96、PowerPoint演示文稿创建：列表与文本格式设置全攻略

PowerPoint演示文稿创建：列表与文本格式设置全攻略

在制作PowerPoint演示文稿时，合理运用列表和文本格式设置能够显著提升演示效果，让信息更清晰、有条理地传达给观众。下面将详细介绍如何创建不同类型的列表以及进行文本格式设置。

1. 列表在演示文稿中的作用

在演示文稿中使用列表是解释主题或概念的有效方式。对于口头演示，列表旨在增强表达效果，而非替代口头讲解；而在自动运行的演示文稿中，列表项可能需要更长、更具描述性。但要记住，PowerPoint是一个用于以视觉和图形方式展示信息的程序，并非用于创建另一种形式的书面文档。

列表项可以有不同的级别。一级项是列表中的主要项目，二级项（有时称为子项）则是位于一级项下方并缩进的项目。通常，子项的字体大小会小于上一级的文本大小。文本以“点”为单位进行衡量，书籍中的文本通常采用10或12点字体，而幻灯片上的文本需要更大，以便观众能够轻松阅读。

2. 创建项目符号列表

项目符号列表是在每个项目或段落前带有某种项目符号的列表。当创建子项时，通常会使用不同或更小的符号。以下是在幻灯片2和3上创建项目符号列表的步骤：
1. 在幻灯片2上，点击标题文本占位符（显示“点击添加标题”），然后输入“会员要求”。
2. 在内容占位符中，点击指针形状为特定形状的区域（即除占位符中心按钮外的任何位置）。此时，“点击添加文本”的占位符文本消失，插入点出现，同时出现浅灰色的项目符号。
3. 输入“购买”。输入第一个字符后，内容占位符中心的图标消失，项目符号变深，内容占位符变为文本框。在“开始”选项卡的“段落”组中，“项目符号”按钮会变为橙色，表明已选中。
4. 按下空格键，输入“全份额（$425）或半份额（$250）”，然后按下回车键。插入点移到新行，新行出现一个新的浅灰色项目符号。
5. 输入“每月至少志愿服务两小时”，按下回车键，再输入“每周取货一次”，然后按下回车键。此时，项目符号列表包含三个一级项，插入点位于文本框第四行的浅灰色项目符号旁边。注意，在“开始”选项卡的“字体”组中，“字号”框显示为28点。
6. 按下Tab键。项目符号和插入点向右缩进半英寸，项目符号变小，“字号”框中的数字变为24。
7. 输入“周五，下午3点 - 5点”，然后按下回车键。输入“5”后按下空格键，自动更正功能会将短横线变为稍长的“en - 破折号”。
8. 输入“周六，上午7点 - 中午”，然后按下回车键。创建了第三个子项，可使用组合键将其转换为一级项。
9. 按下Shift + Tab键。项目符号和插入点移回文本框左边缘，项目符号变回较大尺寸，“字号”框再次显示为28，因为该行现在是一级项目符号项。
10. 输入“或选择配送（额外收费）”，按下回车键，然后输入“十月社区庆祝活动”。
11. 在“幻灯片”选项卡中，点击幻灯片3的缩略图以在幻灯片窗格中显示幻灯片3，点击标题文本占位符，然后输入“会员权益”。
12. 在内容占位符中，点击占位符文本，输入“预选农产品份额”，按下回车键，然后输入“自选项目”。

需要注意的是，避免将信息放在幻灯片底部四分之一的区域，因为大房间后排的观众可能看不到。同时，在添加文本时要遵循一定规则，如7x7规则（每张幻灯片不超过七个项目，每个项目不超过七个单词），也可采用6x6或4x4规则。如果是自动运行的演示文稿，通常需要添加比现场演示更多的文本。

3. 创建编号列表

编号列表与项目符号列表类似，只是每个项目前显示的是数字而非项目符号。一般在项目顺序很重要时使用编号列表，例如展示完成任务所需按顺序执行的步骤说明。以下是在幻灯片5上创建编号列表的步骤：
1. 在“幻灯片”选项卡中，点击幻灯片5的缩略图以在幻灯片窗格中显示幻灯片5，然后输入“额外商品下单方式”作为标题文本。
2. 在内容占位符中，点击占位符文本。
3. 在“开始”选项卡的“段落”组中，点击“编号”按钮。“编号”按钮被选中，“项目符号”按钮取消选中，内容占位符中的项目符号被数字1和句号取代。
4. 输入“周三前在线下单”，然后按下回车键。开始输入时，数字1变为黑色。按下回车键后，插入点移到下一行，旁边显示浅灰色数字2。
5. 输入“核实付款信息”，然后按下回车键。下一行出现数字3。
6. 在“段落”组中，点击“增加列表级别”按钮。第三行缩进成为第二行的子项，原来显示的数字3变为较小尺寸的数字1。点击该按钮是创建子项的另一种方式，等同于按下Tab键。
7. 输入“信用卡”，按下回车键，再输入“从支票账户扣款”，然后按下回车键。
8. 在“段落”组中，点击“降低列表级别”按钮。第五行变为一级项，旁边显示数字3。点击该按钮是将子项提升为一级项的另一种方式，等同于按下Shift + Tab键。
9. 输入“提交”。此时，列表包含三个一级编号项和数字2下的两个子项。
10. 在第二项中，点击“核实”一词前，然后按下回车键。在第二项上方插入一个空行。
11. 按下特定键（原文此处表述不完整）。空行中出现浅灰色数字2。列表第三行的项目仍编号为2。
12. 输入“指定取货或配送方式”。开始输入时，第二行的新数字2变为黑色，列表中的第三项编号变为3。

以下是创建编号列表的步骤流程图：

graph LR
    A[显示幻灯片5] --> B[输入标题文本]
    B --> C[点击内容占位符文本]
    C --> D[点击编号按钮]
    D --> E[输入第一项并回车]
    E --> F[输入第二项并回车]
    F --> G[点击增加列表级别按钮]
    G --> H[输入子项并回车]
    H --> I[点击降低列表级别按钮]
    I --> J[输入后续项]
    J --> K[插入空行]
    K --> L[输入指定内容]

4. 创建无编号列表

无编号列表是在每个项目前没有项目符号或数字的列表。当你想在幻灯片上展示多行信息而无需对信息进行逐项编号时，无编号列表很有用。例如，演示者的联系信息（包括电子邮件地址、街道地址、城市等）以无编号列表呈现会更清晰。

列表中的项目之间通常会有一些额外的空间，以视觉上区分项目符号项。有时，你可能不希望行与行之间有额外的空间。此时，按下Shift + Enter键而不是仅按Enter键，会创建新行，但它仍被视为上一项的一部分，因此行与行之间没有额外空间。需要注意的是，在项目符号或编号列表中这样操作，新行旁边不会有项目符号或数字，因为它不是新的项目。

以下是在幻灯片4和7上创建无编号列表的步骤：
1. 在“幻灯片”选项卡中，点击幻灯片4的缩略图以在幻灯片窗格中显示幻灯片4。幻灯片4应用了“两栏内容”布局。
2. 输入“什么是社区支持农业（CSA）？”作为标题文本，然后在左侧内容占位符中，点击占位符文本。
3. 在“开始”选项卡的“段落”组中，点击“项目符号”按钮。该按钮不再被选中，内容占位符中的项目符号消失。
4. 输入“社区”，按下回车键，输入“支持”，按下回车键，然后输入“农业”。
5. 在幻灯片窗格中显示幻灯片7，在标题文本占位符中输入“更多信息”，然后在内容占位符中，点击占位符文本。
6. 在“段落”组中，点击“项目符号”按钮以移除项目符号，输入“山谷瀑布社区支持农业（Valley Falls CSA）”，然后按下回车键。创建了新行，但插入点上方有额外空间，这不符合地址的常见显示方式。
7. 按下Backspace键删除新行，将插入点移回第一行末尾，然后按下Shift + Enter键。插入点移到下一行，此时上方没有额外空间。
8. 输入“300 County Fair Road”，按下Shift + Enter键，然后输入“Spartanburg, SC 29301”。接下来需要在下一行插入电话号码，再下一行插入该组织的通用电子邮件地址，最后一行插入网站地址。这些行上方的额外空间会将这些信息与地址区分开来，便于阅读。
9. 按下回车键创建上方有额外空间的新行，输入“(864) 555 - FOOD”，按下回车键，输入“csainfo@valleyfallscsa.example.org”，然后按下回车键。插入点移到上方有额外空间的新行，输入的电子邮件地址变为蓝色并带有下划线。当输入PowerPoint识别为电子邮件或网站地址的文本，然后按下空格键或回车键时，它会自动将其格式化为在幻灯片放映时可点击的链接，并改变颜色和添加下划线以作提示，且只能在幻灯片放映时点击链接。
10. 输入“www.valleyfallscsa.example.org”，然后按下空格键。文本被格式化为链接。由于Isaac计划在演示过程中点击该链接向观众展示网站，因此希望它保持链接格式。但电子邮件地址在演示过程中无人会点击，所以无需格式化为链接。
11. 右键点击“csainfo@valleyfallscsa.example.org”，会弹出快捷菜单。
12. 在快捷菜单中，点击“移除超链接”。电子邮件地址不再是超链接格式。
13. 在快速访问工具栏中，点击“保存”按钮保存更改。

以下是创建无编号列表的步骤总结表格：
| 步骤 | 操作内容 |
| — | — |
| 1 | 显示幻灯片4，输入标题，点击左侧内容占位符文本 |
| 2 | 点击“项目符号”按钮移除项目符号 |
| 3 | 输入相关内容并回车 |
| 4 | 显示幻灯片7，输入标题，点击内容占位符文本 |
| 5 | 点击“项目符号”按钮移除项目符号，输入信息并回车 |
| 6 | 删除多余行，按Shift + Enter键继续输入 |
| 7 | 输入电话号码、邮箱、网站地址等 |
| 8 | 移除邮箱超链接，保存更改 |

5. 文本格式设置

演示文稿中的幻灯片应具有一致的外观和感觉。例如，幻灯片标题和内容占位符中的文本应使用相互搭配的字体。但有时，你需要更改文本的格式。比如，你可能想将特定的单词加粗，以使它们更加突出。

要对文本应用格式，必须先选择文本或文本框。如果你想对文本框中的所有文本应用相同的格式，可以点击文本框的边框。点击后，虚线边框会变为实线边框，表示整个文本框的内容已被选中。

“开始”选项卡上“字体”组中的命令可用于对文本应用格式。其中一些命令在迷你工具栏上也可用，当你用鼠标选择文本时，迷你工具栏会出现。迷你工具栏包含常用的文本格式设置按钮。如果迷你工具栏出现，你可以使用其中的按钮，而不必使用“字体”组中的按钮。

“字体”组中的一些命令使用了Microsoft Office Live Preview功能，该功能会在幻灯片上预览更改，让你能立即看到应用该格式后文本的外观。

Isaac希望幻灯片7上的联系信息更大，还希望幻灯片4（“什么是CSA？”）上无编号列表中每个项目的首字母格式更加突出。以下是对幻灯片4和7上的文本进行格式设置的步骤：
1. 在幻灯片7（“更多信息”）上，将指针移到包含联系信息的文本框边框上，使其变为特定形状，然后点击文本框边框。边框变为实线，表示整个文本框已被选中。
2. 在“开始”选项卡的“字体”组中，点击“增大字号”按钮两次。每次点击后，文本框中的所有文本都会增大字号。
3. 在幻灯片窗格中显示幻灯片4（“什么是CSA？”）。
4. 在无编号列表中，点击“社区”一词左侧，按住Shift键，按下相应键（原文此处表述不完整），然后释放Shift键。字母“C”被选中。
5. 在“字体”组中，点击“加粗”按钮。“加粗”按钮被选中，所选文本被格式化为加粗。
6. 确保字母“C”仍被选中，然后在“字体”组中，点击“阴影”按钮。所选文本现在变为加粗并带有轻微的投影效果。
7. 在“字体”组中，点击“字号”箭头以打开“字号”菜单，然后点击48。所选文本现在变为48点。
8. 在“字体”组中，点击“字体颜色”箭头。会打开一个包含颜色的菜单。
9. 在“主题颜色”下，将指针移到每种颜色上，注意出现的屏幕提示，并观察Live Preview功能在你指向每种颜色时如何更改所选文本的颜色。
10. 使用屏幕提示，找到“橙色，强调文字颜色2，深色25%”颜色，然后点击它。所选文本变为你点击的橙色。

以下是文本格式设置步骤的流程图：

graph LR
    A[选择幻灯片7文本框] --> B[点击增大字号按钮两次]
    B --> C[显示幻灯片4]
    C --> D[选择字母C]
    D --> E[点击加粗按钮]
    E --> F[点击阴影按钮]
    F --> G[选择字号48]
    G --> H[点击字体颜色箭头]
    H --> I[选择指定颜色]

6. 使用格式刷复制和应用格式

现在需要对列表中其他单词的首字母进行格式设置，使其与字母“C”匹配。你可以重复对字母“C”进行格式设置的步骤，也可以使用格式刷将字母“C”的所有格式复制到其他需要格式设置的字母上。

此外，Isaac希望无编号列表中的文本尽可能大。由于每个单词的首字母比其余字母大，最简单的方法是选择所有文本，然后使用“增大字号”按钮。每次点击该按钮，所有字母的字号都会增加4点。

以下是在幻灯片4上使用格式刷复制和应用格式的步骤：
1. 确保字母“C”仍被选中。
2. 在“开始”选项卡的“剪贴板”组中，点击“格式刷”按钮，然后将指针移回幻灯片窗格。该按钮被选中，指针变为特定形状。
3. 将指针定位到“支持”一词中字母“S”之前，按住鼠标按钮，拖动覆盖字母“S”，然后释放鼠标按钮。应用到字母“C”上的格式被复制到字母“S”上，同时迷你工具栏出现。
4. 在迷你工具栏上，点击“格式刷”按钮，然后拖动覆盖“农业”一词中的字母“A”。
5. 点击文本框的边框以选择整个文本框，然后在“字体”组中，点击“增大字号”按钮五次。在“字体”组中，“字号”按钮显示文本为“48 + 点”。这意味着在所选文本框中，最小的文本为48点，并且有一些文本的字号更大。
6. 在快速访问工具栏中，点击“保存”按钮保存更改。

如果需要将格式复制到多个位置，可以双击“格式刷”按钮，使其保持选中状态，直到你取消选择它。

以下是使用格式刷步骤的总结列表：
1. 选中已设置格式的字母。
2. 点击格式刷按钮。
3. 用指针选择要应用格式的字母。
4. 若需多次应用，可在迷你工具栏再次点击格式刷或双击格式刷按钮。
5. 选择整个文本框，增大字号。
6. 保存更改。

通过以上创建不同类型列表和进行文本格式设置的方法，你可以制作出更加专业、清晰和吸引人的PowerPoint演示文稿，有效地向观众传达信息。