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浅析企业数据合规制度建设
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摘要
从“互联网+”到“数据要素x”,各行各业的数据必将被充分开发利 用,从而激发企业发展潜能,助力企业进入高质量发展快车道。但是, 如何确保企业运营过程中产生的数据全生命周期都合法合规,是当前 大部分企业所面临的共同问题。本文仅从企业数据合规管理制度层面 讨论企业如何通过建立数据合规管理审计制度防范数据合规风险。
正文
随着国家数据局于 2023 年 12 月 15 日发布《“数据要素◊”三年 行动计划(2024-2026 年)(征求意见稿)》(简称《行动计划》),数 据深入应用进入高速发展的快车道。《行动计划》鼓励各方主体积极 参与数据要素开发利用,充分发挥数据要素潜能,从而赋能产业高质 量发展。然而目前各领域各行业的企业,尤其是平台企业在数据合规 建设方面投入不足,或者关注不够,数据合规方面面临巨大风险。
由于数据跨境流动日益频繁,国内外关于跨境数据合规提出了更 多更严的要求。欧盟制定出台《通用数据保护条例》《欧洲数据战略》 《数据治理法案》《数据法案》等。美国加州、弗吉尼亚州等多个州 提出数据隐私保护要求。日本、新加坡、泰国、瑞士等多国推出或修 订数据保护法律法规。截至目前,全球约 80%的国家已完成数据安全 和隐私立法或已提出法律草案。
我国也持续构建数据安全法律体系,规范企业数据合规建设。近 年来,我国密集落地施行了民法典、国家安全法、数据安全法、个人 信息保护法等法律法规,对企业数据合规建设提出更高要求。
数据显示,超 30%的企业在境外投资及生产经营过程中面临数据 合规问题。
企业数据管理制度应如何确保企业数据符合国家法律法规的规 定,从下面几个方面入手。
首先,依据我国对数据安全法律规定,企业应遵循《中华人民共 和国数据安全法》《中华人民共和国个人信息保护法》《中华人民共和 国网络安全法》《关于构建数据基础制度更好发挥数据要素作用的意 见》、各省市行业数据安全管理办法等现行有效法律、行政法规和规 范性文件。
其次,企业在满足基本的数据安全法律法规要求的基础上,应该 自查确保数据来源、数据内容、数据处理、数据管理及数据经营等五 个主要维度对数据资源进行梳理,查缺补漏,建立企业数据合规管理 机制,建立企业自身合规检查清单,并通过自查自审及时更新清单内 容。
数据合规要求企业数据全生命周期不违反任何法律法规、国家政 策和社会公共道德,不侵犯任何第三方合法权利。企业数据合规部门 或负责专人应紧跟国家法律法规以及政策,研究分析法律法规要求。 关注行业数据安全案例,深入分析研究本企业数据安全措施。
对于企业数据合法,企业可以参考上海数据交易标准,进行对照 比较包括但不限于下列内容:
a) 对公开收集的数据,应提供公开获取数据的方式、网站协议 及其他合法性依据;并承诺没有采用侵入、非法控制计算机信息系统、 非法获取计算机信息系统数据的程序;
b) 对自行生产的数据,应提供客观、完整的系统运行、形成记 录、采集规模等情况报告以及数据生成的情况描述等证明材料,如传 感器、智能设备数量和运行及采集规模等情况说明;
c) 对间接获取的数据,应能提供相关合同或其他可以证明数据 合法性的材料,如数据采购协议、合作协议或许可使用协议等;
d) 数据涉及个人信息采集的,应提供涉个人信息的数据采集字 段、采集方式和已经获得个人同意或单独同意的证明;据其他合法性 基础收集的涉个人信息的数据说明数据产品仍然在该合法性基础范 围内;
e) 对于涉及个人信息数据产品交易的合规性要求,应遵守《中 华人民共和国个人信息保护法》及《GB/T 35273-2020》等规定;
企业也要建立完善的数据合规管理和审计制度。在数据合规管理 体系中,企业要保持一个由内而外的合规状态,让专业部门或者个人 对企业合规负责是其中最重要的组成部分。企业可以结合自身实际情 况来进行组织建设,对于规模较大的企业来可根据需要成立独立的数 据合规部门;对于小型企业来说,需要规定专人来负责数据合规事项。 组织建设还包括对相关的部门以及人员进行定期培训,及时更新数据 和合规相关知识。
企业其他各部门也应该根据实际业务,针对员工的级别和岗位需 求,由合规部门或者合规专人提供对应的数据合规安全培训,培养员 工数据合规意识。加强内部员工对企业数据合规目标、数据合规要求 的理解。企业通过不断提升内部数据合规认识与管理能力,持续改进 企业合规管理建设。
数据合规审计,因为企业所在领域和行业的不同,目前没有专业 和具体的规范,所以企业需要借鉴同行业企业数据合规要求,以及数 据资产入表要求,充分分析企业自身合规风险,完善审计链条,设定 专门审计部门和人员,定期进行数据合规审计。
只有企业充分化解数据合规风险,提升数据合规意识,并且建立 数据合规管理和审计制度,清晰规划数据合规目标和实施计划,并且 充分利用业界数据合规经验,才能将数据合规工作有效落实,助力企 业开拓市场“蓝海”。
参考资料
1. 上海数据交易标准,数据交易第一部分:数据流通交易合规指南
2. 数据资产入表路径及方法(附《数据资产评估指导意见》全 文),https://mp.weixin.qq.com/s/x5Tsc-CfVs8CIOwA8pSRWA
3. 平台企业“出海”需应对本地化运营、数据合规、不确定性三大挑 战 ,中国计算机报 2023 年 12 月 25 日第 45 期
4. 【 合 规 智 库 】 企 业 数 据 合 规 认 识 与 搭 建 , https://zhuanlan.zhihu.com/p/454295491