美国人崇尚自由,但美国人对待开会却是严肃认真的,美国人是会少规矩多。说到开会的规矩,世界上恐怕没有人比得上美国人的规矩大了。他们有一本厚厚的开会规则——《罗伯特议事规则》(Robert's Rules of Order)。这在世界上是独一无二的。这部由亨利·马丁·罗伯特撰写的《议事规则袖珍手册》(Pocket Manual of Rules of Order)于1876年出版,几经修改后于2000年出了第十版,翻译后的中文版长达580多页。 罗伯特议事规则的内容非常详细,包罗万象,有专门讲主持会议的的规则,有针对会议秘书的规则,当然大量是有关普通与会者的规则,有针对不同意见的提出和表达的规则,有关辩论的规则,还有非常重要的、不同情况下的表决规则。
长达580多页的规则在实际操作中难以应用,大多数程序员不能像议会议员那样专门来学习和实践这580页的内容。所以在团队会议中,值得考虑采用简化的规则。如下就是根据罗伯特议事规则和南塘试验而来的、针对软件开发团队的议事规则,供大家参考。适用场景是为了寻求某个或某些个问题的解决方案,而不是汇报会议或通气会议。
第一条:需要一位会议主持人,专门负责宣布开会制度,分配发言权,提请表决,维持秩序,执行程序。明确哪些与会者拥有发言权和表决权,明确表决通过的规则,一般而言采用简单多数原则。
第二条:会议讨论的内容应当是一个明确的议题或问题,议题必须是具体的、明确的、可操作的行动建议,问题是需要得到解决方案的。
第三条:进入讨论环节时,发言前要举手,谁先举手谁优先,但要得到主持人允许后才可以发言,别人发言的时候不能打断。
第四条:尽可能对着主持人说话,不同意见者之间避免直接面对的发言,避免成为2个人的快速诘问和反问。
第五条:进入讨论环节时,每人每次发言时间不超过二分钟,不必非要说服他人改变意见,只需把自己的观点表达清楚。发言内容不可以简单重复,如果简单重复说明同样内容,主持人有权终止发言。
第六条:一旦一个议题被提出来以后,它就是当前唯一可以讨论的议题,必须先把它解决了,或者经表决同意把它先搁置了,然后才能提下一个提议。讨论问题不能跑题,主持人应该打断跑题发言。
第七条:同一时间只能有一个人发言,坚决反对大会当中开小会,主持人打断违规发言的人,被打断的人应当中止发言。
第八条:主持人应尽可能让意见不同的各方轮流得到发言机会,以保持平衡。
第九条:发言人应该首先开门见山的表明赞成或反对或选择某个方案,然后说理由。
第十条:不得进行人身攻击,只能就事论事。
第十一条:当议题/问题的所有候选解决方案全部被提出,没有新的方案提出,与会各方对各个方案本身表示没有疑问,并且与会各方对所有方案不再需要发言时,主持人提请表决。如果主持人有表决权,应该最后表决。
第十二条:主持人应该就各个候选方案提请表决,一般地,维持现状不变的方案放在最后表决。