产品设计体会（五二）——MS Office使用心得

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在很多外人眼中，需求人员整天就是在写文档，那干脆整点文档的心得吧。话题超大，网上也有很多文章，我只说几点自己平时很注意的。

Word：在做结构稍微复杂点的文档时采用，简单的几段话一般用记事本搞定，打开Word绝对不是一开始就码字，而是要先设置一堆东西，比如页面、格式样式、标题级别啥的，充分利用Word的自动功能，和编程有点像。

Excel：在写结构化文档的时候很好用，当你用Word写作的时候发现老是写1、2、3……条的时候，就要考虑是不是应该转用Excel了。几个基本功能：条件格式、筛选、单元格有效性、单元格锁定、隐藏，可以让表格看起来爽一点。

PowerPoint：好的ppt只是演讲者的辅助，应该尽量少的描述文字。但经常我们又要满足“受众拿到ppt就可以了解内容”，非常幸运我们发现了一个叫做“单击此处添加备注”的地方，可以把所有想说的东西都附加在这里，既不干扰陈述时的听众，又让有事来不了事后看ppt的观众可以了解全部内容。另外自己很注意的一点，也是从软件可用性概念带来的：要说的东西一条一条的出现，并且想办法突出当前在讲的这一条。

以上三个简直是Office三部曲啊，又是一次“字à表à图”的进化。这三个是比较通用的，下面三个就稍稍专业一点。

OutLook：还是菜鸟，当信件少到能够每封必看的时候，其实email对于我们来说还没有到需要管理的程度，换句话说，这时候我们还只是一个初级用户。但是“邮件规则”、“邮件标记”、“会议邀请”几个点真的要好好研究一下，对提高效率很有用。

Visio：这个真的很强大，做流程图、网页低保真demo（用Axure替代了）、简单的UML图（用Rational Rose替代了）、团队组织结构、甚至将来家里装修布置都可以用。

Project：这个用的不多，不过对于项目的安排、每个任务谁来做、何时做，以及人物之间依赖关系的管理真是杠杠的。

其他的产品，如OneNote、Access……基本不用。