39、《Dynamics AX 用户、安全管理及通用设置全解析》

《Dynamics AX 用户、安全管理及通用设置全解析》

1. 用户和安全管理

在使用 Dynamics AX 时，用户和安全管理是至关重要的环节，它能确保系统数据的安全性和用户操作的规范性。

1.1 用户管理

• 创建用户账户 ：要创建 Dynamics AX 用户，可打开“系统管理>用户>用户”列表页面，点击“新建”按钮。输入新的 Dynamics AX 用户 ID，在“别名”字段中输入用户的 Azure Active Directory 账户，并指定“域”。此外，需将“启用”滑块设置为“是”，以允许用户登录 Dynamics AX。也可以通过“用户”表单操作窗格中的“导入用户”按钮，使用导入向导从 Azure Active Directory 导入 Dynamics AX 用户。
• 安全角色和权限分配 ：为指定特定用户的权限，可切换到用户详细表单的“用户角色”选项卡，分配适当的安全角色。也可使用“系统管理>安全>将用户分配到角色”表单将用户与角色关联。在该表单中，还能设置规则，自动将新用户分配到安全角色。在“用户”列表页面中，特定用户的安全角色会显示在右侧的 FactBox 窗格中。若用户被分配到多个角色，所有选定角色的权限都将应用于该用户。若对象的权限设置重叠，则应用较高的访问级别。在用户详细表单中为用户分配安全角色后，可在组织级别限制该角色。具体操作是在用户详细表单的“用户角色”选项卡上选择特定角色，点击工具栏中的“分配组织”按钮。在“分配组织”表单中，可授予用户所选角色对所有组织的访问权限，或限制为特定组织。若选择特定组织，可选择具有“安全”目的的法律实体或组织层次结构元素。在“分配组织”表单的上窗格中选择组织后，点击下窗格工具栏中的“授予”按钮，实际分配权限。
• 用户选项 ：点击“用户”表单操作窗格中的“用户选项”按钮，可访问所选用户的用户选项。若用户拥有适当权限，也可通过点击导航栏中的“/选项”按钮访问个人用户选项。管理员若想预定义语言或起始公司等设置，可从用户管理中访问用户选项。
• 将员工分配给用户 ：访问 Dynamics AX 的人员除了是用户外，还可以是员工、承包商或外部方（如客户）的联系人。全球地址簿包含工作人员（员工和承包商）和外部联系人的主数据。要将 Dynamics AX 用户分配到全球地址簿中的人员（工作人员记录或外部联系人），可在用户详细表单的“名称”字段中选择该人员。“维护版本”按钮提供了输入生效日期和过期日期的选项。工作人员记录在整个 Dynamics AX 应用程序中都有需求，如采购申请、销售佣金、项目会计、人力资源、案例管理和销售潜在客户管理等领域。将用户与当前公司雇用的工作人员关联后，工作人员 ID 将应用于所有领域，例如在创建新潜在客户（“销售和营销>关系>潜在客户>所有潜在客户”）时，会自动插入到“负责员工”字段中。
• 员工管理 ：用户表单包含访问 Dynamics AX 的人员的常规用户设置。独立于用户管理，工作人员表单用于管理企业员工。工作人员包括员工和承包商，无论他们是否是 Dynamics AX 用户。工作人员记录在各公司之间共享，联系详情包含在全球地址簿中。工作人员的雇佣情况决定了其分配到一个或多个公司。“工作人员”列表页面（“人力资源>工作人员>工作人员”）显示企业中任何公司当前雇用的所有员工和承包商。若要仅查看当前公司的当前员工（类型为“员工”的工作人员），可打开“员工”列表页面（“人力资源>工作人员>员工”）。若想查看过去雇用的工作人员或未来将雇用的工作人员，可点击工作人员或员工页面操作窗格中的“截至日期”按钮。一般工作人员数据在各公司之间共享，但一些数据（包括雇佣情况）是特定于公司的。若员工在多个公司有当前雇佣关系，工作人员详细表单中的“雇佣”选项卡将显示当前公司的特定于公司的雇佣数据。要创建新工作人员，点击“新建”按钮，在“创建新工作人员”对话框中输入姓名、雇用公司（法律实体）、人员编号（若不是从编号序列派生）、工作人员类型（员工或承包商）和雇佣开始日期。
• 在线用户 ：若想了解当前登录到 Dynamics AX 的用户，可打开“系统管理>用户>在线用户”表单。该查询将显示连接到应用程序的所有客户端会话。若有适当权限，可点击“客户端会话”选项卡工具栏中的“结束会话”按钮，让用户注销。
• 用户组 ：用户组（“系统管理>用户>用户组”）不涉及基于角色的安全概念，但用于一些特定设置。例如，可为特定用户组打开处于保留状态的分类账期间。在工作流或财务日记帐中，可选择应用用户组来分配工作流任务、进行审批和设置过帐限制。要将用户分配到用户组，创建或选择适当的组后，切换到“用户”选项卡。
• Dynamics ‘AX 7’的新特性 ：由于基于云的架构，当前版本的 Dynamics AX 使用 Azure Active Directory 身份验证。其他更改包括用户的员工分配选项、工作人员表单中对当前公司的过滤以及用户配置文件表单（以前用于角色中心）的移除。

1.2 基于角色的安全

在 Dynamics AX 中，权限并非直接分配给单个用户，而是分配给安全角色。
- 安全模型 ：基于角色的安全模型包含以下元素：
- 角色 ：执行工作职能所需的一组职责（如“会计”）。
- 职责 ：执行任务所需的一组特权（如“维护固定资产”）。
- 特权 ：对象级别的权限（如“过帐固定资产日记帐”）。
- 权限 ：对可安全对象（用户界面元素、报告、表和字段、服务操作）的低级访问限制。用户分配到一个或多个角色（取决于其工作职能）决定了其权限。一般来说，角色与职责相关联，职责在第二层与特权相关联。但如有需要，也可直接将特权分配给角色。除了与功能任务相关的功能角色外，设置用户时还需要其他角色类型，如功能角色（如“采购代理”）、组织角色（如“员工”）、应用程序角色（如“系统用户”）。“系统管理员”角色可访问应用程序的所有区域，该角色的访问设置不可编辑。
- 管理安全配置 ：要管理安全角色、职责和特权，可打开“系统管理>安全>安全配置”表单。该表单包含“角色”、“职责”和“特权”选项卡，用于管理不同的安全元素。在“角色”选项卡上，左窗格显示应用程序中可用的角色。选择角色后，可通过点击表单中间“引用”窗格中的相应元素查看相关职责和特权。若要向所选角色添加职责或特权，在“引用”窗格中选择适当的节点（如“职责”）后，点击“添加引用”按钮。若要创建全新角色，可点击“创建新角色”按钮（或点击角色后显示的“复制”按钮）。职责是执行特定任务所需的一组特权，如维护固定资产。要查看和编辑职责，切换到安全配置表单的“职责”选项卡。选择职责后，可通过点击表单中间“引用”窗格中的相应元素查看分配的特权（和角色）。若要向所选职责添加特权，在“引用”窗格中选择“特权”节点后，点击“添加引用”按钮。特权包含单个应用程序对象所需的所有权限。要查看和编辑安全特权，切换到安全配置表单的“特权”选项卡。选择特权后，可通过点击表单中间“引用”窗格中的相应元素查看分配的应用程序对象（如操作菜单项）。若要向所选特权添加权限，在“引用”窗格中选择适当的节点后，点击“添加引用”按钮。权限基于应用程序对象设置最低级别的访问限制。可在安全特权中选择的权限由应用程序开发确定。若编辑安全配置，更新的元素将显示在“未发布对象”选项卡上。点击该选项卡工具栏中的“全部发布”或“发布选择”按钮，可激活更改。
- 安全诊断 ：在所有 Dynamics AX 表单中，“选项/页面选项/安全诊断”按钮会显示一个对话框，显示哪些角色、职责和特权授予对特定表单的访问权限。对话框中的按钮提供了直接访问“将用户分配到角色”表单（若在对话框中选择角色）或添加职责或特权的选项。
- 职责分离 ：职责分离用于确保特定相关任务不由单个用户执行，而是由不同用户执行（如创建采购订单和支付供应商发票）。要在 Dynamics AX 中使用职责分离，可在“系统管理>安全>职责分离>职责分离规则”表单中设置适用规则。分离规则指定不能同时分配给一个用户的职责。它们不会阻止与规则冲突的权限设置，但在设置分离规则时可进行验证，并可执行定期活动以验证合规性。
- Dynamics ‘AX 7’的新特性 ：当前版本的更改包括安全配置表单的结构和通过安全诊断查看权限设置的选项。

以下是用户管理的操作流程图：

graph LR
    A[创建用户账户] --> B[安全角色和权限分配]
    B --> C[用户选项设置]
    C --> D[将员工分配给用户]
    D --> E[员工管理]
    E --> F[查看在线用户]
    F --> G[用户组设置]

2. 通用设置

企业在开始使用 Dynamics AX 之前，需要进行一些设置，这些核心设置包括组织管理、安全管理和财务管理等。每个企业使用的模块也需要根据特定要求进行配置，此外，还有一些基本设置适用于应用程序的所有领域。

2.1 编号序列

编号序列控制整个应用程序中的编号分配，主要用于以下数据领域：
- 主数据，如分配供应商编号。
- 日记帐（包括订单），如分配采购订单编号。
- 已过帐交易，如分配发票编号。

Dynamics AX 包括特定于公司的编号序列和企业级编号序列。编号序列的范围参数控制其是共享的还是特定于公司（或其他组织单位）的。
- 创建编号序列 ：要编辑编号序列，打开“组织管理>编号序列>编号序列”列表页面。该页面中的 FactBox“编号序列段”会显示所选编号序列的公司和其他段（如适用）。若要创建新编号序列，点击“编号序列>新建>编号序列”按钮，或在编号序列表单中按快捷键 Alt + N。输入唯一的“编号序列代码”和“名称”后，切换到详细表单的“范围参数”选项卡，指定编号序列是共享的还是限制为公司或组织单位。在详细表单的“段”选项卡上，指定编号序列的编号格式。编号的段包括以下类型：
- 字母数字：每次使用编号序列时，通过将格式中的数字符号（#）替换为下一个数字来递增编号。字母数字段的长度必须符合最大编号。
- 常量：用于前缀（如格式“INV#####”或“12#####”）和后缀（如格式“##### - INV”）的段。一般来说，前缀更可取，因为它们更易于使用（如用于过滤）。
- 其他类型：若编号序列的范围中包含“公司”、“法律实体”、“运营单位”或“财政日历”类型的段，则可用。设置文档和交易编号的编号序列时，最好避免不同文档的编号序列重叠，以便于跟踪交易。
- 编号序列引用 ：设置编号序列本身后，编号序列引用决定将特定编号序列分配给主数据或交易。要编辑编号序列引用，可切换到编号序列详细表单的“引用”选项卡，或访问每个模块参数中的“编号序列”选项卡。单个编号序列可同时分配给多个编号序列引用，例如，若想将通用编号序列应用于发票和贷项通知单，此设置不会生成重复编号，而是根据交易的时间顺序交替为发票和贷项通知单分配编号。
- 编号序列的常规设置 ：编号序列的第一个（最小）和最后一个（最大）数字在编号序列详细表单的“常规”选项卡上指定。“下一个”字段显示编号序列将应用的下一个数字。可更改下一个数字，但必须确保避免重复键和连续数字中的间隙。“手动”滑块控制是否必须完全手动输入数字。“到较低数字”和“到较高数字”滑块指定是否可以更改从编号序列分配的数字。“连续”滑块可防止编号序列中出现间隙。考虑到服务器性能，仅在实际需要连续编号的编号序列中将此滑块设置为“是”。连续编号通常适用于凭证编号，因为在许多国家这是法定要求。

以下是编号序列设置的步骤表格：
|步骤|操作|
|----|----|
|1|打开“组织管理>编号序列>编号序列”列表页面|
|2|若创建新序列，点击“编号序列>新建>编号序列”或按 Alt + N|
|3|输入代码和名称，切换到“范围参数”选项卡设置范围|
|4|在“段”选项卡设置编号格式|
|5|切换到“引用”选项卡设置引用|
|6|在“常规”选项卡设置数字范围等参数|

2.2 日历

在 Dynamics AX 中过帐任何交易的前提是，需要一个包含过帐日期的开放分类帐期间。
- 分类帐日历 ：分类帐日历（“总帐>日历>分类帐日历”）与公司关联的财政日历相关，它确定可以过帐交易的开放期间。
- 其他日历 ：除了财务中的日历外，Dynamics AX 中的其他领域也有额外的期间和日历定义。“组织管理>设置>日历>工作时间模板”表单（或“生产控制>设置>日历>工作时间模板”）包含每周工作时间的默认设置。工作时间模板是在“组织管理>设置>日历>日历”表单中设置日历的基础。这些日历适用于供应链管理，包括运营计划、生产、采购、销售和库存管理。项目会计模块使用单独的日历，可在“组织管理>设置>日历>期间类型”表单中访问。该日历是项目开票的基础，也是估算、发票订阅和与项目相关的员工设置所必需的。

2.3 地址设置

地址设置是正确输入和打印地址的前提。要访问跨公司共享的地址设置，打开“组织管理>全球地址簿>地址>地址设置”表单。在地址设置的“国家/地区”选项卡上，可查看可用的国家。Microsoft Dynamics AX 提供标准的国家列表，但可通过点击“新建”按钮输入其他国家。在地址设置的“参数”选项卡上，滑块指定在输入地址时是否验证邮政编码、地区或城市。若设置为“是”，则不能输入不符合验证规则的信息。

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3. 编号序列、日历与地址设置的关联及应用案例

在实际使用 Dynamics AX 时，编号序列、日历和地址设置并非孤立存在，它们相互关联，共同为企业的业务流程提供支持。以下通过一个简单的应用案例来展示它们的协同工作。

假设一家制造企业使用 Dynamics AX 进行业务管理。在采购业务中，编号序列用于为采购订单分配唯一的编号，方便跟踪和管理。例如，使用“PO#####”这样的编号格式，其中“PO”是前缀，代表采购订单，后面的“#####”是字母数字段，会随着订单的创建依次递增。

日历设置则影响着采购业务的时间安排。分类帐日历确定了可以进行采购交易过帐的开放期间，确保财务数据的准确性和合规性。工作时间模板和供应链相关的日历则决定了采购部门的工作时间和交货时间，影响着采购订单的创建和执行。

地址设置对于准确记录供应商和收货地址至关重要。在创建采购订单时，需要输入供应商的准确地址，以便顺利完成交易和物流配送。同时，地址设置中的验证功能可以避免输入错误的地址信息，提高数据质量。

以下是这个应用案例的流程图：

graph LR
    A[创建采购订单] --> B[编号序列分配订单编号]
    B --> C[根据日历确定交易时间]
    C --> D[输入准确的供应商地址]
    D --> E[完成采购交易]

4. 总结与最佳实践建议

通过对 Dynamics AX 用户和安全管理以及通用设置的详细介绍，我们可以总结出以下最佳实践建议，帮助企业更好地使用该系统。

4.1 用户和安全管理最佳实践

• 合理分配角色和权限 ：根据员工的工作职责，准确地为其分配安全角色和权限，避免权限过大或过小。定期审查用户的角色分配，确保其与实际工作需求保持一致。
• 实施职责分离 ：设置适当的职责分离规则，防止单个用户执行相关但敏感的任务，降低企业的风险。定期验证职责分离规则的合规性。
• 加强用户培训 ：对用户进行系统操作和安全意识培训，让他们了解如何正确使用系统，保护企业数据的安全。

4.2 通用设置最佳实践

• 规划编号序列 ：在创建编号序列时，充分考虑企业的业务需求和数据管理要求，合理设置编号格式和范围参数。避免不同业务领域的编号序列重叠，方便数据的跟踪和查询。
• 优化日历设置 ：根据企业的财务年度和业务运营特点，合理设置分类帐日历和其他相关日历。确保工作时间模板和供应链日历与实际业务流程相匹配，提高工作效率。
• 完善地址设置 ：及时更新地址设置中的国家列表，确保可以准确输入全球范围内的地址信息。启用地址验证功能，提高地址数据的准确性。

以下是最佳实践建议的总结表格：
|管理领域|最佳实践建议|
|----|----|
|用户和安全管理|合理分配角色和权限、实施职责分离、加强用户培训|
|通用设置|规划编号序列、优化日历设置、完善地址设置|

通过遵循这些最佳实践建议，企业可以更高效、安全地使用 Dynamics AX，提升业务管理水平和竞争力。