八、轻量项目跟踪

一、日常跟踪的基本操作

在项目管理中，若想以最少的工作量实现对项目的有效跟踪，以下这些操作可是关键！

（一）项目时间分割与待办事项确定

1. 项目时间分割：从你开始跟踪项目的那天起，不妨用五天的时间来 “切割” 你的项目。比如说，要是你从星期一开始跟踪，那么从周一到周五这五天，每天都得认认真真地进行跟踪。这就好比把一个大蛋糕切成五小块，每一块都能看得更清楚，方便我们更好地了解项目在不同时间段的进展情况！
2. 确定待办事项：在这五天的时间段里，要仔细去寻找那些需要你采取行动的琐碎工作。这里所说的 “发生” ，是指从这个时间段的起始时刻一直到结束时刻，贯穿整个时间段的。这些琐碎工作就像隐藏在草丛中的小石子，虽然不起眼，但如果不及时发现并处理，可能会影响我们前行的脚步！而这些你需要采取的行动，就是你今天的项目待办事项。

（二）行动执行与工作记录

1. 执行行动：赶紧去执行这些待办事项，比如发送电子邮件，与大卫来一场愉快的交流，召集相关人员开个会，精心撰写文档，或者打几个电话等等。这些看似琐碎的行动，可是推动项目前进的小齿轮！
2. 工作记录：对于每一个完成的琐碎工作，可别忘了做好详细记录！
   • 工期记录：要记下实际所耗费的时长，这能让我们清楚地知道每项工作的时间成本。
   • 工作量记录：以人天为单位准确记录实际工作量，这可是衡量工作投入的重要指标！
   • 预算记录（若有追踪）：如果有在追踪预算的话，也要把实际预算记录清楚。这些记录，可以轻轻松松地作为额外的列添加到甘特图中，就像下面这个示例一样：

估算工期	实际工期	估算工作量	实际工作量	估算预算	实际预算
3 天	3 天	5 人天	10 人天	1115 元	2230 元

二、应对项目变更

在项目推进过程中，难免会遇到一些规划外的情况，这时候可别慌！

（一）识别重大变更

如果项目发生了规划中没有预料到的事情，咱们得好好问问自己，这是不是一个大的变更。重大变更其实很容易被察觉，它们通常有以下三种表现形式：

1. 被证伪的假设：那些曾经被认定为正确的假设，结果却被证明是错误的，这可就像建房子时发现地基不稳一样，会对整个项目产生重大影响！
2. 需求的变更（即项目范围的变更）：项目的需求发生了变化，这也就意味着项目的范围跟着变了。比如说，原本客户只要求开发一个简单的功能，后来又增加了很多复杂的需求，这可就是需求变更。
3. 供给量的变更（通常是资源减少，比如人员的可工作时间）：要是资源方面出现了变动，一般来说，大多是资源减少了，比如说人员可用于工作的时间变少，或者是资金、设备等资源供应不足，这都会给项目带来不小的挑战！

（二）处理重大变更

如果发现有什么大的变更，咱们可以根据这些新的需求来修改规划，然后得和利益相关方再次沟通，争取达成一致意见。如果利益相关方觉得新的规划可行，那么新的规划就可以取代原有的规划；但要是他们不喜欢新的规划，那他们就得撤销他们提议的变更，毕竟项目的顺利推进需要各方的共同配合和支持！

（三）应对非重大变更

如果项目中发生的事情不是一个大的变化，那么咱们有两种选择：要么使用预先准备好的应变措施来应对，要么就坦然接受它。一般来说，在项目的早期选择接受变化，能让我们更好地利用应变措施，然后在项目的后半部分将这些变化慢慢消化掉，就像吃一顿大餐，慢慢品尝才能更好地享受美食，也不会让肠胃一下子受不了！

三、项目结束日期的跟踪与应对

在跟踪项目的过程中，项目的结束日期可是个重要的关注点！

（一）结束日期的三种情况

假设你正在跟踪项目的结束日期，那它可能会出现以下三种情况：

1. 保持不变：如果结束日期保持不变，那可真是太棒啦！这意味着，到目前为止，你的预测已经实现，事情正在按规划有条不紊地进行，就像一艘船在风平浪静的海面上航行，一切都在掌控之中！
2. 提前：要是结束日期提前了，那就意味着你早于规划日期完成了任务。如果发生这种情况，你可以在心中小小地窃喜一下，但可别到处张扬！你的运气不错，这就好像 “应急之神” 给了你额外的应变措施，你可得把它紧紧抱在胸前，就像爱护自己的孩子一样珍惜它。这可是珍贵的礼物，说不定以后还会派上大用场，所以可别搞砸了！
3. 推迟：当然，也有可能会出现结束日期推迟的情况，这时候咱们就得好好分析原因，看看是哪里出了问题，然后及时采取措施进行调整。

四、跟踪频率的建议

关于项目跟踪的频率，很多小伙伴可能会有疑问，是不是必须每天都跟踪呢？其实呀，这是有讲究的！

（一）项目前期

在项目的前几周，建议试着每天都进行跟踪。一个运行良好的项目总是会给人一种平静、有序和常规的感觉，而每天跟踪就是带来这些美好感受的好方法！这就像足球比赛的前十分钟裁判很严格一样，一开始严格要求，能让整个项目团队迅速进入状态。如果你以前没有和这个团队合作过，那么这一点就尤其重要。这样做可以让团队成员对你这个项目经理充满信心，同时他们也能清楚地知道你是一个严格的 “裁判”，在密切关注着项目的每一个进展情况！

（二）团队适应后

一旦所有团队成员都理解了这种严格的纪律，你就可以稍微放松一下，可以每隔一天运行一次跟踪程序。这就像是给团队成员一个小小的喘息机会，让他们在保持工作节奏的同时，也能有一些自我调整的时间。

（三）效果良好时

如果这样的跟踪频率效果不错，你就可以再进一步放松一下，也许一周进行两次跟踪就足够了，比如可以选择在周一和周四进行跟踪。这样既能保证对项目的有效监控，又不会给你和团队带来太大的负担。

（四）情况变化时

之后呢，如果发现事情变得有些杂乱，项目进展不太顺利，那么你就得收紧一点，要更频繁地运行跟踪程序。这就好比开车时遇到路况复杂，就得更加集中注意力，随时准备应对各种情况。

（五）运气因素

当然，有时候运气也会影响跟踪的频率。如果运气好，项目进展顺利，没有什么突发状况，那你就可以做得少些；但如果运气不好，老是出现各种问题，那你就得做得多些，要更加密切地关注项目的动态，及时发现问题并解决问题。

（六）项目最后阶段

在项目的最后阶段，当你的时间越来越少，项目也即将接近尾声的时候，你也许要每天都进行跟踪。这时候就像冲刺阶段，每一步都很关键，必须确保项目能够顺利收官，不能在最后关头掉链子！

以上这些关于项目日常跟踪的建议，都将确保项目得到恰当的跟踪，同时还能让你花费的精力是最少的哦，这不正是我们所期望的吗？