十六、如何成功地执行一个项目-（3）项目状态会议（如何避免无用的会议）

        有些会议是至关重要的，譬如那些有明确的议程和目标、按时开始和结束、运行良好并交付了参会者想要交付的内容的会议。

        但我的经验是，大多数会议都是无用的。如果我能收回我在会议上花的所有时间，我估计能成个不错的吉他手。我能在大庭广众之下弹吉他，弹得还挺像那么回事，说不定还能挣点小钱。

        所以啊，如果你打算开个会，这就相当于要 “浪费” 别人的生命，那你可得好好掂量掂量，得有个非常充分的理由才行。要是没有，那你真得好好反思反思，心里得有点愧疚感。就我自己的经历来说，那些把我拉去参加项目状态会议的人，简直就是严重的 “会议违规者”，老让我去参加些没啥意义的会。               

以我的经验来看，所有那些把我带到项目状态会议的人都是严重的会议违规者之一。

那么如何才能做得更好呢？我们将探讨：

（1）向上看的状态会议，即与老板、利益相关方、赞助商、客户举行的会议；

（2）向下看的状态会议，即与团队举行的会议；

（3）如果你坚持开会，一些指导方针可以帮助你。

1、向上看的状态会议

        如果你每周给你的老板、利益相关方、赞助商或客户发一份简单易懂、诚实的状态报告，就完全没有必要召开这样的会议。

        但是为什么我说 “很少需要” 而不是 “不需要”？因为有时候，你可能需要有人帮你解决一些你自己无法解决的问题。

        当然，你也可以把它写在状态报告里，但是有时候像这样的问题需要进行面对面的沟通。

        如果真的不能通过其他方式解决，那就开会吧。

2、向下看的状态会议

        与团队成员进行一对一沟通会很好，因为这可以最有效地利用团队时间。一对一沟通的缺点是事情可能会被夹在中间，即甲认为乙在做，而乙认为甲在做。

        这种状态会议的优点是不太可能让事情在夹缝间溜走。这种状态会议的缺点是可能会把那些没有特别需要出席会议的人绑在一起，浪费他们的时间。

那么，如何平衡？以下是我对团队项目状态会议的建议。

（1）一般情况下，能不开会就尽量别开。

（2）如果你是项目经理，想了解项目情况，那就多在办公室里走走，跟团队成员一个个地聊一聊。毕竟你是项目经理，有权决定怎么去了解情况，这也是你的职责之一。

（3）如果在巡视过程中，你发现一个问题影响到不止一个人，那么若真的不能通过其他方式解决，也许可以召开一次会议。

（4）这是否意味着团队成员可以不用填写状态报告？在我看来是的，绝对可以不用填写。团队成员应该把时间放在努力完成项目上，而不是放在鼓起勇气写状态报告上。不用说他们花在实际写状态报告上的时间，更不用说你花在跟踪他们写状态报告上的时间，如果把这些时间花在项目上，情况会好得多。

3、主持高效会议

这种一页纸的会议流程应该很有用，我自己就一直在用。以下是注意事项和步骤。

（1）先问问自己，我们真的有必要见面开会吗？别动不动就想着开会，先好好琢磨琢磨。

（2）想想清楚，到底谁才是真的需要参加这个会议的人？别把不相干的人也拉进来，浪费人家时间。

（3）要知道，会议其实就像一个小项目，所以它也需要有明确的目标，就是要实现什么，还有详细的规划，也就是议程。这俩可不能少，不然开会就跟没头苍蝇似的乱撞。

（4）如果你都不知道会议的目标和规划是啥，那干脆就别去了，去了也是浪费时间，还不如干点别的有意义的事儿。

（5）参会的时候一定要准时，这是最基本的礼貌，也是对其他参会人员的尊重。

（6）如果没有其他需要处理的任务，而且会议也不需要用笔记本电脑，那就别用，别让电脑分散了你的注意力，影响会议效果。

（7）要是你参加了一个会议，从头到尾都没得到任何有价值的内容，那你就别在那儿干坐着了，直接离开会议现场，别浪费自己的时间。

（8）召开会议不是为了信息共享。信息共享应该在会议之前通过电子邮件或议程来完成。换句话说，本该在会议前阅读的东西不该在会议上阅读。

（9）在会议结束的时候，一定要安排好后续工作，别开完会就完事儿了，得让大家知道接下来该干啥，这样才能保证会议的效果能落实下去。

（10）如果有人违反了上面说的任何一条，你可别觉得不好意思去指出来，其实指出来才是正确的做法，这样才能让大家都遵守规则，让会议更高效。

4、总结

4.1 会议的现状与反思

        有些会议至关重要，需有明确议程、目标等，但多数会议无用，若能收回开会时间可做其他有意义的事。若要开会需有充分理由。

4.2 不同类型会议的探讨与建议

向上看的状态会议：每周给老板、利益相关方等发简单易懂的状态报告，多数情况无需开会，但有时遇到自己无法解决的问题，虽可写在报告里，仍可能需面对面沟通，实在无法通过其他方式解决时才开会。

向下看的状态会议：与团队成员一对一沟通可高效利用时间，但可能出现工作责任不清的问题；团队状态会议优点是不易遗漏事项，缺点是可能浪费不必要参会人员时间。建议一般不开会，项目经理可通过走动与成员一对一交流了解情况，若发现影响多人的问题且无法其他方式解决可开会，且团队成员可不用填写状态报告，应把时间用于项目。

4.3 主持高效会议的注意事项与步骤

        开会前先思考是否真有必要见面开会，确定真正需要参会的人员；会议需有明确目标和详细规划，若不知目标和规划就别参加；参会要准时，无其他任务且会议无需时别用笔记本电脑；若会议无价值内容可离开；会议前应通过邮件或议程完成信息共享，会议结束要安排后续工作，若有人违反规则应指出。