40、Microsoft Dynamics AX：核心设置、工作流管理及其他功能详解

Microsoft Dynamics AX：核心设置、工作流管理及其他功能详解

1. 地址设置与参数配置

在地址设置方面，若要插入新的邮政编码，可先在地址中输入包含新邮政编码的完整地址，再在“ZIP/邮政编码”标签页中更新该代码。“地址格式”标签页决定了街道、邮政编码、城市和国家在地址字段中的显示方式。为符合不同国家的规定，可针对每个国家设置单独的格式，这可通过国家设置中的“地址格式”字段（地址设置的“国家/地区”标签页）来控制。

若要设置新的地址格式，可点击地址格式工具栏中的“新建”按钮。在右侧的“配置地址组件”窗格中，输入地址组件（包括街道和城市）在打印文档中的显示方式。组件选择也会在输入地址时起作用，地址仅显示特定国家地址格式中包含的字段。需注意，Dynamics AX 除存储地址的各个字段外，还会存储格式化后的地址。若在输入地址后更改格式，可点击地址格式设置中的“更新地址”按钮来更新现有地址。

参数是基本设置，可让用户从 Dynamics AX 提供的选项中选择最适合组织的业务流程版本。设置正确的参数值是实施 Dynamics AX 的核心任务。不同参数在后续更改设置的难易程度不同，在操作环境中更改基本设置前，务必了解所有后果，必要时可查阅在线帮助或咨询专家，以避免数据不一致或其他问题。系统参数位于“系统管理>设置>系统参数”表单中，包含全局参数，如系统语言（共享数据中语言文本的默认语言，如产品描述）和默认基本货币。此外，Dynamics AX 的每个模块都有一个控制公司特定设置的参数表单，要访问特定模块的参数，可打开“设置>参数”菜单项，如“应付账款>设置>应付账款参数”。

2. 工作流管理

工作流是日常业务流程中的一系列操作，包含处理文档所需的活动，常见示例如采购申请的审批流程。Microsoft Dynamics AX 提供了配置和处理工作流的功能，包括自动化流程选项，例如可自动批准低价值采购申请，而高价值申请则需手动批准。

2.1 工作流配置

工作流在 Microsoft Dynamics AX 的多个领域都有应用，包括但不限于采购申请、采购订单、供应商发票、自由文本发票、财务日记帐、预算编制、考勤管理等。在每个适用的菜单中，设置文件夹包含特定模块的工作流菜单项，选择该菜单项后，工作流列表页面将显示该模块中配置的工作流，如“采购与采购源>设置>采购与采购源工作流”列表页面包含采购模块的工作流。

• 图形工作流编辑器 ：要查看和编辑工作流列表页面中的工作流，可点击网格中显示为链接的工作流 ID，Dynamics AX 会下载 Dynamics AX 工作流编辑器，这是一个通过服务与云托管的 Dynamics AX 环境进行通信的程序。使用 Azure Active Directory 帐户登录后，图形工作流编辑器将显示所选工作流，包含以下窗格：
  • 画布 ：用于设计工作流的空间，可拖放元素和连接。
  • 工具箱 ：位于左侧，包含可用的工作流元素。
  • 错误窗格 ：在画布下方显示错误消息和警告（图 10 - 10 中未显示，可点击操作窗格中的“错误窗格”按钮显示）。

若要访问工作流的属性，可在画布的空白处右键单击，在上下文菜单中选择“属性”选项（或在选择画布中的空白处后点击“属性”按钮），重要的工作流设置包括所选工作流的所有者。在工作流编辑器左侧窗格的工具箱中，工作流元素按类型分组（如审批和任务），具体元素取决于所选工作流。若要隐藏或显示工具箱，可点击操作窗格中的“工具箱”按钮。

若要向工作流添加元素，可在工具箱中点击该元素并将其拖到画布上。要编辑元素的属性，可在元素上右键单击，在上下文菜单中选择“属性”选项，或点击操作窗格“修改元素”按钮组中的相应按钮。元素的可用选项取决于其类型，对于需要手动操作的元素（如任务或手动决策），属性中包含“分配”选项卡或按钮，用于分配负责人，负责人的搜索路径通过“分配类型”定义，适用的分配类型包括参与者（指用户角色和用户组）、层次结构（指人力资源中的职位层次结构）、工作流用户（启动或拥有工作流的用户）或特定用户名。审批类型的工作流元素包含一个较低的工作流级别，即审批步骤，审批负责人的分配在审批步骤级别进行。要访问审批步骤，可双击特定的审批元素或点击工作流编辑器操作窗格中的“向下一级”按钮；若要再次查看上一级，可点击“向上一级”按钮或点击画布标题行中显示的路径中的“工作流”链接。

在“升级设置”中，可设置当分配用户的时间限制超时时自动重新分配工作项。在升级设置的“结束操作”标签页中，可指定升级路径失败时的自动操作。“自动操作”设置允许在满足输入的条件时自动采取行动，例如当发票金额低于特定值时批准申请。要连接画布中的工作流元素，可点击一个元素的边框并将箭头拖到后续元素，在有效的工作流中，“开始”和“结束”之间的所有元素都必须链接起来。

• 工作项队列 ：“队列”选项仅适用于某些工作流元素类型（如任务），用于将人员分配到工作流元素。基于队列分配的前提是设置工作项队列（“组织管理>工作流>工作项队列”）。工作项队列用于汇集工作流活动，并将活动分配给一组人而非单个人员。若工作项分配到工作项队列，队列的所有成员都可认领并处理该工作项。设置新的工作项队列时，在“文档”查找字段中选择工作流类型，以指定该工作项队列可用于哪些工作流。将工作项队列的状态设置为“活动”后，它即可在相应的工作流中用于分配。除手动向工作项队列添加用户外，还可根据过滤条件进行自动分配，可点击工作项队列表单中的“工作项队列分配”按钮或访问“组织管理>工作流>工作项队列分配规则”菜单项来指定自动分配。

• 工作流版本 ：在工作流编辑器中点击“保存并关闭”按钮保存工作流时，Dynamics AX 会创建一个新版本，系统会弹出对话框询问是否激活新版本或保留上一版本激活状态。若要查看和编辑工作流的版本，可点击工作流列表页面中的“WORKFLOW/管理/版本”按钮，在工作流版本对话框中，可根据情况将新版本或旧版本设置为活动版本。活动版本适用于激活后提交的工作流，正在进行的工作流的工作项必须在原始版本上完成。

• 创建工作流 ：工作流列表页面中的“新建”按钮用于创建工作流，点击后会打开一个对话框，需选择适用的工作流类型，如“采购申请审核”，然后图形工作流编辑器将按上述方式显示。若工作流列表页面中有两个相同类型的工作流，可点击列表页面操作窗格中的“WORKFLOW/管理/设为默认值”按钮指定默认工作流。

• 工作流的基本设置 ：工作流处理是一个异步批处理作业，因此工作流中的下一个活动不会立即可用，需等待 Dynamics AX 处理特定工作流元素后才会显示，具体时间取决于批处理配置。要初始设置工作流基础架构，可在“系统管理>工作流>工作流基础架构配置”菜单项中使用向导，该向导会生成三个批处理作业，显示在“系统管理>查询>批处理作业”表单中，使用工作流的前提是这些批处理作业必须反复处理。

在 Dynamics AX 7 中，为保持基于云架构的图形用户体验，工作流编辑器是从工作流列表页面下载的独立程序。

以下是工作流配置的操作步骤总结：
|操作|步骤|
| ---- | ---- |
|查看和编辑工作流|点击工作流列表页面中链接形式的工作流 ID，下载并登录工作流编辑器|
|添加工作流元素|在工具箱中点击元素并拖到画布|
|编辑元素属性|右键点击元素选择“属性”或点击操作窗格相应按钮|
|分配负责人|对于需手动操作的元素，通过“分配类型”指定|
|访问审批步骤|双击审批元素或点击“向下一级”按钮|
|连接工作流元素|点击元素边框并拖动箭头到后续元素|
|设置工作项队列|在“组织管理>工作流>工作项队列”中设置|
|创建工作流版本|点击“保存并关闭”按钮，按提示选择是否激活新版本|
|创建工作流|点击“新建”按钮，选择工作流类型|
|设置工作流基础架构|使用“系统管理>工作流>工作流基础架构配置”向导|

工作流配置的流程可通过以下 mermaid 流程图表示：

graph LR
    A[开始] --> B[选择工作流模块]
    B --> C[查看工作流列表]
    C --> D{是否新建工作流}
    D -- 是 --> E[选择工作流类型]
    E --> F[使用图形工作流编辑器设计]
    D -- 否 --> G[查看/编辑现有工作流]
    F --> H[添加工作流元素]
    H --> I[编辑元素属性]
    I --> J[分配负责人]
    J --> K[连接工作流元素] 
    F --> L[设置工作流版本]
    F --> M[设置工作项队列]
    F --> N[设置工作流基础架构]
    G --> H
    K --> O[保存工作流]
    O --> P[结束]

3. 工作流的使用

当某个 Dynamics AX 表单存在相关的活动审批工作流时，该表单的操作窗格会显示一个工作流按钮，此按钮表明需要进行工作流处理，并提供提交工作流的选项。需注意，工作流系统以批处理方式处理工作流任务，因此在批处理完成提交的工作流之前，工作项不会显示。

3.1 提交工作流

创建需要工作流处理的记录后，点击操作窗格中的“工作流/提交”按钮。在随后弹出的“提交”对话框中，可选择输入注释，然后点击底部的“提交”按钮。提交工作流将启动工作流处理，并根据相应的工作流元素生成工作项。工作流提交后，工作流按钮将不再显示“提交”选项，而是根据工作流设置和当前状态显示其他选项。若要查看工作流处理的当前状态，可点击操作窗格中的“工作流/查看历史记录”按钮。

3.2 批准工作项

根据相关工作流元素的设置，工作项可分配到工作项队列或单个用户（包括通过参与者或工作流用户等设置进行的分配）。分配给用户的工作项会显示在仪表板的左窗格（见相关部分）和其工作项列表（“公共>工作项>分配给我的工作项”）中。在工作项列表中，工作流按钮的可用选项取决于工作流编辑器中指定的工作流元素属性（“属性/高级设置”中的“允许操作”），这些选项包括：
- 批准 ：批准请求。
- 拒绝 ：最终拒绝批准（不阻止重新提交）。
- 请求更改 ：拒绝，但承诺在请求更改后批准。
- 委托 ：将决策转移给其他用户。

在特殊情况下（审批人和提交人是同一人），工作流按钮还会显示“召回”选项，该选项通常不适用于审批人，而适用于提交工作流的人员，召回可在批准前停止工作流（例如在重新提交前更改请求）。若在决定批准前想了解更多详细信息，可点击操作窗格中的“打开”按钮或点击“ID”列中显示为链接的请求 ID，在原始请求表单中，将拥有与工作项列表页面相同的批准选项。根据特定工作流的设置（在工作流编辑器中指定），可能存在额外的工作流元素活动或需要多人批准请求。

3.3 使用工作项队列

若工作项分配到工作项队列，它将显示在“公共>工作项>分配给我的队列的工作项”列表页面中，前提是用户必须是该工作项队列的成员。在工作项队列中，可点击操作窗格中的“工作流/接受”按钮认领想要处理的工作项，接受工作项后，该工作项将移动到用户的工作项列表中，并防止其他队列成员处理同一工作项。在工作项列表（“公共>工作项>分配给我的工作项”）中，可像处理直接分配的工作项一样执行适用的工作流操作（如批准或拒绝）。此外，工作流按钮还包含“重新分配”（将工作项重新分配给其他人）和“释放”（将工作项释放回队列）选项。

工作流使用的操作步骤总结如下：
|操作|步骤|
| ---- | ---- |
|提交工作流|点击“工作流/提交”按钮，输入注释后点击“提交”|
|查看工作流状态|点击“工作流/查看历史记录”按钮|
|批准工作项|在工作项列表中选择相应操作|
|获取更多信息|点击“打开”按钮或请求 ID 链接|
|认领工作项队列中的工作项|点击“工作流/接受”按钮|
|重新分配工作项|在工作项列表中点击“重新分配”选项|
|释放工作项|在工作项列表中点击“释放”选项|

工作流使用的流程可通过以下 mermaid 流程图表示：

graph LR
    A[创建需工作流处理的记录] --> B[提交工作流]
    B --> C{工作项分配方式}
    C -- 单个用户 --> D[用户查看工作项列表]
    C -- 工作项队列 --> E[成员查看队列工作项列表]
    D --> F{选择操作}
    F -- 批准 --> G[批准请求]
    F -- 拒绝 --> H[拒绝请求]
    F -- 请求更改 --> I[要求更改请求]
    F -- 委托 --> J[转移决策]
    F -- 召回 --> K[停止工作流]
    E --> L[认领工作项]
    L --> M[工作项进入用户列表]
    M --> F
    G --> N[工作流继续处理]
    H --> O[可重新提交请求]
    I --> P[修改请求后重新提交]
    J --> Q[他人处理决策]
    K --> R[修改请求后重新提交]
    N --> S[工作流结束]

4. 其他功能

除了上述核心设置和工作流管理功能外，Microsoft Dynamics AX 还提供了一些高级功能，包括文档管理、案例管理和任务指南。

4.1 文档管理

在日常业务中，除了业务应用程序中以记录形式存在的结构化数据（如客户信息）外，还有一些与这些记录相关的重要数据仅以非结构化格式存在（如文件或邮件）。Microsoft Dynamics AX 的文档管理功能可通过将任意数量的文件分配给任何表记录来解决这一问题，用户可直接在 Dynamics AX 中访问这些附加文件。例如，若在客户表单中使用文档管理功能附加所有与特定客户相关的笔记和文件，Dynamics AX 可直接从客户表单提供对该客户所有相关数据（包括业务数据和相关文件）的访问。

• 文档处理表单 ：使用文档处理表单的前提是，在用户选项的“首选项”标签页中，将“启用文档处理”滑块设置为“是”。可在任何列表页面或表单中，通过点击操作窗格中的相应按钮或按快捷键 Ctrl + Shift + A 访问文档处理表单，该表单可用于管理笔记和文档，这些文档将附加到打开文档处理时在原始表单中选择的记录上。若要在文档处理表单中创建新文档，可点击操作窗格中的“新建”按钮或按快捷键 Alt + N 插入新记录。新记录中选择的“类型”决定了文档是笔记、文件附件还是 URL。若类型为笔记，可在“常规”标签页的“笔记”字段中输入较长的文本；若为附件，可点击“打开”按钮（下载附件）或展开文档处理表单中的“预览”标签页查看附加的文档。

• 文档类型和文档管理设置 ：文档管理中需区分以下文档类型：

  • 简单笔记 ：仅包含在文档处理表单中输入的纯文本。
  • 文件附件 ：用于附加文件。
  • URL ：用于在“描述”字段中输入网页链接。

若要设置文档类型，可打开“组织管理>文档管理>文档类型”表单，每个文档类型对应特定的类和组（“类”和“组”字段），用于指定分配的文档是简单笔记、附件还是 URL。基本文档管理参数（“组织管理>文档管理>文档管理参数”）包括“编号序列”标签页中的文档编号序列和“文件类型”标签页中可用的文件类型（可选择排除可能恶意的文件类型，如 EXE 文件）。若参数“常规”标签页中的“使用活动文档表”滑块设置为“是”，则文档处理仅适用于活动文档表（“组织管理>文档管理>活动文档表”）中包含的表。在 Dynamics AX 7 中，由于基于云的架构，不存在本地存档目录，也无法在 Dynamics AX 内创建新的 Office 文档类型。

文档管理的操作步骤总结如下：
|操作|步骤|
| ---- | ---- |
|启用文档处理|在用户选项“首选项”标签页设置滑块为“是”|
|访问文档处理表单|点击操作窗格按钮或按 Ctrl + Shift + A|
|创建新文档|点击“新建”按钮或按 Alt + N|
|设置文档类型|打开“组织管理>文档管理>文档类型”表单|
|设置文档管理参数|打开“组织管理>文档管理>文档管理参数”表单|

4.2 案例管理

案例管理用于集中管理各种问题和事项，不仅支持客户服务，还适用于收款、采购管理、产品管理等领域。

• 案例配置 ：在使用案例管理之前，除了设置案例编号序列外，还需配置两个主要项目：

  • 案例类别 ：用于分组，通过“组织管理>设置>案例>案例类别”进行设置，案例类别按功能区域以层次结构对案例进行分组。若要设置新的案例类别，可点击操作窗格中的“新建”按钮并选择“类别类型”，在“常规”标签页中，可输入所有者和案例流程的默认值，这些值将在创建具有当前类别的案例时使用。
  • 案例流程 ：用于指定处理案例的活动，通过“组织管理>设置>案例>案例流程”进行设置。根据企业中不同类型的案例，可设置一个或多个案例流程。设置新的案例流程时，输入名称和描述，并确保“类型”为“案例流程”后保存记录。然后可点击“PROCESS/查看/详细信息”按钮访问案例处理的步骤（阶段），在流程详细信息中，可点击“新建/创建级别”按钮创建流程阶段，并在“目的”字段中输入阶段名称，如有需要，可创建多级阶段层次结构。对于简单的案例流程，设置阶段可能就足够了，但如有需要，可点击“新建/创建约会”按钮（或“新建”按钮中的其他选项）输入分配给阶段的活动（如约会）。与案例相关的活动可在“公共>活动”菜单文件夹中访问，这些活动与销售和营销中的活动（原 CRM 活动）相同。若要确保在处理案例时执行特定活动，需将活动中的“必需”滑块设置为“是”，并将相关阶段“退出标准”标签页中的“检查必需活动”滑块设置为“是”。

• 处理案例 ：若要创建新案例，可在任何与案例管理相关的列表页面或详细表单的操作窗格中点击相应按钮，例如在销售订单（“销售和营销>销售订单>所有销售订单”，点击“常规/客户/案例/创建案例”）、客户、收款、供应商或已发布产品表单中。在销售订单中创建的案例将分配给订单和客户，创建此类案例时，需在“创建”对话框中输入“案例类别”和“描述”，对话框“其他”标签页中的“所有者”、“服务级别协议”和“案例流程”默认值将从所选的案例类别中获取，点击对话框中的“创建”按钮即可创建案例。若要跟进案例，可打开“公共>案例>所有案例”列表页面并切换到详细表单，案例的分配情况（如分配给销售订单）将显示在“关联”标签页中，若后续有其他关联，可在案例表单中添加（例如将退货订单案例额外分配给原始销售订单）。“事实框流程树”将显示适用案例流程中指定的流程步骤，案例流程表单中显示阶段的当前状态，可通过点击案例表单操作窗格中的“CASE/流程/案例流程”按钮访问该表单。开始处理案例时，若创建案例时未选择该状态，可点击案例表单操作窗格中的“CASE/维护/更改状态/处理中”按钮；后续处理案例时，可点击“CASE/流程/案例/更改阶段”按钮，并在对话框中选择要移动到的下一阶段。“案例日志”标签页显示所有与案例相关的交互（如接收产品），其他查看特定案例的人员可通过案例日志轻松了解案例的状态。若案例附加到包含活动（如约会）的案例流程，可通过“公共>活动>所有活动”菜单项（或点击案例表单中的“常规/活动/活动/查看活动”按钮）访问相关活动，案例的必需活动必须由负责人完成。若要关闭案例，可点击案例表单操作窗格中的“CASE/维护/更改状态/关闭”按钮。

• 产品更改案例 ：产品更改案例可用于管理多个物料清单和生产路线的共同审批和激活。使用产品更改案例的前提是，必须创建至少一个类别类型为“产品更改”的案例类别，在具有此类型的案例类别表单中，会显示额外的“验证规则”标签页。

案例管理的操作步骤总结如下：
|操作|步骤|
| ---- | ---- |
|配置案例类别|在“组织管理>设置>案例>案例类别”中设置|
|配置案例流程|在“组织管理>设置>案例>案例流程”中设置|
|创建案例|在相关表单操作窗格点击按钮，输入信息后点击“创建”|
|跟进案例|打开列表页面切换到详细表单，查看分配和状态|
|处理案例|更改状态和阶段，查看日志和活动|
|关闭案例|点击“CASE/维护/更改状态/关闭”按钮|

案例管理的流程可通过以下 mermaid 流程图表示：

graph LR
    A[开始] --> B[配置案例类别和流程]
    B --> C[创建案例]
    C --> D[跟进案例]
    D --> E{是否完成处理}
    E -- 否 --> F[继续处理案例]
    F --> D
    E -- 是 --> G[关闭案例]
    G --> H[结束]