FOB指定货操作标准流程及相关经验

知识一、FOB指定货操作标准流程

1. 明确起始港、目的港，确定航线及船期，及客户要求何时装柜

2. 将booking note 发给客户，待客户填好后修改发货人为我们公司，收货人为目的港代理

3. 将修改好的BN发个货代订舱/或发给目的港指定的船公司订舱，要将目的港代理提供的合约号发给船公司。

4. 货代或船公司接受我们的订舱后，如果有仓位的话会发给我们shipping order

5. 将SO发给客户，客户凭SO到码头打提柜单，司机可凭提柜单到码头现场办理提箱装货，回来交柜时也要凭此单进场。如果客户要我们把货物从工厂拉到港口或堆场，则需要提前安排拖车。

6. 装好柜之后要做装箱单。如果需要我们报关的话，客户需要提供报关单、报关委托书、买卖合同、发票等报关文件。

7. 催客人给补料，然后在截补料前将补料发给订舱的货代或船公司

8. 对单。主要是对照货代或船公司发来的MBL和我们之前发给他们的补料是否一致。

9. 收到货代或船公司、拖车行、报关行等发来的账单，仔细核对是否有误，无误则填写支付证明，由财务付款。

10. 给客户出一份账单，将DN、MBL、HBL发给目的港的代理，确认是否有误。

11. 确认是电放还是出正本提单。电放的话要出具电放保函。正本提单的制作要完全按照发给客户的HBL的格式。

12. 客户付款后可电放或将正本提单寄给客户。

 

经验二、省外货在订舱时就应该提供准确无误的BN，船公司根据我们发给他们的BN制作SO和提单，无补料这一概念。而广东省出的货比较杂，海关也比较松，一般订舱的时候提供始发港、目的港、订哪水船就可以，等到拿到SO后再给船公司补料，因此有截补料的概念。

中秋节那天，我们公司本来有一批货要从青岛港出到墨西哥的，结果因为货物跟SO上的货物描述不一致，货物走不了，产生了额外的柜租和仓租。我们跟订舱的货代沟通，问何时为截补料的时间，他们说青岛这边没有补料这一个概念，在订舱的时候就要提供准确的信息了，因为船公司是凭订舱时发给他们的BN来制作SO和提单的。而现在货物跟单上的货描不同，因此船公司不让走。

 

经验三、自揽货（free-hand）和指定货（nomination）的区分。自揽货是指货代企业从工厂、贸易公司等直接接收到运输货物的指令，然后安排订舱、运输、目的港货物交接等。而指定货可以分为国外客户直接指定的国内货代和国外货代的国内代理，目前来说由国外货代指定国内代理的指定货占了大多数。

举一个简单的例子，美国一家电子产品企业A和国内企业B签订EXW合同，进口一批液晶显示屏。EXW合同表明由A负责将货物从工厂运输到堆场、在广州黄埔港装上船、到美国旧金山港、及到A企业所在地的运输，于是A委托美国的一家货代公司C负责本次运输。C在中国广州没有office，但有一个合作的货代D企业，C委托D负责货物从工厂到堆场的运输、订舱、出口清关等，货物到达旧金山港后由C接手，负责进口清关、拖车安排等。对于货代C来说，这是自揽货，而对于国内货代D来说，这就是国外代理指定我们的指定货。

对于货代企业的销售人员来说，开拓自揽货市场主要针对的是国内的工厂、贸易企业与国外企业签订的C组和D组的出口贸易合同，或者E组和F组的进口贸易合同。如果一家出口企业一直跟国外企业签订的是FOB合同，我们可以尝试说服他们改签CIF或CFR合同，这样我们得到自揽货的机会会增加。

要拿到指定货关键是要跟国外的其他货代搞好关系，当然如果你公司的实力很强大，强大到可以由国外工厂或贸易公司直接指定你为运输货代，这当然是最好的。但是国内的大部分货代都没有这种实力，一般都是努力跟国外货代沟通，询问他们在中国是否有办事处，没有的话我们可以成为他们在中国的指定货代，负责从国内工厂到港口这段距离的运输以及报关、保险等。

我在公司也负责WCA（world cargo alliance）上代理的推广。WCA是一个国际货运代理联盟，上面有全球货代企业的联系方式。我们公司是WCA的会员，所以可以拿到所有联系方式，而我的任务就是收集国外货代联系方式，主要是邮箱地址，然后给他们发邮件，说我们 是中国的货代企业，也是WCA的会员，有从中国进出口的指定货都可以联系我们。

另外经理也给了我一份她在TGL工作时整理的国外货代的联系方式，主要是推广公司目前主推的从中国郑州到欧洲的铁路货物运输，我也主要采用邮件的推广方式。由于这份资料已有一定的时间，因此很多邮箱地址都已经失效了，我刚开始发的时候收到很多退信。但也收到很多的回复，发出去160多封，差不多有50封回复，其中有十几封表示对我们公司目前正在推广的这条铁路线路很感兴趣，希望保持继续练习，还有一位在Uniserve工作的air-freight director 表示他将在本月14号来中国香港，希望可以就郑欧国际铁路货运班列服务一事在我们香港的办公室举行一个会议，洽谈具体事务。

还有一家企业Maurice Ward Networks（简称MW）给我发来了他们公司的NON-EXCLUSIVE AGENCY AGREEMENT，填写公司的相关信息，如总公司和分公司地址、联系方式、银行账户、工作时间、是否WCA会员等，待他们审核后录入他们公司的系统，我们就可以成为他们在全球的代理中的一员，如果有合适的指定货就会联系我们。

不得不说，在写英文邮件推广和回复的过程中，确实感受到上一份实习——在环球市场集团担任国际买家顾问给我带来的帮助。如何构造一个吸引别人眼球进而打开邮件的标题，如何避免邮件进入垃圾邮箱，如何避免长时间发相同的邮件被封号，以及如何使用群发软件提高推广效率等，这都是外贸业务员在使用邮件推广时会遇到的问题。

 

经验四、如果某货代企业在某港口的出货量很大，为了获得优惠的运价，一般会和船公司签订合同，需要先缴纳几十万的资金，获得合约号以后订舱的时候凭合约号即可。我国长期租船的比例还是比较低的，日本的则高达80%，其实跟船公司签订合同有很多好处，如运价优惠、订舱优先等，不好的地方则是在签订合同是就需要缴纳高额的费用，几十万上百万就摆在那里动不了了，这对于现金流转不灵的某些货代来说是很困难的。

拿我经历过的一个例子来说，广州莱客汽车配件公司要出口一批HID车灯到新西兰奥克兰，签的是FOB合同，由奥克兰那边负责运输。奥克兰的进口企业委托了他们当地的一家货代企业RUNTIME，RUNTIME跟台湾的阳明船公司签订了长期的运输合同。所以当RUNTIME指定我们负责这批出口货物的订舱时，他们会将与船公司之间的合约号给我们，我们找阳明订舱的时候提供合约号，阳明就会知道这是他们公司的一个客户，可以接受订舱，否则不会接受我们的订舱，因为我们公司跟阳明没有签订合同。

如果是FOB合同条款或EXW合同条款，则由目的港的代理负责货物的运输，也是他们负责与船公司签订合同并提供合约号给起运港的货代订舱。如果是CIF或CFR合同条款，则是由起运港的代理负责运输，货量大的话可以跟船公司签合同获得合约号，这样在运价和订舱上都有益处。