道总账是什么的外行来说也可能令人生畏。选择即使是非技术人员也能访问的软件解决方案的目标是选择一个最能满足组织和团队需求的方案，同时使单个任务变得更容易。

尽管技术在其他领域取得了很大进步，但许多医院、门诊机构和医疗保健提供商仍然使用过时的系统来管理计费、财务和人力资源等文档密集型流程。借助快速、安全、灵活的 DocuWare 文档管理软件，可以节省您的时间和成本，同时提供高质量的患者护理。

技术的发展速度比以往任何时候都快。高通胀、供应链问题和技术工人短缺等经济因素给当今的企业带来了巨大的压力。艰难的经济环境促使公司重新评估其财务战略，并寻找保持利润率的方法，同时培养对不断变化的经济状况做出快速反应的能力。因此，企业领导者对采用新技术变得更加开放。随着 2022 年即将结束，是时候找出哪些技术获得了最大的牵引力，并确定最有可能影响您公司的趋势。准备好了吗？让我们看看在接下来的12个月里，什么会让我们保持警惕。

在我们目前所处的混合工作新环境中，数据和文档量快速增长而导致的“内容混乱”是效率和有效协作的常见障碍。管理这个问题可能是现代企业面临的最大挑战。DocuWare专为在您的IT生态系统中工作而构建。与电子邮件、团队门户、CRM、ERP、人力资源系统、自主软件等 500 种不同应用集成，我们的成功不言而喻。DocuWare还与扫描仪、多功能设备等关键业务根据分析公司IDC发布的预测，2020年至2024年间创建的数据量将超过过去30年创建的数据量。如果你现在不开始制定战略来应对这种增长，你什么时候开始呢？

文档管理系统（DMS）安全存档功能清单：通过个人用户名和密码系统对用户进行身份验证；启用以组、角色、个人和文档为中心的访问权限；通过HTTPS在基于Web的组件之间发送所有数据，并提供256位加密；防范网络钓鱼、加密病毒和恶意软件；主动数据中心中的所有数据；启用自动化工作流，强制实施保留策略；帮助您的组织满足特定的合规性标准（包括国家和行业特定的法规）；使用电子签名保持文档完整性；记录所有更改以创建完整的审核跟踪；管理文档的当前版本和过去版本；与其他企业系统如 CRM 和 ERP集成

文档管理解决方案具有数百种功能，有可能改善您企业的工作方式。但是，您不会因为其中一项功能而购买软件。根据我们与 DocuWare 在 100 多个国家/地区的 15,000 多家客户的经验，我们明确了文档管理最重要的功能。以下说明它们是什么以及它们为什么对您很重要。

文档管理是指在公司或组织内部组织、存储和检索文档以及自动化工作流程所需的流程和资源。文档可以是硬拷贝或数字格式，包括合同、表单、发票、工作申请、福利登记信息和其他记录。

为每位员工的文件提供一个集中、安全的家。 然后在您准备好标准化流程和审批链时引入关键工作流程。将简历、税务表格、认证、评论、继任计划等整合到一个安全、可搜索的存储库中，摒弃纸质文件和凌乱的共享驱动器。准备就绪后，在您、经理和员工之间的关键工作流程中使用这些文档。招聘创建职位发布，有效管理大量涌入的简历，并使用工作流程汇总来自内部利益相关者的反馈。人才库为当前和未来的空缺职位建立一个集中的合格申请人池。 搜索简历、求职信和申请。

DocuWare 旨在连接您 IT 生态系统中的任何应用程序。 与 CRM、ERP 或 HR 系统的稳定集成使流程数字化过程不中断并保持数据同步。无论您使用什么程序来创建、接收和处理内容，DocuWare 都能确保您快速、安全地获得所需的信息。

DocuWare 客户端是您完成大部分与文档相关工作的地方。在工作区域之间切换以归档、查找和编辑文档。众多功能和自动化流程可以帮助您以结构化的方式快速地执行所有任务。您还可以直接从 DocuWare 客户端打开配置管理器，从而使您可以自定义应用程序或添加新的应用程序。独立、移动工作随时随地访问您需要的信息。保持正在进行的工作流，并在家中或旅途中继续处理您的任务。您所需要做的是选择浏览器和登录 DocuWare 的互联网连接。

为什么迫切需要实现无纸化？加快支付处理速度，在不降低护理质量或不增加办公成本的前提下提高看诊更多患者的能力；降低与存储、管理和发送纸面信息相关的成本；通过跟踪每个文档的存储和检索，帮助企业保持合规性；通过数字化工作流程提高流程和患者护理的透明度；提高信息准确性和控制力。医疗办公室如何开始使用文档管理软件在引入电子文档之前，请务必对文档工作流进行评估：如何查找、归档、发布和分发医疗记录？遵循当前流程会产生哪些成本？通过减少流程中涉及的纸质文件，可以降低哪些成本和提高哪些护理质量？

Workflow Manager（工作流管理器）由两个组件组成：图形设计器使创建复杂的工作流变得容易，只需拖放即可（下图左）。在DocuWare客户端的任务列表中，每个员工处理他或她（自己）的任务（下图右）。销售、人力资源、财务等部门需要流畅、可靠的信息传输，以便在正确的时间做出正确的决策。DocuWare Workflow Manager（工作流管理器）是DocuWare 的一个工具，使您能够通过简单直观的拖放界面设计自动化工作流程。此外，工作流历史记录还显示工作流中的哪些用户做出了哪些决策。

基于纸张的会计流程令人担忧，在一些企业中，基于纸张的会计流程正在削弱企业的竞争力。现在，企业高管们比以往任何时候都更想知道哪些技术在数字业务战略中作用最大，在简化会计流程方面，文档管理软件是该策略的重要组成部分。在会计部门中实施文档管理软件对部门和整个企业都有很多好处。

从何处开始使用敏感文档控制策略那么，您如何开始建立关于您企业创建、管理和维护文档所需的实践和流程呢？为了帮助您入门，以下是一组关企业文档以及您的组织如何处理文档的问题：员工如何创建新文档？谁授权或确定这种需要？新文件起草后如何维护？谁需要访问这些文档，它们在企业中的哪个位置？目前您的业务中有哪些标准文档类型？如何限制文档版本或副本的数量？您如何知道哪个版本是规范文档？文档是否总是注明批准、审阅和修订日期？哪些证据可用于文件审批？您如何知道对文档进行了哪些更改？您如何限制文档的使用 ？

企业如何处理企业文档在很大程度上体现了企业以目前的形式茁壮成长的能力以及在当今的市场中成长为成熟的、有竞争力的实体的能力。具体来说，在小型企业中，许多员工都需要承担多种职责，每一分钟对他们都是重要的、有价值的。员工从主要职责中抽出时间来寻找可能被错误归档的文件会增加员工的加班时间和员工的加班工资。让我们看一下小型企业的文档管理方法以及以经济高效的方式扩展业务需要做出那些改变。