26、项目进度跟踪与实际数据记录全解析

项目进度跟踪与实际数据记录全解析

1. 记录实际数据的重要性

在项目管理中，实际数据代表着项目执行过程中真实发生的情况。在相关工具里，我们可以记录任务的成本和完成任务所花费的时间等实际信息。记录这些信息能带来诸多好处：
- 让工具自动重新安排项目的剩余部分。
- 为管理层提供衡量项目进展情况的依据。
- 为自己提供有关估算技能的宝贵信息，这些信息可应用于当前项目的剩余部分和下一个项目。

2. 组织更新流程

在开始更新项目之前，需要仔细审视更新流程。尤其是大型项目，涉及众多资源分配，更新过程可能会变得复杂。为此，需要建立高效的手动程序，及时收集信息，并确定将信息输入工具的最佳方式。参与任务的人员应定期回答以下问题：
- 任务是否按计划进行？
- 完成了多少？
- 是否有关于任务持续时间的修订估算？
- 是否有关于完成任务所需工作量的修订估算？

如果组织已有用于收集实际数据和状态信息的表格和流程，应尽可能利用它们。有时，在现有表格基础上多收集一些信息，比创建新的表格和流程更容易。也可以创建一个表格，让参与者用于定期报告，报告应提供更新项目计划所需的信息。

同时，要决定接收收集表格的频率。过于频繁地要求报告，员工可能会花费更多时间在报告上而非工作上；而接收报告不够频繁，可能无法及时发现问题并解决，导致问题演变成重大危机。作为管理者，必须为项目确定收集实际信息的正确频率。

可以使用工具中的时间分段字段，按每日或每周跟踪实际工作和成本。收到报告后，应评估报告，识别未完成的任务，并在记录任务的实际日期或完成百分比之前，调整这些任务的计划持续时间、工作量和成本。