如何快速完成采购到货的入库操作？WMS 让入库时间缩短一倍

如何快速完成采购到货的入库操作？

我和一些老板朋友经常谈到仓库管理的问题，从我们的对话和我自己实地去仓库调研发现，很多仓库管理混乱，不是因为仓库没人干活，而是采购到货、入库确认、质检、上架这些节点，流程断了。

采购、仓库、财务三方互怼，从早吵到晚，效率低，错误多，每天忙得像陀螺。

但实际上，“采购到货→入库”这件事并不复杂，只要 流程清晰 + 节点标准化 + 系统辅助自动记录，速度就可以提高一倍。

今天我不讲空话，只讲实操，一文讲清：WMS如何实现快速完成采购到货的入库操作。

文章中参考的系统，我已经做成了现成的模板，在这儿放了个入口链接，大家点进去一试便知，自取模板。

一、入库慢的根本原因

原因 1：信息不透明

  https://s.fanruan.com/875vd  

采购知道到货时间，但仓库不知道要收什么货，提前也做不了准备。

仓库：“今天怎么来了这么多托盘？没提前通知，我人手不够！”

原因 2：单据不闭环

纸质单据容易丢，凭记忆入库，搞混批次、数量。

仓库：“你到底买了 100 件还是 120 件？纸条上看不清。”

原因 3：流程不标准

每个人都有自己的做法，结果就是越做越乱。

采购：“只要到了赶紧收就行！” 仓库：“不质检我不敢收！” 财务：“你们能不能给我个完整凭证！”

没有标准流程，就是最大的成本。

二、快速完成采购入库的流程

1）采购下单 → 系统生成采购订单 PO

• 数量、交期、供应商明确
• 系统产生唯一订单编号

关键：采购不是口头下单，是系统下单

2）供应商发货 → 提供发货单/装箱单

• 快递/物流单号
• 装箱明细（SKU/批次/数量）

提前通知仓库，仓库能提前安排叉车、人手、库位。

3）货物到仓 → 仓库扫码验收

入库不要靠纸单手抄！

正确做法：

手持设备/手机 → 扫供应商二维码 → 自动读取 PO 单信息

• 扫码比对采购订单数量
• 不一致直接标记“异常收货”
• 减少口误、减少手动输入

4）质检

• 合格 → 继续入库
• 不合格 → 系统打回采购，形成退料流程

不要一边质检一边上架，先分区再质检，避免不合格品流入库区。

6）上架 → 系统记录库位

• 系统提示最优库位（按 ABC 管理/体积/重量/频次）
• 扫描货架条码确认

这一步非常关键：没有库位，就没有库存管理。

很多企业库存一直不准，不是系统不好，是 “东西进了仓，不知道放哪儿”。、

三、不用系统 vs 用系统，效率差距有多大？

我给大家一张表格直观对比一下：

仓库每天可以节省至少 2 小时以上。

对于 SKU 多、批次多、多仓库、多渠道企业，提升更明显。

四、仓库管理真正难的不是入库，是变化

很多老板会问：

“我们仓库人干活很认真，为什么还是乱？”

因为货是活的，变化快：

• 有些货是自提，有些是快递
• 有些货要质检，有些不需要
• 有些货要贴条码，有些已经贴好了

所以，流程一定要保证 能够应对变化。

我们后来用的 简道云 WMS 支持流程自定义，收货、质检、上架这些节点，可以像搭积木一样拖一拖就改好，不需要 IT，仓库主管自己就能配置。业务怎么变，流程就怎么走，系统不会卡你。

五、怎样让团队愿意配合？

很多企业推流程失败，不是方法不对，是推的方式不对。

错误方式

“以后必须按照新流程做，不然责任自负！”

结果：仓库抵触、采购对抗、财务冷眼旁观。

正确方式

先帮仓库省力，再要求规范。

可以从小范围试点，让仓库先体验“扫码不手抄”的爽感。

当仓库发现：

• 不再要翻纸找单
• 不用手写单据
• 错了也能追踪责任

他们自然愿意配合。

六、一些你可能会忽略的细节

我这段时间总结出来的一些实用的小经验，谈不上多精妙，但是很实用，一张表格给大家汇总一下。

很多企业亏损不是因为卖不出去，而是：

库存吃掉利润。

而库存混乱，从来都是从 入库不规范 开始的。

总结

如果你现在想马上优化入库，可以这么做：

1. 建立采购 → 仓库 → 财务的流程闭环
2. 入库全部扫码，不再口头确认
3. 所有货物必须贴条码（供应商没有就自己贴）
4. 入库和上架必须扫描库位

如果你已经有系统，例如 WMS、进销存、ERP，都可以落地。

如果没有系统，用 简单工具（或低代码系统）搭一个表单，也比纸单强。

采购到货入库做到快，本质是做到这三件事：

提前知情 → 扫码收货 → 自动回填

只要做到这一点：

• 仓库轻松
• 采购放心
• 财务省心
• 老板安心

最后，我特别喜欢一句话：

库存不是数量问题，是流程问题。

当流程清晰了，库存自然就准了，入库自然也就快了。