40、离岸团队的自我管理与全团队意识培养

离岸团队的自我管理与全团队意识培养

一、项目管理工作要点

（一）引领团队步入正轨

项目管理者，尤其是敏捷团队的管理者，其关键任务是为团队建立成熟的流程。这一流程是自组织团队的正确轨道，能让成员充分发挥主观能动性，遵循闭环反馈控制规则开展工作，并采用各种手段持续改进。为提高管理效率，管理者可运用一些实用工具，如PDCA循环、5W2H原则分析、SWOT分析、SMART原则、二八法则和5S管理体系。

（二）具体工作方法

1. 建立反馈机制 ：为解决技术人员与管理者之间沟通和反馈不足的问题，可建立每月反馈机制。要求团队成员在Slack或微信上提出三个问题：我如何帮助你做好工作？你如何能把工作做得更好？团队如何让成员的工作更轻松？这三个问题分别促使成员做好本职工作、提升绩效以及寻求团队协助。随着时间推移，能逐步解决大问题。管理者要确保每月讨论话题的结论记录在在线文档中，以便为新话题提供参考，也证明成员都履行了职责。
2. 可视化管理 ：可从简单的看板可视化工具入手，让成员了解彼此的工作进度，增强紧迫感。
3. 任务管理 ：项目开发团队管理者主要关注任务能否按时完成、项目进度是否偏离计划、成员是否认真工作以及是否存在困难。在软件开发团队中，任务分配、跟踪和管理是团队管理者的主要职责。管理者要协调任务安排，确保成员在规定时间内做正确的事。例如，临近展示日期时，要求开发者集中精力完成展示用的故事卡片，让业务分析师能向客户展示完美功能。
4. 技术研究安排 ：任务卡片的技术研究安排要合理，不宜过早，建议在当前迭代结束后再安排下一次迭代任务卡片的技术研究，避免后期变更导致无效工作和资源浪费。
5. 人员交接 ：离岸团队人员流动率高，项目启动后人员变动时，知识拥有者（老员工）要制定详细的知识传递计划给知识接收者（新员工），按计划进行交接。新员工熟悉业务或技术后，鼓励其提问，直至理解所有重要事项，完成交接。
6. 跨团队协作节奏 ：分布式团队的管理者要设定跨团队协作节奏，虽然各子团队可确定内部工作流程，但良性的协作节奏很重要。产品发布周期过长会让成员厌烦，过短会增加项目交付的不确定性，很多远程交付项目团队倾向于每两周的发布周期。
7. 敏捷项目管理认知 ：管理者要熟悉敏捷项目管理流程，能向他人解释敏捷管理。项目启动前，与技术主管就迭代计划、功能模块和主要验收条件达成共识，无需过于详细。

（三）项目不同阶段的职责

1. 初始阶段
   • 了解项目与转移任务 ：管理者起初对团队成员不熟悉，需了解项目的方方面面。一段时间后，逐渐将具体工作转移给成员，专注于高风险事项，这也是风险控制和消除的过程。
   • 逐步退出管理 ：从100%参与管理过渡到最少参与管理较难，也不能立即退出。可行的方法是逐步转移任务，学会授权，通过指标或里程碑管理项目。
   • 解决问题 ：遇到如单点登录（SSO）等迭代后仍未解决的问题，管理者要反思功能现状、是否需大幅改进、有无子任务、完成情况及未开始任务的预计完成时间。若没有明确答案，召集开发者讨论，集思广益；若仍不可行，联系外部力量协助。
   • 风险监控 ：项目前半段，管理者要严格监控工作进度，消除人员和需求方面的风险，防止后半段出现问题。
2. 后期阶段
   • 制定时间表 ：临近项目冲刺阶段，制定合理的时间表并可视化展示给相关人员，让客户看到团队努力，成员明确关键阶段的工作。
   • 制定测试计划 ：在功能上线前制定主测试计划（MTP），基于确定的时间表，采用逆向归纳法安排任务，确定时间点和责任人。在每个时间点检查任务完成情况，确保计划严格执行。
   • 不同管理方式下的职责 ：无论传统还是敏捷管理，管理者都对项目负责，但方式不同。传统项目中，团队产出通常归功于管理者领导；敏捷项目中，管理者的产出看似不显著，尤其是使用看板展示他人具体可交付成果时。项目的产出包括开发产出（完成且可用的功能）、需求产出（拆分的故事卡片和指定的验收条件）、测试产出（软件的漏洞和可上线版本）、设计产出（符合业务需求的交互设计）。

（四）需求管理

1. 分工协作 ：离岸团队的业务分析师要向开发者充分介绍客户业务和期望，这并非简单的信息传递。业务分析师和项目管理者应合理分工协作，前者审查需求本身的业务价值，后者关注项目实施计划、工作量、优先级、迭代规划和产品可测试性。管理者可邀请业务分析师参与制定每次迭代的工作计划，关注故事卡片的拆分大小，合适的大小对迭代规划很重要。
2. 控制需求范围 ：开发过程中会出现新需求，有些明确，有些模糊。对于模糊需求，要通过可视化方式（如优先级金字塔）与客户达成一致，不能忽视，否则未来可能引发更多问题。
3. 了解项目基线 ：管理者要了解项目基线，如背景和细节。例如项目L，业务分析师加入团队三周后对需求的了解超过了管理者，管理者需重新评估项目基线，对于独立完成的部分，了解总体需求和工作进度即可；对于需要多方协作的部分，要作为最后防线。
4. 解决开发难题 ：开发用户故事遇到困难会导致开发时间延长，消耗团队资源，如SSO、报告文件上传下载等问题。此时，管理者应邀请外部领域专家协助，节省团队人力资源。
5. 减少需求数量 ：需求少会让项目更精致，功能少能给用户更好的使用体验。调查显示，产品上线后60%的功能很少使用，管理者应找出并减少这些功能，为项目增加价值。虽然项目没有管理者也可能成功完成，日常事务和必要协调可由普通成员处理，但有管理者领导的项目与无领导的项目不同。软件项目开发难以严格遵循既定计划，管理者要善于动态调整进度、需求范围、优先级和各种资源。

（五）关注项目风险

1. 主动预测风险 ：每个项目都因不确定性而独特，经验证和量化的不确定性就是风险。管理者有责任主动预测可能出现的问题，识别风险后，引导团队避免或减轻风险。
2. 可视化项目进度 ：用燃尽图可视化项目进度是个好方法，管理者要如实标记开始日期、已完成工作和预计剩余工作时间，这有助于监督项目进度。每次迭代的工作日也要可视化，提醒管理者和团队成员为共同目标努力。
3. 平衡各维度 ：在范围、进度、成本和质量维度间找到平衡是管理者降低风险的专业手段。同时要控制人员风险，考虑人员生育、年假等情况。
4. 改进工作方式 ：交付团队相对被动，客户可能因看到更好案例而抱怨，团队发现客户错误通常默默改正。这种工作方式需改进，否则客户不会了解团队的困难，还可能放大小错误。

二、培养全团队意识

（一）全团队意识的基础

全团队意识源于全功能团队，这在离岸交付领域，尤其是采用敏捷开发的团队中是共识。全功能团队在沟通上减少了离岸团队间的交流，主要沟通在各团队内部进行。在团队协作方面，离岸团队若不齐心协力，难以按时交付高质量产品。

（二）正确理解需求

1. 需求概念
   • 业务需求 ：由“客户”根据离岸团队提出或指定的需求。
   • 用户需求 ：实际使用我们开发产品的消费群体的需求，所有需求都有解决问题的目的，因此要有处理功能需求的策略。
   • 功能需求 ：我们开发的产品功能必须满足业务和用户需求。
2. 案例分析 ：以汽车品牌终端销售系统开发为例，汽车制造商（如奔驰）代表业务需求，其代理商和经销商代表用户需求，开发团队负责实现功能需求。业务分析师的重要任务是将业务和用户需求转化为开发者可操作的功能需求。实际中，我们常将业务需求误当作用户需求，客户有时也会将自身需求等同于用户需求。例如汽车制造商业务代表未做用户调查就认为经销商会按其想象使用系统，最终收到大量用户抱怨。所以，区分真实用户需求和客户臆想很重要，客户应主动确认用户需求，否则后期可能面临烦人的需求变更。
3. 具体需求示例 ：某豪华汽车品牌的业务需求包括与制造商联系收集经销商库存数据、与物流公司确认汽车交付时间，目的是获取准确销售数据、减少与经销商沟通并提高流程效率。经销商或4S店的需求包括管理到店客户信息、订单管理、账单签署审批流程管理和客户转化率分析，目的是规范签署流程、保证店内信息透明和便于数据分析及KPI评估。具体来说，业务需求是已售汽车不能被其他销售人员再次销售，用户需求是已售汽车不在库存池中显示。

通过以上对项目管理工作和全团队意识培养的阐述，我们可以看到，在离岸团队的运作中，管理者需要在多个方面发挥积极作用，同时团队成员也需要共同努力，正确理解需求，才能实现项目的成功交付。

三、项目管理与团队意识的协同作用

（一）项目管理对团队意识的促进

项目管理的各项工作能够为团队意识的培养提供有力支持。例如，在建立反馈机制的过程中，团队成员需要相互交流、分享问题和想法，这有助于增强成员之间的沟通和理解，进而提升团队的凝聚力。当成员们共同为解决问题而努力时，他们会更加明确团队的共同目标，认识到自己的工作对于整个团队的重要性。

在任务管理方面，合理的任务分配和协调能够让成员清楚地了解自己的职责和团队的整体工作安排。这使得每个成员都能够在自己的岗位上发挥最大的作用，同时也能够看到其他成员的工作进展，从而形成一种相互协作、相互支持的氛围。例如，临近展示日期时，开发者和业务分析师的紧密配合，就是团队意识在实际工作中的体现。

（二）团队意识对项目管理的优化

具备良好团队意识的团队能够更加高效地完成项目管理的各项任务。当团队成员对项目的需求有了正确的理解，并且能够齐心协力为实现共同目标而努力时，项目的执行过程会更加顺利。例如，在面对技术研究安排和人员交接等问题时，团队成员能够主动沟通、相互帮助，减少因信息不畅或协作不足而导致的问题。

团队意识还能够促进项目管理的创新。成员们在共同工作的过程中，会不断地交流想法和经验，从而可能产生新的思路和方法。这些创新的想法能够帮助项目更好地应对各种挑战，提高项目的质量和效率。

（三）两者协同的案例分析

以一个软件开发项目为例，项目管理者在项目初期就注重培养团队意识，通过组织团队建设活动、建立透明的沟通机制等方式，让成员们迅速熟悉彼此，形成了良好的团队氛围。在项目执行过程中，团队成员能够积极参与反馈机制，及时提出问题和建议。当遇到技术难题时，大家能够共同探讨解决方案，充分发挥各自的专业优势。

在需求管理方面，业务分析师和项目管理者密切合作，准确地把握了客户的需求，并将其合理地转化为开发任务。同时，团队成员对需求的正确理解也使得开发过程更加高效，减少了因需求变更而带来的成本和时间浪费。最终，该项目按时交付，并且获得了客户的高度评价，这充分体现了项目管理与团队意识协同作用的重要性。

四、提升项目管理与团队意识的实用策略

（一）培训与教育

为团队成员提供相关的培训和教育是提升项目管理能力和团队意识的重要途径。可以组织项目管理知识的培训课程，让成员了解项目管理的流程、方法和工具，提高他们的项目管理技能。同时，开展团队建设和沟通技巧的培训，增强成员之间的协作能力和沟通效果。

例如，可以邀请行业专家进行讲座，分享项目管理的成功经验和案例。也可以组织内部培训，由经验丰富的成员向新成员传授知识和技能。此外，还可以鼓励成员自主学习，提供相关的学习资源和平台。

（二）激励机制

建立合理的激励机制能够激发团队成员的积极性和创造力，促进项目管理和团队意识的提升。可以设立项目目标和绩效指标，对表现优秀的成员进行奖励。奖励可以包括物质奖励（如奖金、奖品）和精神奖励（如荣誉证书、表彰）。

同时，要注重激励的公平性和及时性。确保奖励能够真正反映成员的贡献，并且及时给予奖励，让成员感受到自己的努力得到了认可。此外，还可以通过团队竞赛等方式，激发团队成员的竞争意识和团队合作精神。

（三）文化建设

营造积极向上的团队文化对于提升项目管理和团队意识至关重要。团队文化应该强调团队合作、创新、责任和客户导向等价值观。可以通过组织团队活动、制定团队规章制度等方式，传播和强化团队文化。

例如，定期组织团队聚餐、户外运动等活动，增进成员之间的感情和信任。制定明确的团队规章制度，规范成员的行为和工作方式。同时，要注重团队文化的传承和发展，让新成员能够尽快融入团队文化。

（四）持续改进

项目管理和团队意识的提升是一个持续的过程，需要不断地进行反思和改进。可以定期对项目进行评估和总结，分析项目管理过程中存在的问题和不足，提出改进措施。同时，要鼓励团队成员积极参与改进过程，共同推动团队的发展。

例如，可以建立项目复盘机制，在项目结束后，组织团队成员对项目进行全面的回顾和总结。通过分析项目的成功经验和失败教训，制定下一个项目的改进计划。此外，还可以引入外部评估机构，对团队的项目管理能力和团队意识进行评估，提供专业的建议和指导。

五、总结与展望

（一）总结

在离岸团队的运作中，项目管理和团队意识是相辅相成的两个重要方面。项目管理的各项工作，如引领团队步入正轨、需求管理、关注项目风险等，为团队意识的培养提供了基础和保障。而良好的团队意识又能够优化项目管理的过程，提高项目的执行效率和质量。

通过正确理解需求、建立有效的沟通机制、合理分配任务等方式，能够促进团队成员之间的协作和配合，形成强大的团队凝聚力。同时，通过培训与教育、激励机制、文化建设和持续改进等策略，可以不断提升团队的项目管理能力和团队意识。

（二）展望

随着科技的不断发展和市场环境的变化，离岸团队面临着越来越多的挑战和机遇。未来，项目管理和团队意识的重要性将更加凸显。团队需要不断适应新的技术和业务需求，提高自身的竞争力。

在项目管理方面，可能会出现更多的智能化工具和方法，帮助团队更加高效地完成项目任务。例如，人工智能和大数据技术可以用于项目风险预测和需求分析，提高项目管理的精准性和科学性。

在团队意识方面，随着全球化的发展，团队成员的多元化程度将不断提高。这就需要团队更加注重跨文化沟通和协作，培养成员的全球视野和包容精神。同时，团队也需要更加关注员工的个人发展和幸福感，营造更加和谐、积极的工作氛围。

总之，离岸团队要想在激烈的市场竞争中立于不败之地，就必须不断提升项目管理能力和团队意识，适应时代的发展变化，实现可持续发展。

以下是一个简单的mermaid流程图，展示项目管理与团队意识的协同关系：

graph LR
    A[项目管理] --> B[促进团队意识培养]
    B --> C[优化项目管理]
    C --> A

表格：提升策略对比
| 提升策略 | 具体内容 | 优点 |
| ---- | ---- | ---- |
| 培训与教育 | 组织项目管理知识和团队建设培训课程，邀请专家讲座，鼓励自主学习 | 提升成员技能和知识水平，增强团队协作能力 |
| 激励机制 | 设立项目目标和绩效指标，给予物质和精神奖励 | 激发成员积极性和创造力，提高工作效率 |
| 文化建设 | 营造积极向上的团队文化，组织团队活动，制定规章制度 | 增强团队凝聚力和认同感，规范成员行为 |
| 持续改进 | 定期项目评估和总结，建立复盘机制，引入外部评估 | 发现问题和不足，不断优化团队表现 |