分享十款帮助职场人士提高办公效率的免费AI工具

提高办公效率并不能只依赖埋头苦干。在通常情况下，“巧干胜于蛮干”。因此，为了持续领先，关键在于融合个人才智、专注投入，以及高效应对日常挑战的方案。值得庆幸的是，人们如今身处人工智能时代，无论完成什么档的工作或任务，都有大量的解决方案可供选择。使用过人工智能工具的人都知道，它们可以轻松地帮助他们完成原本耗费数小时的繁琐工作。本文将介绍一些免费的人工智能工具，可以帮助职场人士提高办公效率。

免费人工智能工具如何提高办公效率？

免费的人工智能工具改变了职场人士处理日常工作和任务的方式。这些人工智能工具能够带来多大的优势？可以通过以下这些指标来判断，这些指标涵盖了当今办公室中人工智能解决方案的优势。

• 自动化重复流程：为职场人士提供的人工智能工具可以自动化安排日程、数据输入，甚至客户查询，从而每周可以减少数小时的枯燥工作，并可能防止职业倦怠。
• 提高准确性和一致性：人工智能生产力软件确保数据驱动任务更精准，通过学习模式保持一致性，从而减少疏漏。
• 快速生成想法和内容：ChatGPT和Jasper等工具可以快速起草电子邮件、社交媒体帖子和报告。这使职场人士能够将精力集中在改进内容上，而不是从头开始创建。
• 增强决策能力：免费的人工智能应用程序可以处理大型数据集并识别趋势，帮助管理者可以在几秒钟内做出更准确的、基于证据的决策。
• 个性化客户体验：人工智能聊天机器人和客户关系管理（CRM）系统根据客户的需求调整响应。这是大规模建立信任和提高参与性的可靠方法之一。
• 节省成本：优秀的免费人工智能工具通常在质量上匹配或超过付费解决方案。企业可以利用它们来节省软件费用，而不会对生产力带来不利影响。
• 支持协作：新兴和即将推出的人工智能工具跨平台集成，有助于保持团队一致。它们提供更新、提醒和智能建议，帮助用户高效地完成工作。

由此可见，从内容生成到工作流程优化，免费的在线人工智能工具正在重塑专业人士的日常工作方式。

提高办公效率的最佳免费人工智能工具

在了解人工智能工具带来的好处之后，以下将探索能够提高办公效率的免费人工智能工具，每个工具均包含描述、访问方式和替代方法，可以帮助人们尝试采用并提高办公效率。

1. ChatGPT

OpenAI推出的ChatGPT人工智能聊天机器人位居人工智能工具榜首。作为先进的语言模型，ChatGPT能够针对几乎任何问题生成清晰、精准且自然的回答。其潜力似乎无穷无尽——起草邮件、头脑风暴博客主题、总结报告、翻译文本，甚至编写基础代码片段。

ChatGPT如今广受欢迎，一旦熟练掌握，几乎不需要采用其他人工智能工具。它可以灵活适应多种任务，例如用于营销、销售、内容制作、策划、财务、工程等领域。尽管偶尔会出现循环或偏离主题的情况，但ChatGPT在大多数情况下能快速解决各种挑战，并节省时间。

访问方式：

访问chat.openai.com，创建免费账户即可开始使用。

替代工具：

Jasper Chat，Anthropic的Claude。

2.Grammarly

对于内容创作者来说，Grammarly是必备工具。即使是需要频繁进行团队内外沟通的专业人士，Grammarly也能发挥重要作用。正如其视频广告所展示的那样，它可以帮助用户精心制作信息或完善语气、语法和整体形象，进而产生更好的效果。

Grammarly可以帮助用户检查和纠正文章，它能实时监控拼写、标点、语法，甚至提升文本清晰度和语气。无论是撰写邮件、提案、报告还是其他沟通内容，Grammarly都能帮助职场人士完美呈现。它可直接集成到浏览器、文字处理器或邮箱平台，确保每次写作更加完美。

访问方式：

安装浏览器扩展或访问grammarly.com。

替代工具：

ProWritingAid，Hemingway Editor.

3.Notion AI

Notion AI是一款专为团队提升工作效率设计的人工智能工具。作为企业的人工智能助手，它将公司所有信息集中到一个仪表表中。它通过聆听会议内容生成摘要，在组织的数字渠道中搜索信息，研究并构建关于这些信息的报告，以及与其他最新的人工智能模型聊天。

Notion AI集成于Notion的一体化工作空间中，并在项目管理的各个阶段提供帮助。它甚至可以自动化文档和头脑风暴工作流程，让团队在中心枢纽高效协作。Notion AI通过为个人或小型团队提供免费的解决方案来提高办公效率。

访问方式：

注册Notion并在工作空间中启用人工智能功能。

替代工具：

Coda AI、Evernote。

4. Otter.ai

Otter.ai是语音转文字需求的首选工具。这款人工智能工具能够通过语音识别技术实时录制并转录会议内容，还支持上传音频文件或与Zoom等会议工具集成，自动生成实时记录。

其他实用功能包括：标注发言人、突出显示关键短语、生成可搜索的笔记供后续回顾。合理使用Otter.ai可以大幅减少文字记录和整理时间。Otter.ai免费版提供每月充足的转录时长。

访问方式：

下载Otter应用程序或访问otter.ai。

替代工具：
Sonix、Rev。

5.Beautiful.ai

Beautiful.ai专为经常需要演示或主持会议的人士设计，可在数秒内生成专业级演示文稿。只需概述核心要点，Beautiful.ai就会自动设计每页幻灯片，可以提供优雅的布局、智能图片排版以及风格一致的设计主题。

这款免费在线人工智能工具节省了设计幻灯片表示数据的时间，是推销、投资者路演或内部培训材料的理想选择，也是管理层和决策者的必备工具。

访问方式：

访问beautiful.ai并注册免费账户。

替代工具：

Visme、Canva。

6.Copy.ai

Copy.ai是专为营销和内容创作优化的ChatGPT。它能生成吸引人的营销文案、产品描述、博客大纲、社交媒体标题等各类内容。只需选择内容类型，提供一些关键字或说明，Copy.ai即可完成其余的工作。

这个工具对于那些想要在人手有限的情况下扩大内容产出的市场营销人员、企业家和小企业主尤为实用。Copy.ai免费版每月提供一些积分，可以创建各种文本格式，并可以帮助用户持续输出高质量内容。

访问方式：

访问copy.ai并免费注册。

替代工具：

Writesonic、Anyword。

7.Zapier

Zapier是一款完全自动化的工具，它可以帮助用户将常用的应用程序或任务集成到自动化的工作流程中，而无需编码。用户可以采用Zapier创建触发动作的“Zaps”。例如，Zap可以自动向CRM添加新的电子邮件线索，或者在任务完成时向Slack发送提醒。

为了实现这样的自动化工作流程，Zapier支持集成数千个应用程序，其中包括Gmail、Google Sheets、Salesforce和Trello。一旦设置了自动化工作流程，用户就可以在数据输入或跟进等重复工作上节省数百小时的时间。

访问方式：

访问zapier注册账户。

替代工具：

Make（Integromat）、Automate.io。

8.Krisp

对于在咖啡馆或嘈杂办公室工作的专业人士来说，Krisp是超级有用的工具，它使用人工智能来消除电话通话时的背景噪音。比如一键过滤掉宠物叫声、键盘敲击声或街道噪音，确保用户在重要电话或会议上的声音听起来清脆清晰。

Krisp的免费版包括每周一定时长的无噪通话，足以用于定期会议或重要演讲。用户可以在嘈杂环境中通话时尝试使用。

访问方式：

从krisp.ai下载应用程序。

替代工具：

NVIDIA RTX Voice、Noise Blocker。

9. Trello with Butler AI

Trello是一款流行的可视化项目管理工具，Trello with Butler AI可以自动执行日常任务以节省时间。用户可以通过设定规则（例如到期日临近时自动移动卡片、分配任务给团队成员或发送截止日期提醒），无需具有技术背景即可采用自然语言命令轻松设置自动化流程。

你可以在整个项目的关键步骤中观察到Trello的效果。Trello的免费版本包括基本的Butler AI功能，使其成为小型团队和自由职业者的理想选择。

访问方式：

访问trello.com创建免费账户并启用Butler功能。

替代工具：

Asana、ClickUp。

10.Canva Magic Write

Canva Magic Write为广受欢迎的设计平台Canva引入了人工智能文本生成功能。用户可以使用Magic Write起草社交媒体帖子，生成博客介绍，或者直接在设计项目中创建标题。通过这样的集成，用户可以轻松地实现文本和视觉内容的一致性。

对于需要管理品牌传播或营销活动的职场人士来说，Canva Magic Write是必备工具。其免费计划提供有限的积分，但足以将其功能融入日常内容工作流程。

访问方式：

访问Canva并在文档中调用Magic Write功能。

替代工具：

Microsoft Designer、Adobe Express。

如何使用人工智能工具提高工作效率

以下是一些可以将这些免费的人工智能工具集成到日常工作中的实用方法：

• 自动化重复工作流程：设置Zapier连接电子邮件、CRM和任务管理应用程序。
• 提高沟通质量：使用Grammarly和Krisp确保写作专业和通话清晰。
• 简化内容创作流程：结合Canva、Copy.ai和ChatGPT快速生成营销素材。
• 精简笔记记录：采用Otter.ai转录会议内容，避免遗漏细节。
• 改善项目管理：通过Trello with Butler AI轻松组织和追踪任务。

如果持续使用这些提高工作效率的人工智能工具，可以减少大量的人工工作时间，帮助用户在更短时间内完成更多工作。