项目沟通管理技巧-优快云博客

一、沟通计划编制
1、名称及定义
沟通计划包括决定项目干系人的信息和沟通需求：谁？需要什么信息？什么时候需要？怎么获得？
沟通计划编制常常与组织计划编制紧密联系在一起，因为项目的组织结构对项目沟通需求有重大影响。

[@more@]2、输入
①组织过程资产
②项目章程
③项目管理计划
④项目范围说明书（包括约束条件和假设）
3、工具和技术
①项目干系人分析
非组员项目干系人的三大职责：参与、审查、反馈项目干系人分析的目的：
①确定项目干系人的需求；
②帮助项目经理制定沟通策略；
②沟通需求分析
⊙沟通需求分析是项目干系人信息需求的汇总。
⊙沟通渠道的数目=n(n-1)/2；
⊙确定沟通需求的信息包括：
▽组织章程；
▽项目组织和项目干系人职责关系；
▽项目涉及的学科、专业和专长；
▽项目在何地，涉及多少人等方面的后勤信息；
▽内部信息需求，如：组织间的沟通；
▽外部信息需求，如：与媒体或承包商沟通；
▽项目干系人信息
③沟通技术
影响项目的沟通技术元素包括：
⊙信息需求的即时性；
⊙技术的适用性；
⊙项目人员的配置
⊙项目生命周期
⊙团队环境
4、输出
沟通管理计划
①描述信息收集和文件归档的结构；
②描述什么信息、什么时候、什么人、如何发送及发送结构
③重要项目信息的格式、内容和细节水平
④用于创建信息的日程表；
⑤获得信息的访问方法；
⑥更新项目沟通管理计划的方法
⑦项目干系人的需求和预期分析；
⑧会议指导/电子邮件指导等。

二、信息分发
1、名称及定义
以合适的方式及时向项目干系人提供所需信息。信息分发是向项目干系人及时地提供所需的信息。包括实施沟通管理计划以及对始料不及的信息需求的应对。

2、输入
①工作绩效信息
②沟通管理计划

3、工具和技术
①沟通技术正式沟通、非正式沟通
②信息收集和检索系统
信息可以通过不同方式由团队成员和项目干系人共享。这样的方法包括手工归档系统、电子文本数据库、项目管理软件，以及可以检索技术文件资料的系统。
③信息分发方法
信息分发指整个项目过程中项目干系人可以及时地收取和共享信息。
项目信息可以通过不同方式进行发布，包括：
⊙项目会议、书面文档复印件的发布、共享；
⊙电子方式沟通；
⊙项目管理的电子工具
④取得的经验教训
取得的经验教训包括：
⊙更新已取得的经验教训
⊙输入知识管理系统
⊙更新相关的政策，步骤及过程
⊙提高商务技艺
⊙完善全部产品和服务
⊙更新风险管理计划

4、输出
①更新的项目管理计划
②组织过程资产
⊙经验教训资产；
⊙项目档案；
⊙项目报告
⊙项目介绍；
⊙项目干系人的反馈；
⊙项目干系人通告

三、绩效报告
1、名称及定义
绩效报告包括收集和发布绩效信息，从而向项目干系人提供为达到项目目标如何使用资源的信息。
这样的过程有：
⊙状况报告--描述项目当前所处的状况---例如，与进度计划和预算指标有关的状态。
⊙进展报告--描述项目团队已完成的工作---例如，进度计划完成百分比，或者完成的任务有哪些，没有完成的任务有哪些。
⊙项目预测--对未来项目的状况和进度作出预计。
绩效报告一般应提供关于范围、进度计划、费用和质量等的信息。许多项目还要求提供风险和采购的信息。绩效报告可以是综合性，也可以是针对某一特例。

2、输入
①工作绩效信息
②项目管理计划：项目计划包括了各种各样用来评估项目绩效的基准。
③预测
④已批准的变更请求
⑤可交付物
3、工具和技术

①信息表示工具
②绩效信息收集和编辑
③状态评审会议
绩效审查：绩效审查是为评价项目状况和进展而举行的会议。绩效审查一般同下面讨论的一个或多个绩效报告的方法一起使用。
偏差分析：偏差分析是指把项目的实际结果与计划或预期结果作比较。虽然最常使用的是费用和
进度偏差，但是范围、质量和风险与计划之间的偏差也同样或甚至更加重要。
趋势分析：趋势分析指随时检查项目结果以确定绩效是改进了还是恶化了。
挣值分析：各种形式的挣值分析是衡量绩效最常用的方法。它把范围、费用（或资源）和进度等度量标准结合在一起以帮助项目管理团队评估项目绩效。
对每项活动而言，挣值分析包括计算三个主要数值：
计划值（PV），是给定期间内计划花费在某项活动上的已被批准的费用估算。（BCWS）
实际费用（AC），是给定期间内因完成工作所花费费用的总和。（ACWP）
挣值（EV），是实际完成工作的价值。BCWP
费用偏差：CV=PV-AC 进度偏差：SV=EV-PV
4、输出

四、项目干系人管理
②问题日志
问题日志或行动记录常常作为证明和监控问题决议的工具。

1、名称及定义
对项目沟通进行管理，以满足信息需要者的需求并解决项目干系人之间的问题。
①项目管理计划
②沟通管理计划
③组织过程资产

3、工具和技术
①沟通方法
4、输出
①问题解决

2、输入
②更新的项目沟通管理计划
③组织过程资产

①绩效报告
②预测
③需求变更
④更新的项目管理计划
⑤建议的纠正措施
⑥组织过程资产

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沟通模型：

系统集成企业如何在需求分析阶段进行更好的沟通
首先，了解项目背景、项目涉及到的业务属性和基本规律、业界的主流技术及成功经验；
其次，了解本项目的需求信息；
再次，项目组以业务咨询的角色对客户的业务模式提出建议；
最后，确定项目需求
团队内沟通
步骤一、事前准备步骤二、确认需求步骤三、阐述观点
步骤四、处理异议步骤五、达成协议步骤六、共同实施
如何改进项目沟通
⑴、使用项目信息系统辅助沟通，用于收集、综合和分析项目管理过程输出的工具和技术。
⑵、建立沟通基础结构，是一套工具、技术和原则，为项目信息传送提供基础
工具：电话机、传真机、电子邮件、项目管理信息系统、视频会议
技术：指导方法、文档模板、会议程序，解决问题方法，冲突处理、协商机制
原则：开放式的对话环境
⑶、使用项目沟通模板
⑷、把握项目沟通基本原则
①沟通内外有别
②非正式沟通有利于关系融洽
③采用对方能接受的沟通风格
④沟通升级原则
沟通四步骤：第一步，和对方沟通；第二步，和对方上级沟通；
第三步，和自己上级沟通；第四步，自己的上级和对方上级沟通
⑸、发展更好的沟通技能
⑹、认识和把握人际沟通风格
人际沟通的四种类型：

⑺、进行良好的冲突管理
解决冲突的五种策略：① 问题解决；② 妥协；③ 圆滑；④ 强迫；⑤ 撤退
⑻、召开高效会议

冲突的化解与处理
查清冲突的具体原因、公平原则、选择处理的策略、尽量采用双赢原则

冲突的管理与防范
1．亲自解决争端； 2．鼓励坦率的情感表达； 3．确立准则、职务示范和劝导；
4．利用冲突的意识； 5．抑制和控制潜在冲突

什么是六顶思考帽提供了“平行思维”的工具，从而避免将时间浪费在互相争执上。
六顶思考帽的主要功能在于为人们建立一个思考框架，在这个框架下按照特定的程序进行思考，从而极大地提高
企业与个人的效能，降低会议成本、提高创造力、解决深层次的沟通问题。
六顶思考帽的核心是白色思考帽：白色是中立而客观的。代表着事实和资讯。
红色思考帽：红色是情感的色彩。直指我们的感觉、直觉和预感。
绿色思考帽：绿帽了代表创意与创造性想法。
蓝色思考帽：蓝色是冷静的，在控制着事物的整个过程。
黄色思考帽：黄色是顶乐观的帽子。它代表着与逻辑相符合的正面观点。
黑色思考帽：黑色是阴沉的颜色。它意味着警示与批判。
六帽沟通术的五大步骤：
第一步明确你要沟通的目的
第二步建立六帽序列
第三步六帽序列之问题转化
第四步开始使用，有效倾听
第五步纠偏，深度沟通
六帽沟通术的使用原则
1. 问题就是思维的转换器；
2. 人不能同时戴 2 顶帽子；
3. 发问要讲究灵活性；
六帽的作用与价值：⑴具有建设性、设计性和创新性的思维管理工具；
⑵使思考者克服情绪感染、剔除思维的无助和混乱，摆脱习惯思维束缚，以更高效率方式
思考；
⑶使我们容易驾驭复杂性的思维；
⑷使不同的想法和观点能和谐组织在一起，避免人与人之间的对抗
⑸经过一个深思熟虑的过程，最后去寻找答案
⑹避免自负和片面性，有效支持个人行为，支持团体讨论中的互相激发
在会议中使用六帽的作用：⑴培养团队成员协作思考的习惯
⑵减少会议讨论的交互中的对抗性
⑶创造一种动态的、积极的环境来争取人们的参与，使会议气氛活跃和融洽
⑷从全新的，不同的角度看待问题，从而取得对当前问题的有效解决。