供应链管理学习笔记5-采购管理

供应链管理——四川大学-梁学栋

5. 采购管理

采购管理是供应链管理的重点之一，他为原材料和半成品生产合作交流方面架起了一座桥梁。

5.1.采购概述

5.1.1.采购定义及其构成要素

在传统上，采购可以被定义为企业购买货物和服务的行为，在更广泛的角度上，采购可以被定义为企业通过交易从资源市场获取资源的过程。

一般来说，企业可以看做一个将输入转化为输出的系统，采购既是一个商流过程，也是一个物流过程。商流过程是指通过商品交易、等价交换来实现商品所有权的转移；物流过程则指通过运输、存储、包装和装卸、流通加工等手段来实现商品空间位置的转移。只有这两个方面都完全实现了，采购过程才算是完整。因此采购过程是商流过程与物流过程的统一。

采购的五大要素包括：供应商、时间、价格、数量以及品质。

采购人员的工作便是要在合适的时间里，从合适的来源中以合适的价格、品质和数量获取物流或服务。这里的“合适”是会不断演变的，严格来理解为，从合格的供应商在需求的时间内以合理的价格取得正确的数量符合品质要求的物品与服务。

供应商要素
对于“供应商”的选择，采购人员必须思考的是，是否一定要选择规模较大的供应商，一般人都会认为选择规模较小的供应商交货品质与供货的稳定性不能得到保证。规模大的供应商较令人放心。但有时，规模大的供应商不能与企业采购需求匹配，采购人员就必须视情况而选择适当的供应商。此外，采购人员最担心的就是买不到货，一旦货源掌握在非常少的 供应商手里时，采购的价格就会受制于他人，因此，为了取得合理的市场价位，采购人员必须尽可能地开发可靠的“替代性供应货源”,并寻求与制造供应商之间的良性竞争模式，以促进采购的绩效，与价格的竞争，同时要发展与维持“良好的供应商关系”。使供应商愿意提供新点子、新产品以及更优惠的价格与服务，达到买卖双赢的结果。

时间要素
对于时间的要求方面，可以分为内部使用单位的需求时间，与要求供应商交货的时间两部分，是否所订货物可随时提供越好，或者供应商交货期越短越好，其实也未必全然如此，因为供应商如果要配合缩短交货期，采购的价格也必然有所调整。

采购人员的任务需要确定供应商前置时间和周期时间，配合使用单位的需求时间和生产排程，达到及时供货的目标，让生产线得以顺利运转。

价格要素
作为一名采购人员，切忌被便宜的单价数字所蒙骗，因为价格只是交易的显性部分，尚有许多隐性的成本必须注意。比如品质、服务的差异，如果采购人员在比价时只选择最低单价的供应商，在总成本上不见得能得到什么好处。

采购人员必须在“符合品质要求”的情况下，以“最低价格”购买到所需的物品与服务才是正确的。符合品质要求是一个很重要的前提，无论供应商提出多么低的价格，采购人员都应不予考虑。

数量要素
关于采购的数量，大批量采购可以获得价格折扣，但库存可能增加，若采购批量少、库存少，无价格折扣，此外也带来多次订购行为，增加行政作业成本。

采购人员对内应顾及有效的库存管理，达成较高的存货周转率，减少不必要的存储持有成本，并且要致力于降低因为库存积压过多时所带来的库存品损坏、过时、失窃等现象，而导致存货发生损失的情形，使维持存货的“持有成本”保持在一个最经济的状况。

采购人员对外则须协调供应商的经济生产批量，改进采购作业效率，以达到订购或制造产品数量的“最低总取得成本”。所谓取得成本，是与取得订购、运输搬运以及所有存货持有成本的总和。

品质要素
对物品和服务的“品质”是否应要求品质越高越好，当然，谁不喜欢品质好的东西，但是采购人员必须了解到过度的品质要求，只会增加成本的负担，一味地追求最高标准的品质，对产品不见得能真正增加其实质上的价值。因此，采购人员应追求符合产品所需的适当水准，减少不必要的品质要求，以取得与价格间的良好平衡。

上面我们介绍了采购的定义以及构成要素，我们知道，在供应链环境下，采购的作用日益显现，采购使公司把资源解放出来，投入到销售、营销、分销以及利益更高的产品上，从而改善公司的资产负债表状况，采购职能一直是影响公司赢利能力的关键因素，并且直接影响到供应链的利润水平，采购的作用主要包括：

第一，采购可以帮助企业重新修订战略。在采购过程中，通过与供应商的外部接触，可以获得有关新技术、潜在的新材料或服务、新的供应货源和市场条件的改变等方面的重要信息。通过传递这些竞争信息，采购能够帮助企业重新修订企业战略，以充分利用市场机会。

第二，采购能支持企业引领或创新市场。在新产品和服务开发的早期，通过采购可以发现并获得一些具有独特优势的供应商的支持，将他们的新技术和新思想融入新产品和服务开发中，可以压缩开发的时间，提升产品和服务的性价比，将基于这种概念的产品和服务迅速带入市场，有可能使企业成为市场的领导者或创新者。

第三，采购能为其他职能提供价值。采购的作用范围包括从支持作用到战略作用，一个精明的企业在认识到了采购的重要作用后，在供应链管理的重要决策中，会重视采购的影响，从采购方面获得更多的信息，并基于这些信息进行前瞻性预测，以支持其他职能部门的需要，采购活动为其他职能领域提供了价值，反过来，这种支持将导致这些职能领域对采购活动价值的更大认可，并积极参与采购决策和支持采购活动。

5.1.2.传统采购模式及其问题

传统采购模式主要有以下几种：

第一，询价采购，向选定的若干供应商发询价函件，让他们报价，采购商根据各自供应商的报价选定供应商进行采购的方法。这种采购方式适用于数量少、价值低或急需商品的采购。

第二，比价采购，供应部门在自己的资源市场对三家以上的供应商，提供的报价进行比较，将最理想的报价作为订货价格，以确保价格具有竞争性，这种采购方式适用于市场价格较乱或价格透明度不高的情况采购。

第三，招标采购，指通过在一定期限范围内公开的采购信息，说明拟采购物品或项目的交易条件，邀请供货商或承包商在规定的期限内提出报价，按既定标准确定最优惠条件的投标人并与其签订采购合同，是一种高度组织化采购方式，这种采购方式适用于重大工程项目、寻找长期供应商、政府采购和批量采购。

传统采购模式存在以下问题：

第一，凭经验采购，传统的采购管理模式决策上主观性比较强，在物资采购中经常存有凭经验和事后分析进行物资采购和管理的现象，这严重制约了生产成本的降低和物资管理水平的提高。

第二，决策信息量不足，传统的采购管理模式，在物资采购中还存在采购决策所依据的信息不足现象，有时可供采购的厂商达不到货比三家的需要，与阳光采购、廉洁采购距离较远。

第三，业务处理手段滞后，物资的需求计划手工上报、计划的汇总、平衡都由手工完成，不但加大了员工工作的业务量和工作量，重要的是不能保证数据的统一性和数据的准确性。

第四，管理不科学，物资采购合同、代储代销账、估价物资都没有电子文本，在日常工作中极不方便管理和查询，物资进出动态不能及时把握。

因为传统采购模式存在以上种种问题，企业纷纷采取供应链采购模式。

5.2.供应链管理环境下的采购

与传统的采购方式相比，供应链管理下的采购有如下特点：

1. 从传统的为库存而采购到供应链管理下为订单而采购的转变

   • 在传统采购模式中，采购的目的很简单，就是为了补充库存，即为库存而采购。
   • 采购部门并不关心企业的生产过程，不了解生产的进度和产品需求的变化，因此采购过程缺乏主动性，采购部门制定的采购计划很难适应制造需求的变化。
   • 在供应链管理模式下，采购活动是以订单驱动方式进行的，制造订单是在用户需求的驱动下产生的，紧接着，制造订单驱动采购订单，采购订单再驱动供应商，这种标准化的订单驱动模式使供应链系统得以准时响应用户的需求，从而降低了库存成本，提高了物流的速度和库存周转率。

2. 采购管理向外部资源管理的转变

   • 在建筑行业中，当采用工程业务承包制时，为了对承包业务的进度和工程质量进行控制，负责工程项目的部门会派工作人员深入到承包工地，对承包工程进行实时监管。这种方法也可以适用于制造企业的采购业务活动。这是将事后把关转变为事中控制的有效途径。
   • 传统采购管理的不足之处就是与供应商之间缺乏合作，准时化思想(JIT, just in time)出现以后，对企业的物流管理提出了严峻的挑战，需要改变传统的为库存而采购的管理模式，提高采购的柔性和市场响应能力，增加和供应商的信息联系，建立新的供需合作模式。
   • 为此，供应链管理下的采购开始实施外部资源管理，实施外部资源管理也是实施精细化生产、零库存生产的要求。供应链管理思想就是系统性、协调性、集成性、同步性，外部资源管理是实现其供应链企业集成的一个重要步骤。

3. 供应与需求的关系从简单的买卖关系向双方建立战略协作伙伴关系转变

   • 在传统采购模式中，供应商与需求企业之间是一种简单的买卖关系，因此无法解决一些涉及全局性、战略性的供应链问题。而基于战略伙伴关系的采购方式为解决以下问题创造了条件。
   • 第一，是解决了库存问题，在传统的采购模式下，供应链各级企业都无法共享库存信息，各级节点也都独立地采用订货点技术进行库存决策，不可避免地产生需求信息不对称的现象，因此供应链的整体效率较低。在此供应链管理模式下，通过双方的合作伙伴关系，供需双方可以共享库存数据，因此采购的决策过程变得更加透明，减少了需求信息的失真现象。
   • 第二，解决了风险问题，供需双方通过战略性合作关系可以降低由于不可预测的需求变化带来的风险，比如运输过程的风险、信用风险、产品质量风险等。
   • 第三，降低采购成本问题，通过合作伙伴关系，供需双方都从降低交易成本中获得了好处，避免了许多不必要的手续和谈判过程，信息的共享也避免了由于信息不对称决策可能造成的成本损失。
   • 第四，战略性的合作伙伴关系消除了供应过程的组织障碍，为实现准时化采购创造了条件。

供应链采购管理包括三个最基本的任务：

• 要保证企业所需各种物资的供应
• 从资源市场获取各种信息，为企业物资采购和生产决策提供信息支持
• 要与资源市场建立友好的关系，为企业营造一个有效的资源环境

这些可以勾勒出采购过程所包含的基本活动和流程，供应链环境下采购的基本流程由以下七步组成：

1.进行采购需求分析，弄清楚企业希望采购一些什么物资，采购数量为多少，什么时候需要什么样的物资。掌握企业全面的物资需求为制定科学合理的采购订货计划作准备。

2.资源市场分析，即根据企业所需的物资品种和采购类型分析资源市场情况，包括资源分布情况、价格情况、供应商情况、品种质量和交通运输情况等。资源市场分析的重点是供应分析和品种分析。

3.制定采购计划，根据企业物资需求种类、采购类型、资源市场状况制定出切实可行的采购订货计划，包括对供应商的要求、供应品种、具体的订货策略、运输策略和具体的实施进度计划等。

4.进行供应商选择，根据采购计划和前几个步骤的分析，决定供应商选择的标准和数量。首先初步筛选符合要求的供应商，然后对筛选的供应商进行考察和评估，这个过程主要了解供应商所处的市场类型，了解这些信息有助于采购人员决定供应商的数量、采购的方式，如谈判、竞争投标等，最后在考察评估的基础上，通过与供应商的沟通互动，决定最终要选择的供应商。

5.采购计划实施，依据具体的采购计划执行实施，包括联系指定的供应商、贸易洽谈、签订购货合同、运输进货、到货验收和支付货款等。

6.采购过程监控，整个采购过程中需要进行相应的监控工作，包括采购流程的效率和效能，采购资金的支付情况等。

7.进行采购评价，在一次采购完成后，应对本次采购进行评价，主要评估采购活动的效果，总结经验教训、寻找问题、提出改进意见等。

5.3.采购策略

供应链管理模式下的采购策略主要有准时采购、电子采购、协同采购三种策略。

5.3.1.准时采购

准时采购也叫JIT采购，是一种先进的采购模式，是一种管理哲理，JIT的产生源于1973年爆发的全球石油危机，及由此所引起的日益严重的自然资源短缺，这对于当时靠进口原材料发展经济的日本冲击最大。生产企业为了提高产品利润、增强公司竞争力，在原材料成本难以降低的情况下，只能从物流过程寻找利润源，降低由采购、库存、运输等方面所产生的费用，这一思路最初为日本丰田公司提出并应用。随后其他许多日本公司也采用这一技术，为日本经济的发展和崛起作出了重要贡献。

JIT的基本思想是在恰当的时间、恰当的地点、以恰当的数量和质量提供恰当的物品，消除一切无效的劳动与浪费，超过所需要最小数量的任何东西都将被看成是浪费。

准时化采购与传统采购有许多不同之处，其主要表现在：

1. 采用较少的供应商，传统的采购模式一般是多头采购，供应商的数目相对较多，准时化采购采用较少的供应商，甚至单源供应。准时化采购策略管理供应商比较方便，利于降低采购成本，同时有利于供需之间建立稳定的合作关系，质量比较稳定。

2. 对交货的准时性要求不同，准时采购的一个重要特点是要求交货准时，这是实施精细生产的前提条件。交货准时取决于供应商生产与运输条件，作为供应商来说，要使交货准时，可以从以下几个方面着手，一是要不断改进企业的生产条件，提高生产的可靠性和稳定性，二是要加强运输的控制，使运输过程准确无误。

3. 对供应商的选择标准不同，在传统的采购模式中，供应商是通过价格竞争而选择的，供应商与用户的关系是短期的合作关系，当发现供应商不合适时，可以通过市场竞标的方式重新选择供应商。但在准时化采购模式中，由于供应商和用户是长期的合作关系，供应商的合作能力将影响企业的长期经济利益，因此对供应商的要求就比较高。在选择供应商时，需要对供应商进行综合的评估，在评价供应商时价格不是主要的因素，质量是最重要的标准，这种质量不单指产品的质量，还包括工作质量、交货质量、技术质量等多方面内容。高质量的供应商有利于建立长期的合作伙伴关系。

4. 制定采购批量的策略不同，小批量采购是准时化采购的一个基本特征，当然小批量采购自然增加运输次数和成本，对供应商来说这是很为难的事情，特别是供应商在国外等远距离的情形下，实施准时化采购的难度就更大。解决的办法可以通过混合运输，代理运输等方式，或尽量使供应商靠近用户等。

5. 对送货和包装的要求不同，可靠的送货是准时采购的前提，准时化采购下货物可直接送到生产线，货物接收程序更为简化，在包装方面，采用小标准化容器包装。

6. 对于信息共享的需求不同，准时化采购要求供应与需求双方信息高度共享，保证供应与需求信息的准确性和实时性。由于双方的战略合作关系，企业在生产计划、库存、质量等各方面的信息都可以及时地进行交流，以便出现问题时能够及时处理。

前面分析了准时化采购法的特点，从中我们看到准时化采购方法和传统采购方法的一些显著差别，要实施准时化采购法以下三点是十分重要的：

第一，选择最佳的供应商，并对供应商进行有效的管理，是准时化采购成功的基石。
第二，供应商与用户的紧密合作，是准时化采购成功的钥匙。
第三，卓有成效的采购过程质量控制，是准时化采购成功的保证。

5.3.2.电子采购

电子采购也就是网上采购。是在电子商务环境下的采购模式，其基本特点是在网上寻找供应商，寻找品种、网上洽谈贸易、网上订货甚至网上支付货款，但是在网下送货进货。

电子商务采购的优越性有应用范围广、透明度高、节约资金、提高效率、程序标准化等。

电子采购能蓬勃发展原因还在于它具有快速低成本，整合上下游资源和信息的能力。但是在充分认识这种采购管理的巨大优势的同时，我们也应该看到这种采购趋势的局限性：

• 一是采购管理是一个极为复杂的系统工程，既有成本控制、及时采购的要求、又有供应市场的伙伴关系建立等要求，不仅如此，作为企业价值链组成部分的采购活动，往往又与企业其他管理领域发生各种交互行为。所以合理采购体系的建立不是推行电子商务一方面就能解决的。相反，电子采购的顺利开展和绩效的体现，有赖于整个企业管理的规范，以及竞争行为的规范，甚至行业宏观经营体制的健全。

  脱离了这些最基本的管理规范和良性经营环境，电子采购可能不仅不能发挥应有的作用，反而会加剧企业经营的难度和风险。

• 二是电子采购尽管是当今企业采购领域的发展趋势，但是这并不是说明电子采购完全适用于所有的行业和产品。因为基于公开竞价招标的采购形式，不一定适用于高附加价值、供给不充分的产品。此外，电子采购还可能遇到安全问题入网络欺诈、技术问题及缺乏面对面沟通的信任问题等。

5.3.3.协同采购

传统的采购模式不能适应现代企业发展的要求，必须用新的采购模式，协同采购取而代之。协同采购是指企业内部各部门，以及与外部协同进行的采购作业方式，这种新型采购模式强调协同的理念，改进了企业与供应商之间的关系，而且，随着采购品种、数量和频率的增加，协同的作用将越发明显，包括：

第一，企业内部协同，企业要实施高效的采购行为，需要企业内部各业务部门的协同配合，包括设计开发部门、生产部门、销售部门、财务部门等，并适时进行相关数据的维护，如物料、供应商、采购价格等数据，只有这样才能以合理的价格采购到所需的物料、合适的数量并实施正确的交付。

第二，企业与外部的协同，采购不仅需要企业内部的协同，更需要与外部的协同，即与供应商在库存需求等方面信息的共享，企业可以根据供应链的供应情况调整计划及执行的过程，同时，供应商可以根据企业的库存、计划等信息调整供应计划。

5.4.全球采购

全球经济一体化直接推动了全球范围的资源合理配置，也成为全球采购与供应链整合的直接动因，供应链下的全球采购也日益被重视。

现代信息技术的迅猛发展为供应链整合和全球采购提供了条件，借助现代信息技术，使原来分散的各个生产经营环节能够相互连通，成为一个有机的整体。在欧美发达国家，信息技术已经成为供应链整合和全球采购的一个核心技术。

供应链环境下的全球采购模式对供应和采购双方是典型的“双赢”。

对于采购方来说，可以降低采购成本，在获得稳定且具有竞争力的价格的同时，提高产品质量和降低库存水平，通过与供应商的合作，还能取得更好的产品设计和对产品变化产生更快的反应速度。

对于供应方来说，在保证有稳定的市场需求的同时，由于同采购方的长期合作伙伴关系，能更好地了解采购方的需求，改善产品生产流程，提高运作质量，降低生产成本，获得比传统采购模式更高的利润，因此，如何成功的进行全球采购，降低成本，提高企业竞争力已经越来越受到企业的重视。

全球采购在供应链管理环境下的最大优势是节约成本，与此同时，在供应链网络增大后的一个通病是资源浪费。企业为了预防市场及运营环境的变化，一方面汇在其供应链各个环节囤积额外的存货，以备不时之需，另一方面，全球采购使供应链的供货时间变长，驱使企业需要更多的货物储备，导致成本上涨，同时积压 存货也带来风险，两者最终会导致供需之间的需求逐步放大的牛鞭效应。这种现象主要是由于供应链管理中信息不畅，供应链成员与企业缺乏协调和同步运作，无法准确快速响应市场等原因造成的。因而，不断完善供应链管理，变被动为主动是供应链中核心企业的首要问题。

当前全球化采购趋势明显，全球采购对中国企业也会有很多影响，全球采购的迅速发展及其在中国市场日趋频繁的采购活动，对中国经济发展有着许多积极的影响。

从微观层面来讲，全球采购对中国企业的积极影响主要表现在三个方面

1. 这种全球采购活动无疑为中国企业特别是那些过去以内销为主的多数国内企业提供了一个，开拓市场，建立稳定的销售渠道，带动企业产品出口的机遇；

2. 中国企业在参与全球采购并与跨国公司或国际企业合作的过程中，不仅能够建立起稳定的供销关系，而且能够按照国际市场的规则，来进行生产，提供产品，这样使我们的企业更快更直接地了解国际市场的运行规则和需求，促进企业加快自身产品结构的调整和技术的创新，提高自己的产品质量和竞争能力；

3. 中国企业目前面临着“走出去”的发展挑战，需要学习和尽快适应全球采购的资源配置方式，全球采购使我们的企业能够在与国际对手竞争的过程中，建立起全球化的生产网络和采购网络，真正提高在国际市场上的竞争能力。

从宏观层面来看，全球采购也有着积极的影响和作用。

首先，全球采购能对中国出口规模的扩大和出口结构的升级，起到非常积极的推动作用，因为在中国经济的发展过程中，出口对于经济增长的贡献一直是非常重要的，扩大出口是中国经济发展战略中非常关键的一环。因此，全球采购作为一种新的贸易渠道和贸易方式，将为中国产品走向国际市场，提供一个非常好的机遇。

其次，更为积极的意义在于其队中国经济结构及产品结构的调整有着积极的促进作用。国内企业通过与国际企业合作，并纳入全球采购网络，可能会尽快赢得一些有利的竞争地位，进而占据全球性市场，从而使我们的产业结构调整，既能够适应中国经济发展的需求，也能够适应全球市场发展的需求，为中国经济发展赢得更广阔的市场发展空间。

最后，全球采购能够有效地促进和维持中国的竞争性市场结构，因为全球采购进入中国市场，实际上是给中国企业，特别是过去一直在国内市场进行经营和竞争企业带来直接的国际竞争，那么这种国际竞争迫使国内企业采取符合国际市场规则的，更加规范的竞争手段来寻求企业的发展，逐步走出以恶意价格竞争，依靠政府维持地区性或行业性的垄断，而获得市场优势的竞争怪圈。使我国市场经济中的竞争水平得到提高。