读德鲁克的《卓有成效的管理者》笔记(一) ---掌握自己的时间

 

要成为一个卓有成效的管理者,必须在思想上养成的习惯:

1.       有效的管理者知道他们的时间用在什么地方

2.       有效的管理者重视对外界的贡献

3.       有效的管理者善于利用长处,包括自己的长处/上司的长处/同事和下属的长处

4.       有效的管理者集中精力于少数重要的领域.他们知道:要事第一

5.       有效的管理者必须善于做有效的决策

 

作者认为,管理者有效性的基础应是认识清楚自己的时间用在什么地方,然后管理自己的时间,减少非生产性工作所占用的时间,最后将”可自由运用的时间”,由零星而集中成大块连续性的时段.

“有效的管理者知道,如果要管理好自己的时间,首先应要了解自己的时间实际上是怎么耗用的"

“即使只想获得最低程度的有效性,管理者的绝大部分任务也需要相当多的整块时间,如果每一次所花的时间少于这个极限,事情就会做不好,所花的时间就是浪费,再做就得从头开始”
“每一位管理者,要想有效就必须能将时间做整块的运用.如果将时间分隔开来零星使用,纵然总时间相同,结果时间也肯定不够,与他人一起合作,这一点尤其重要”

 

作者也认为,人事决策往往需要大量的时间,有效的管理者通常决定得很慢,而且常常需要多次考虑,才能最后定案.

 

如何诊断自己的时间:

1.         记录时间:记录时间耗用的实际情形

2.         管理时间:先将非生产性的和浪费时间的活动找出并从时间表上排除出去.要做到这点

1)        找出不必要做的事情;对照时间记录逐项问”如果这件事情不做会有什么后果”,如果不会有任何影响,那么这件事情该立刻取消.

2)        “时间记录上的哪些活动可以由别人代为参加而又不影响效果”找出这类事情

3)        找出浪费别人时间的事情。可以通过诚恳的直接询问下属找出

有些时间浪费也是由于管理不善和机构有缺陷引起的:

1)      找出由于缺乏制度或远见而产生时间浪费的因素.注意重复出现的危机.
”一个管理上了轨道的组织,常是一个令人觉得兴味索然的组织.在这样的组织里,所谓”引人注目”的事情大概就是为未来做决策,而不是轰轰烈烈的处理过去的问题”

2) 人员过多,也常造成时间浪费:因为大家的时间,可能没有花在工作上,而是用来协调人员之间的关系了.判断人数是否过多,作者认为有一个可靠的标准:如果一个高级管理人员,尤其是经理,不得不将他工作的是1/10花在处理所谓”人际关系问题”上,花在处理纠纷和摩擦上,花在处理争执和合作等问题上,那么这个单位就嫌人数过多了.

3)      组织不健全,主要表现就是会议过多.

4)      信息功能不健全

统一安排时间

有效的管理者他必须集中他的自由时间.将可由管理者自行支配的零碎时间集中起来。
 

一切卓有成效的管理者都懂得:对时间的控制与管理不能一劳永逸.他们要持续不段的做时间记录,定期对这些记录进行分析,还必须根据自己可以支配的时间的多少,给一些重要的活动定下必须完成的期限.