本文探讨了如何通过简化流程、预先批准、计划工作、集中存储信息和避免遗漏来改进工作流程管理，从而提高效率并节省成本。Tracup作为一个项目管理工具，能够帮助团队实现这些改进，提升团队生产力和资源利用效率。
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你组织工作和管理项目的方式是最佳的吗？
或者说，你每年在低效率的工作流程和项目上能浪费多少钱？
如果有一种方法可以让你或者你的员工通过改进工作流程使工作变得更有效率，那么你将会节省多少时间or金钱？对你能创造多大的价值？
有一家公司估计，使用更方便交流沟通的工具以及更简洁高效的工作流程工具，可以每年为公司每位员工带来将近至少15000元的额外收益。
如果你有着1000名员工，那么每年就是1500万元。如果你只有100名员工，去掉一个零，仍然是150万元的巨额数字。
那么假如你有额外的这笔现金，你将如何使用它？
开发新的产品？增加新的功能？发展更多的客户吗？
但是你怎么样可以将这个数字从理论转变为现实呢？
下面我会与你分享的是经过验证证实的改进团队工作流程、协作和沟通的方法。
但是这些方法可能需要一段时间来适应，当你适应了之后，你会发现你的工作效率会相比之前有显著的提升 。
习惯不是一天养成的，你的工作团队习惯了以前的工作方式，想要改变它变得更加高效离不开团队每一位成员的努力。
1.简化流程
是什么让你的效率低下？繁琐的审批流程？毫无意义的调研研究？
如果你是刚入职公司的新员工，那么获得更多的批准是必要的。但是你伴随着公司不断成长，这些保障措施可能会成为你真正实现快速进步的障碍，此外，你可以思考下列问题：
- 是否值得让每个元素都经过专业设计或者重新编辑排版？
- 有没有一种方法可以更改横幅广告上的文字，而无需将其发送回设计师进行小幅调整？
- 那个不起眼不重要的图标也要仔细研究吗？
或者，也许在流程中实施一个新元素实际上会帮助你更快地行动。例如你的销售团队跟进客户体验并进行更深入的回访电话？
或者你的入站营销销售代表可以帮助你设置预约并为你的客户节省时间？
你是否应该将线框图程序添加到你的技术堆栈中，以便你的产品经理可以负责，而不是将草图留给你的顶尖设计师？
这是我在上一份工作中的工作流程：
- 与创意团队就设计初稿讨论
- 做调研
- 写计划草书
- 让营销经理审核
- 让营销副总裁审查它
- 让 CEO 审核
- 让创意总监审核
- 进行所有校订编辑
- 无限执行步骤 4 到 8，直到满意通过为止
- 让设计师设计
- 与创意总监合作进行编辑
- 再次与设计师合作进行编辑
- 获得创意总监的批准
- 再次无限执行步骤 4 到 8，直到满意通过为止
- 最后在我开始工作四个月后发布
你看到上面的流程可能觉得有些夸张，但是请相信我它真实存在并且执行的。那么我怎样才能改进上述过程？需要从大纲开始，以便更清晰地了解要涵盖的所有内容。
重新计划你的流程，将其分解的更小，将帮助你更快地行动，并比你预期的更快地实现你的目标。创建一个正确步骤的清单以及谁负责它可以更完善流程并为每个需要完成的项目创建问责制。完成后，你可以将清单保存为模板，以确保工作流程的每个步骤都可以用于未来的任务。
清单为完成任务可能需要的多个步骤提供协作方法，因为你可以将每个步骤分配给团队的特定成员。
2. 获得预先批准
还记得我上面的工作流程吗？看看多少人参与其中：我，设计师，创意总监，营销经理，副总裁和CEO。我们在做一件事：反复。我不认为参与的人数很多，只是他们参与的太频繁了。
那么有没有什么别的方法呢？比如需要授权的人更多，参与授权的人更少。
比如我可以与营销经理合作，让这个想法得到预先的批准，然后再制定大纲。营销总裁或CEO想要确保的大部分内容传达了正确的信息就行，而不一定是我传达的方式以及我的措辞等等。
这样就解决了两件事：明确了大纲的主旨方向，审批过程会更短，营销总裁或者CEO会知道接下来发生什么，而我们只需要做好细节就好。
这就是为什么我们需要用到敏捷开发——这是一种通过跨职能团队创建高质量产品的精益方式，团队中的每个人都对自己的工作负责。他们做好他们自己的工作，在他们做的过程中提高他们的技能。
而Tracup可以很好的帮助你做到这一点，你可以用任务模板，与清单模板类似，这些模板可以记录储存任务分配者、详细信息和清单，可以让你反复使用它们，如果你需要批准某些事项，你可以选择自动通知这些相关人员，而无需重复流程的任何步骤。
3.计划工作，工作计划
有一个完美的项目计划是不够的（尽管这当然很重要）。每个人都必须参与计划和流程以及改进流程。如果有人被无意间排除在流程之外，那么就没有足够有效的沟通来简化流程的（帮助你更快地完成工作）。
一旦项目启动，你不希望任何人因为违反项目流程而离开。为了避免这种情况发生，你可能需要了解定期提醒和更新流程的重要性，并让你的项目管理工具保持最新（一会儿会详细介绍）。
要成功地做到这一点，你不应该大喊“你为什么不遵循计划？！”而是要婉转地引导彼此回到正轨。请记住，你是在尝试改善沟通和工作流程，而不是吓唬任何人。
根据项目管理研究所最近的一项研究，他们调查的组织中有60%有某种流程来改进他们的项目管理流程。
百分之六十？这听起来很不错了，对吧？但是你要知道：这是对专业项目经理的调查。这意味着只有60%的工作是正确理解工作流程的人在做他们的工作，40%的专业人士没有这样做，这意味着我们其他非专业的人可能有超过40%甚至80%左右的人都没有这样做。
如果你和我一样，你不是专业的项目经理，但是你仍要设置任务、项目和时间表以完成任务。
因此，我们大多数人都无法及时了解我们的流程的进展情况，尽管这对我们的效率和质量至关重要。
在后面，我会告诉你如何做到这一点——计划工作以及工作计划。
4. 有一个中心地址来存储所有信息
使团队在工作流程管理中放慢速度的大部分原因是缺乏信息的中心位置。
从电子邮件切换到你的文档存储到你的公司信息系统再到办公桌上的文件夹是一件苦差事。寻找工作是工作的一部分。但不一定是这样。通过一个集中位置来查找文件、图像、规格、演示文稿等，你的团队将拥有一个获取信息的去处。即使你跨越时区或办公室。
以小型制造商的发票流程为例。
传统上，该公司发送发票，将纸张扫描到他们的系统中，通过电子邮件将其发送到财务部门，然后将其保存在其他地方，无论客户是否付款。
1：扫描纸张效率极低
2：扫描纸张然后不将文件存储在中心位置是更加低效的
将发票放在财务、销售或管理团队可以访问的地方，将节省每个人的大量时间。你将节省在众多不同程序和位置之间切换时的时间。
你可以使用Tracup：创建包含一组任务的列表，你可以添加附件、评论以进行对话，并添加适当的详细信息，以便你的整个团队了解上下文（无需求助于电子邮件！）
5. 避免遗漏
在我家，有一个大箱子：把所有没有地方的东西都扔进去。包括一些我不知道怎么处理的邮件或者文件。
许多团队使用他们的内部消息传递系统或电子邮件作为任务和信息的全部内容。但是更糟糕的是“只是路过”，然后他们忽略了所有的想法。人际沟通很重要（毫无疑问），但对话不应就此结束。对话应以：“感谢你的反馈，你能否将其添加到Tracup中？”
在Tracup中，你所遇到的每一项任务问题都需要回应，而不会一直等在那里直到人们将它遗忘。
杂乱无章的评论、想法和反馈实际上有可能是公司以后需要花费数百万元以及更多的时间来弥补完善的。
借助Tracup项目管理， 无论遇到什么事情，你都可以掌控一切。可以创建新任务，可以将反馈链接到它，并且你可以优先考虑最重要的事情。你可以快速对重要的内容进行排序，并对优先级最高的内容进行排序。然后，你可以立即标记或分配等待处理的项目或任务。
改进工作流程管理有什么好处？
我可以想象你现有的项目管理是多么错误、浪费和低效。
所以让我们重新思考：
你想要简化你的流程（改进流程）。
你想要提高公司的资源利用率来减少浪费。
你想成为一个高绩效的人来推动公司的发展和你的事业。
更好的工作流程如何让你成为公司的明星？
因为高效、可重复的流程可以帮助你快速创造更大的结果。无论项目规模大或者小，你都希望你的流程清晰明了，因此当你的规模和范围越来越来，你都做好了面对的准备。你不会手忙脚乱，你和你的团队已经做好准备，计划好这项工作，并用简洁高效的过程来完成这个计划，所以你是自信满满的。
这一切都始于改进你的工作流程管理、业务流程和你的项目。
高效简洁的工作流程意味着更快的完成项目。这意味着有着更高的生产力，并帮助你作为领导者和经理从清单列表中检查更多项目。
一致、完善、高效、简洁的工作流程是你如何最大限度地减少浪费并为你的公司实现更多目标。没有掌握基础知识就不会赢得比赛，而精益的工作流程可以帮助你做到这一点。而你想要做到这一点，就离不开Tracup来帮助你实现你的项目管理目标。
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