管理实践-基于vika+钉钉机器人辅助进行事务管理

一、先看最终实现的效果

通过维格表（vika）将相关信息同步发送至钉钉项目群。

二、正文

本次的实践，是将维格表做为消息分发的主体，通过维格的【机器人】功能模块基于WebHook进行主动推送信息的能力，如下图：

三、针对的痛点（为什么要做这件事？）

1.首先是我们日常都比较重视的问题：**信息的及时同步，**重要的事希望能通过及时通讯工具同步给项目相关人员；

2.信息的填写，往往会因为时间紧迫，随便写一句话即发出，往往导致缺少关键要素而影响沟通效率；

3.信息的阅读，同样，基于信息的随意性，阅读者往往没办法第一时间抓住重点，导致信息的传递效率大打折扣；

如果将这些诉求转化为企业自动化办公的研发需求，那么我们肯定要有一定的产品、研发资源的投入，包括设计定义相关流程，模板、协议，后续还得有技术人员长期进行运维支撑。团队投入研发资源做这些可能不是最优的选择，即便投入，这个等待期可能会很长，也可能根本等不到。

维格表，是一个可视化且比较容易上手的低代码平台，因为我自己这一年都在使用维格，相对熟悉一些，所以就首先在维格表上进行相应的探索。

基于维格表的机器人配置，我们可以实现：

（1）与钉钉群的消息打通，让消息及时通过钉钉进行同步；

（2）基于格式化的维格表对信息进行规范，确保信息在收集时，关键要素不缺失；

（3）基于机器人的消息模板配置，保证输出的信息规范而有条理；

同时，基于维格表的多维特性，在阶段性回顾时时对任务表进行导出汇总也将是非常轻松容易的事。

四、具体操作

接下来，进入主题，看看要实现这样的效果，我们需要做哪些配置。

1、为钉钉群添加机器人

1.1 在钉钉群设置中找到"机器人"：

1.2 添加一个机器人：

注意，要选择“自定义”机器人：

1.3 填写好基本信息：

因为我们不涉及研发代码层面的对接，所以在”安全设置“选项，我们要选择”自定义关键词“，这个关键词是用来对后续要推送消息进行过滤识别的，我们在后面的配置章节会进行说明。

于是，在你的钉钉项目群里，就会出现这么一个小助手，在它创建完成后会第一时间向大家发出第一条问好：

2、添加维格机器人

说明1：如果你是第一次使用，可以到这里通过微信扫码即可快速完成注册：维格表 (vika.cn)

说明2：维格表是配置机器人的前提基础，注册登录完成以后，记得先创建一张表格，后面我们将用其进行信息的管理；

2.1 机器人配置入口

2.2 添加机器人

下一步：

2.3 选择触发条件

这里选择：有记录满足条件时

2.4 选择操作

这里选择：发消息到钉钉群

2.5 完成机器人的创建

到这里就完成了维格机器人的创建。

3、对机器人进行关联配置

3.1 钉钉群机器人配置

3.1.1.在群设置中找到之前创建好的机器人，进行编辑

将消息推送设置为”开启“，复制好下面的Webhook备用。

3.1.2.填写自定义关键词

这里的关键词是钉钉群用来识别过滤消息的条件，比如我们设置了关键词是”项目管理“，那么对应在维格那边我们配置推送的文本时，就必须带有”项目管理“字样，否则消息将不能成功推送到钉钉群。

如：

事务：组织项目小组需求评审会，类型：项目管理，主持人：张三

可以推送成功。

事务：组织项目小组需求评审会，主持人：张三

将不能推送成功。

3.2 维格机器人配置

3.2.1.设置消息发送的条件

记得将机器人上方的状态开关设置为开启。

3.2.2.添加匹配条件

首次配置可以先配置为指定字段不为空，后面可根据需要进行修改。

比如此处我设置的条件是”状态“列不为空，即满足消息发送的条件：

以后可以以这个字段的值来进行消息是否发送的控制项，每次只要信息有编辑，平台都会进行判断，只要满足你设定的值，即会触发后续的消息发送动作。

3.2.3.配置执行操作（关键步骤）：

将上面3.1.1节点配置钉钉群机器人里边获得的Webhook链接填写到这里：

配置消息，这里我们选择”文本消息“，当然，如果你对Markdown语法有一定了解，也可以选择”Markdown“：

消息配置，这里就是最终我们准备发送到钉钉的信息了，为了保证信息的规范而有条理，可以参考以下的配置元素（对应维格表中的一个个列）：

上面的消息内容用到了维格的变量，使用起来也很简单，就是输入一个/字符，即可弹出当前维格表所有的字段，供你选择。

再次提醒：维格表中要先创建好准备发送的相关信息字段。

这是维格提供的强大功能，通过变量，可以实现相关信息的自动模板替换：

保存配置，即完成了所有的配置。

接下来，你就可以通过编辑维格表里的数据，来自动触发钉钉群的消息发送了。

---

为了进一步引导大家用好这个工具，我在文章最后特补上一些技巧和自己遇到过的问题（FAQ），希望能帮忙大家在学习试用的过程中少走一些弯路。

1.触发条件的一些小技巧

• 在流程状态不是很敏感的地方，可以在维格表中设置一个状态列，用于实现手动控制消息的发送（比如我在一开始时演示的效果：机器人推送：是/否，用于我进行手动控制消息发送）；
• 在流程状态比较重要的地方，建议在椎格表中配置一个相应的状态列，再通过配置触发条件实现自动触发（比如配置一个列为：状态，发送条件为非空时发送，那么每当你编辑了状态列之后，即会触发消息投递）；

基于以上的应用，大家可以根据团队实际的需要，拓展至其它平台，并挖掘出更多的应用场景。

2.常见问题及注意事项

• Q：设置了多个执行动作，一个都没成功执行；

• A：当机器人的执行动作有多个时，目前的维格表逻辑是按顺序执行的，一个动作失败后，将不再执行后续动作，如果确实有多个动作，建议拆分为两个机器人；

---

• Q：条件配置正常，但是消息一直没收到；
• A：请通过机器人编辑界面的右上角的执行历史进行检查，每次触发机器人的执行结果以及失败原因都有详细的记录。首次配置很有可能是没有配置好钉钉群智能助手的关键词；