幻灯片演说三步曲

幻灯片演说三步曲

演说通常由幻灯片、注解和讲义三部分组成。如果你明白各部分的作用，就不会再把所有信息（文字、数据等）都添加在幻灯片里了。你可以选择把部分信息放在注解部分（作解释或演说备份之用）。演说大师克里夫·阿特金森（CliffAtkinson）早就提出过这种主张，但大多数人仍然习惯把幻灯片做得满满的，上面附有大量的文本以及难以辨认的数据等等，然后将幻灯片打印出来作为讲义发给观众。在我的关于演说的设计所做的演讲中，我曾用如下四张片子表述我此处的观点。
幻灯片文档
幻灯片和讲义是两回事。我在此将由幻灯片简易拼凑而成的讲义称做“幻灯片文档”。为了节省时间，许多人会将此作为一箭双雕之事。初衷是好的，但结果却差强人意。这种为了节约时间而把幻灯片文档作为讲义并最终导致失败的做法，使我想起一句谚语：一心二用，徒劳无功。
幻灯片应尽可能做到视觉效果好，从而使论证更为有力，有效。而阐述内容、依据和调动气氛等则是通过口述来达到的。至于会后下发的讲义，则又是另一回事。听众拿到讲义，身旁没有你的讲解，所以讲义至少要做得同演说内容有同样的深度和广度。通常来说，讲义应提供更深、更广的信息，因为此时观众是在自己读，而不是听你说。有时候，演说中使用的材料摘自演说者所著的书籍或期刊，要是那样的话，讲义可以很简洁，因为观众完全可以从相应的书籍或期刊中获取更多有关信息。
幻灯片文档怪圈
如今，粗制滥造、毫无新意的幻灯片随处可见，原因之一是许多会议组织者要求演说者严格按照统一的模板制作幻灯片，并在会议开始前很早就把PPT文件交给他们。组织者随后打印出这些所谓“标准化的”PPT，并放进会议活页夹或拷入DVD供会议出席者带回。组织者这样做的意图是，这些含有大小标题和文本内容的幻灯片既可以辅助演说，还能用作重要的讲义供听众会后阅读和参考。这样一来，演说者便处于两难的境地，不得不问自己：“我设计的幻灯片主要是为现场演说服务还是要供观众会后阅读呢？”于是许多演说者便选择了一个折衷的办法，即两者兼顾之。这样制作出的幻灯片既对演说没有任何帮助，印出来后也不便阅读（听众也就不会去读）。这类幻灯片文稿所以不易阅读，因为上面满是各式各样的图文框，显然称不上什么文档了。
幻灯片文档不高效，也不美观。试图把幻灯片既作为现场演示文稿又用作会后讲义也只会导致一败涂地。可惜如今这一做法却很典型，也十分普遍。PowerPoint（或Keynote）软件是用来展示视觉信息，以帮助阐述道理、证明观点，从而使观众有所收获的一种工具，但它们并不是创建文本的好工具――那是文字处理软件的事。
会议组织者会什么不要求演说者另附一份涵盖了演说要点，且内容翔实、深度适中的书面文件呢？使用Word文档或PDF文件则会更合适，上面还可以标明文献资料，并提供一些链接供感兴趣的观众自己研读。会议结束，会有谁去阅读那些打印出来的幻灯片文档呢？大家最多不过瞅几眼那些模糊不清的标题、要点、图表和剪贴画等，然后凭借自己的推断去获得一些理解。没过多久，也就放弃了。但如果是一份撰写得当的书面材料的话，听众没有理由不去仔细阅读，而仅止步于对演讲题目的浅显模糊的认识了。
要使演说做到与众不同、有力有效的话，两样东西不可少：其一，讲义要做到内容详细、文笔流畅的讲义；其二简明扼要、图文并茂的幻灯片。如此一来工作量大大地增加了，但却能实在地提高演说的质量。这也许不是最好的对策，但该办法简单、直接、一目了然。其实这也是最容易的一个办法了。
避免使用幻灯片文档
左面的那张幻灯片以两种形式列举了30多个国家的人口肥胖率。表格和条线图均是从Excel直接粘帖过来的。把Word或Excel中的内容拷贝到PowerPoint的做法十分常见，但没必要把所有的信息都拷入幻灯片之中。演说时如果需用到大量的数据，可以在讲解时把相关资料以文本的形式发给听众。（由于分辨率较低以及屏幕面积有限，图表上很小的数据是无法清晰地演示。）。可行的做法是择取部分最有用的信息。例如此处的两张幻灯片，演说者的意图是要说明美国的肥胖率远远高于日本，那就没必要列出如此多的其他国家的相关情况。至于这些相关的信息，完全可以印在讲义上，留待听众回头自己看就可以了。

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【书名】演说之禅：职场必知的幻灯片秘笈（全彩）
【作者】（美）雷纳德（Reyno-lds,G.）著
王佑，汪亮译
【ISBN】978-7-121-07458-5
【出版社】电子工业出版社
【出版日期】2008年11月
【宣传语】
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——全球管理大师、日本战略之父 大前研一
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幻灯片与演说设计大师 Garr Reynold，揭示幻灯片时代演说的秘诀。