95、如何使用PowerPoint创建演示文稿

如何使用PowerPoint创建演示文稿

1. 启动PowerPoint并创建新演示文稿

Microsoft PowerPoint 2013是一款强大的工具，可用于在幻灯片上创建和展示视觉与音频辅助内容，帮助你在演示中清晰表达观点，也能让人们在你不在场的情况下自行观看演示文稿。

启动PowerPoint的步骤如下：
1. 若有必要，显示Windows开始屏幕。
- 如果你使用的是Windows 7系统，点击任务栏上的“开始”按钮。
2. 点击“PowerPoint 2013”磁贴。PowerPoint启动并显示后台视图中的“最近使用的演示文稿”屏幕。屏幕左侧橙色栏中列出了最近打开的演示文稿，右侧是创建新演示文稿的选项。
- 若看不到“PowerPoint 2013”磁贴，输入“PowerPoint”，在应用屏幕中突出显示“PowerPoint 2013”磁贴后点击该磁贴。
- 如果你使用的是Windows 7系统，指向开始菜单中的“所有程序”，点击“Microsoft Office 2013”，然后点击“PowerPoint 2013”。
3. 点击“空白演示文稿”。后台视图关闭，新的演示文稿窗口出现，标题栏中显示临时文件名“Presentation1”，新演示文稿中只有一张幻灯片——幻灯片1。

以下是启动流程的 mermaid 流程图：

graph LR
    A[显示Windows开始屏幕] --> B{是否为Windows 7系统}
    B -- 是 --> C[点击任务栏上的“开始”按钮]
    B -- 否 --> D[直接操作]
    C --> E[点击“PowerPoint 2013”磁贴]
    D --> E
    E --> F{是否看到“PowerPoint 2013”磁贴}
    F -- 否 --> G[输入“PowerPoint”并点击磁贴]
    F -- 是 --> H[点击“PowerPoint 2013”磁贴]
    G --> I[显示“最近使用的演示文稿”屏幕]
    H --> I
    I --> J[点击“空白演示文稿”]
    J --> K[新演示文稿窗口出现]

2. 解决可能遇到的问题

• 若看不到功能区中包含按钮的区域，只看到功能区选项卡名称，点击“开始”选项卡展开功能区以显示命令，然后点击功能区右下角出现的“固定功能区”按钮。
• 若窗口未最大化，点击右上角的“最大化”按钮。

3. 在触摸模式和鼠标模式之间切换

在Office 2013中，你既可以使用鼠标操作，若设备有触摸屏，也能使用触摸模式。触摸模式下，功能区高度增加，按钮周围空间更大，便于用手指点击特定按钮，同时PowerPoint窗口主区域的“点击”提示会替换为“点击”。

切换步骤如下：
1. 在快速访问工具栏上，点击“自定义快速访问工具栏”按钮，打开菜单。菜单底部附近的“触摸/鼠标模式”命令旁边没有选中标记。
- 若“触摸/鼠标模式”命令旁边有选中标记，按Esc键关闭菜单，跳过步骤2。
2. 在菜单中点击“触摸/鼠标模式”。菜单关闭，“触摸/鼠标模式”按钮出现在快速访问工具栏上。
3. 在快速访问工具栏上，点击“触摸/鼠标模式”按钮，打开菜单，列出“鼠标”和“触摸”选项，“鼠标”旁边的图标呈橙色阴影，表示已选中。
- 若“触摸”旁边的图标呈橙色阴影，按Esc键关闭菜单，跳过步骤4。
4. 在菜单中点击“触摸”。菜单关闭，功能区高度增加，PowerPoint窗口主区域的“点击”提示替换为“点击”。

以下是模式切换步骤的表格：
|步骤|操作|
| ---- | ---- |
|1|点击“自定义快速访问工具栏”按钮，检查“触摸/鼠标模式”命令标记|
|2|若未标记，点击“触摸/鼠标模式”|
|3|点击“触摸/鼠标模式”按钮，查看选中状态|
|4|若未选中“触摸”，点击“触摸”|

4. 创建标题幻灯片

标题幻灯片是演示文稿的第一张幻灯片，通常包含演示文稿的标题以及其他标识信息，如公司口号、演示者姓名或公司名称。标题和副标题使用的字体可以相同，也可以是相互搭配的不同字体。

标题幻灯片包含两个文本占位符，占位符是幻灯片上预留用于插入文本或图形的区域，文本占位符专门用于包含文本，通常会显示描述其用途的提示文本，并提示你点击以开始输入。较大的文本占位符用于放置演示文稿标题，较小的用于放置副标题。输入文本后，占位符就变成了文本框。

添加公司名称和口号到标题幻灯片的步骤如下：
1. 在幻灯片1上，将指针移到标题文本占位符（显示“点击添加标题”处），指针变为特定形状后点击。插入点替换占位符文本，文本占位符边框变为虚线，“绘图工具 - 格式”上下文选项卡出现在功能区最右侧。注意“开始”选项卡的“字体”组中，标题字体显示为“Calibri Light”。
2. 输入“Valley Farms CSA”，此时占位符变为文本框。
3. 点击幻灯片的空白区域，文本框边框消失，“绘图工具 - 格式”选项卡不再显示在功能区上。
4. 点击副标题文本占位符（显示“点击添加副标题”处），输入“Freshest, most delicious food!”，注意“字体”组中副标题字体为“Calibri”，与标题字体搭配良好。
5. 点击幻灯片的空白区域。

5. 保存和编辑演示文稿

创建演示文稿后，应命名并保存文件。你可以将文件保存在硬盘、网络驱动器、外部驱动器（如USB驱动器）或Microsoft的免费在线存储服务SkyDrive上。

首次保存演示文稿的步骤如下：
1. 在快速访问工具栏上，指向“保存”按钮，按钮变亮并显示屏幕提示，提示显示“保存”字样及保存命令的快捷键Ctrl + S。
2. 点击“保存”按钮，后台视图中出现“另存为”屏幕。由于已打开演示文稿，此时后台视图中的命令比启动PowerPoint时更多，左侧导航栏包含处理文件和程序选项的命令。
3. 如有必要，点击“计算机”，然后点击“浏览”按钮，“另存为”对话框打开。
- 若要将文件保存到SkyDrive账户，在“另存为”屏幕上点击“SkyDrive”，如有必要登录账户，然后点击“浏览”按钮。
4. 导航到存储数据文件的驱动器和文件夹，点击“文件名”框，建议的文件名“Valley Falls CSA”已选中。
5. 输入“Membership Info”，输入的文本将替换“文件名”框中选中的文本。
6. 点击“保存”按钮，文件保存，对话框和后台视图关闭，演示文稿窗口再次出现，标题栏中显示新文件名。

编辑演示文稿的步骤如下：
1. 在幻灯片1上，点击标题，使用方向键将插入点定位到“Farms”一词右侧。
2. 按Backspace键三次，删除插入点左侧的三个字符“rms”。
3. 输入“lls”，将第二个单词更改为“Falls”。
4. 点击副标题文本框中“Freshest”一词左侧，输入“Teh”，然后按空格键，PowerPoint会将输入的单词自动更正为“The”。
5. 将指针移到“The”一词上，单词首字母下方会出现一个非常淡的小矩形，表示已进行自动更正。
6. 将指针移到自动更正指示框上，指针变为“自动更正选项”按钮后点击该按钮，打开菜单，你可以将单词改回原始输入、指示PowerPoint停止在该文件中进行此类更正或打开“自动更正”对话框。
- 若看不到自动更正指示框，指向字母“T”，然后慢慢向下移动指针，直到指针变为“自动更正选项”按钮。
7. 点击“控制自动更正选项”，打开“自动更正”对话框，选中“自动更正”选项卡。
8. 查看自动更正功能进行的更改类型，然后点击“取消”按钮。
9. 如有必要，点击“Freshest”中的“F”左侧，按Delete键，然后输入“f”，副标题变为“The freshest, most delicious food!”。
10. 在快速访问工具栏上，点击“保存”按钮，将所做更改保存到名为“Membership Info”的文件中。

以下是保存和编辑流程的表格：
|操作类型|步骤|
| ---- | ---- |
|首次保存|1. 指向“保存”按钮查看提示
2. 点击“保存”按钮打开“另存为”屏幕
3. 选择保存位置并点击“浏览”
4. 导航到存储位置并点击“文件名”框
5. 输入新文件名
6. 点击“保存”按钮|
|编辑并保存|1. 定位插入点并进行文本修改
2. 利用自动更正功能
3. 处理自动更正选项
4. 查看并取消“自动更正”对话框
5. 继续修改文本
6. 点击“保存”按钮保存更改|

6. 添加新幻灯片

随着演示文稿的创建，你需要添加更多幻灯片来丰富内容。每个幻灯片都有其布局，即幻灯片上占位符的排列方式。标题幻灯片使用“标题幻灯片”布局，而常用的布局还有“标题和内容”布局，它包含一个用于幻灯片标题的文本占位符和一个内容占位符。内容占位符可用于放置多种类型的幻灯片内容，如文本、表格、图表、图片或视频。

添加新幻灯片及应用不同布局的步骤如下：
1. 确保功能区显示“开始”选项卡。
2. 在“幻灯片”组中，点击“新建幻灯片”按钮（即点击按钮顶部）。新幻灯片将出现在幻灯片窗格中，其缩略图将显示在“幻灯片”选项卡中幻灯片1的下方。新幻灯片应用了“标题和内容”布局，该布局包含一个标题文本占位符和一个内容占位符。“幻灯片”选项卡中，新幻灯片2周围会出现橙色边框，表示它是当前幻灯片。
3. 再次在“幻灯片”组中点击“新建幻灯片”按钮，添加新幻灯片3。由于幻灯片2应用了“标题和内容”布局，幻灯片3也将应用该布局。
4. 在“幻灯片”组中，点击“新建幻灯片”按钮箭头（即点击按钮底部），将出现可用布局的图库。
5. 在图库中，点击“两栏内容”布局。图库关闭，插入应用了“两栏内容”布局的新幻灯片4，该布局包含一个标题文本占位符和两个内容占位符。
6. 在“幻灯片”组中，点击“新建幻灯片”按钮，添加新幻灯片5。由于幻灯片4应用了“两栏内容”布局，幻灯片5也将应用该布局，你需要更改幻灯片5的布局。
7. 在“幻灯片”组中，点击“布局”按钮，将出现与点击“新建幻灯片”按钮箭头时相同的布局图库，“两栏内容”布局已被选中（通过其后面的橙色阴影表示），显示这是当前幻灯片（幻灯片5）应用的布局。
8. 点击“标题和内容”布局，将幻灯片5的布局更改为“标题和内容”布局。
9. 在“幻灯片”组中，再点击三次“新建幻灯片”按钮，添加三张应用“标题和内容”布局的新幻灯片。此时演示文稿中共有八张幻灯片，“幻灯片”选项卡中幻灯片1至3已向上滚动出视图，“幻灯片”选项卡和幻灯片窗格中均出现垂直滚动条。
10. 在“幻灯片”组中，将滚动框拖动到垂直滚动条顶部，然后点击幻灯片2的缩略图，幻灯片2将成为当前幻灯片，它将显示在幻灯片窗格中并在“幻灯片”选项卡中被选中。
11. 在快速访问工具栏上，点击“保存”按钮，将所做更改保存到文件中。

以下是添加新幻灯片及更改布局的 mermaid 流程图：

graph LR
    A[确保显示“开始”选项卡] --> B[点击“新建幻灯片”按钮]
    B --> C[新幻灯片2出现，应用“标题和内容”布局]
    C --> D[再次点击“新建幻灯片”按钮]
    D --> E[新幻灯片3出现，应用“标题和内容”布局]
    E --> F[点击“新建幻灯片”按钮箭头]
    F --> G[打开布局图库]
    G --> H[点击“两栏内容”布局]
    H --> I[新幻灯片4出现，应用“两栏内容”布局]
    I --> J[点击“新建幻灯片”按钮]
    J --> K[新幻灯片5出现，应用“两栏内容”布局]
    K --> L[点击“布局”按钮]
    L --> M[打开布局图库，“两栏内容”布局已选中]
    M --> N[点击“标题和内容”布局]
    N --> O[幻灯片5布局更改为“标题和内容”布局]
    O --> P[三次点击“新建幻灯片”按钮]
    P --> Q[添加三张“标题和内容”布局幻灯片]
    Q --> R[拖动滚动框到顶部，点击幻灯片2缩略图]
    R --> S[幻灯片2成为当前幻灯片]
    S --> T[点击“保存”按钮保存更改]

7. 恢复未保存的演示文稿

如果你不小心在未保存更改的情况下关闭了演示文稿，可以通过以下步骤恢复：
1. 点击“文件”选项卡。
2. 在导航栏中点击“打开”。
3. 点击“恢复未保存的演示文稿”按钮。

以下是恢复未保存演示文稿步骤的表格：
|步骤|操作|
| ---- | ---- |
|1|点击“文件”选项卡|
|2|在导航栏中点击“打开”|
|3|点击“恢复未保存的演示文稿”按钮|

综上所述，通过以上一系列步骤，你可以熟练使用PowerPoint 2013创建、编辑、保存和管理演示文稿，无论是简单的标题幻灯片设置，还是复杂的多幻灯片布局应用，都能轻松应对。同时，掌握恢复未保存演示文稿的方法，也能让你在意外情况下减少损失。