ERP(Enterprise Resource Planning,企业资源计划/规划)是集成了企业采购、库存、生产制造、销售、财务成本、人力资源、资产、质量、资金、项目投资管理等在内的企业管理信息系统。与传统的存货管理和财务软件核算上,ERP环境下存货的管理出现了一些新的变化,这种变化不仅对于企业对存货的管理是重要的,另一方面对于会计师审计存货也是具有重要意义的。ERP系统的重要特点之一就是高度的集成性和数据的共享。在高度集成的ERP环境下,大多数和库存相关的财务核算都是由系统在业务发生时自动产生的,而不再需要财务单独计帐完成。
由于ERP环境下的存货管理出现了这些新的特点,因此有必要弄清楚ERP系统中的物流及资金流的情况以加强存货管理控制。ERP系统中的存货计价一般都支持计划/标准价、移动平均价、先进先出法和后进先出法等。这里主要介绍ERP系统中最典型也时最常使用的两种计价方法:标准成本和移动平均价。本文将以ERP软件中的市场领先者——SAP R/3企业管理软件为例进行介绍采购过程中的成本核算及其控制点。
1、标准成本法
在ERP环境下,对于存货的采购通常包含两个步骤:采购收货和发票校验。当采购收货和发票校验完成后都会在系统中自动生成相应的会计凭证。但自动记帐的科目和金额由于存货计价方法不同和收货与收发票的顺序不同而不同。在标准成本法下,采购价与计划/标准价之间的价差直接计入“价差”科目。这里的价差不仅包括计划/标准价与采购价的差异,还包括发票校验时采购价和发票价格的差异。
1.1 先收货后收发票
在标准成本法下,当先收货时,系统将计划/标准价与采购定单价格的差异计入“采购价差”科目,以计划/标准价更新存货的价值。对方科目则计入“收货/收发票”的中间过渡待清帐科目,反映“应付暂估”的金额;当收到发票时,若发票价格和采购定单之间存在差异则把该差异也直接计入“采购价差”科目。现举例说明:标准成本或初始移动加权平均价:1.1元/件 初始存货数量:100件采购价:1.3元/件 采购数量:100件收货: 收货数量:100件发票:1.2元/件 发票数量:100件自动产生相应的会计分录如下:收货时:借:存货 110借:采购价差 20贷:收货/收发票 130发票校验时:借:收货/收发票 130贷:采购价差 10贷:应付帐款—供应商明细 120此时该存货数量、金额及成本变化如表1所示:
表1:存货数量、金额及成本变化(标准成本法—先收货后收发票) | |||
数量 | 金额 | 标准成本 | |
初始时 |
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收货后 |
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发票校验后 |
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1.2 先收发票后收货
在有些企业存在先收到发票而后收货的情况,标准成本法下,其会计核算与先收货后收发票的情况类似,这里不再赘述,只给出相应的结果。沿用上述例子数据,先收发票后收货,自动产生相应的会计分录如下:发票校验时:借:收货/收发票 120贷:应付帐款—供应商明细 120由于收发票早于收货,此时按发票金额计入“收货/收发票”的中间过渡待清帐科目。收货时:借:存货 110借:采购价差 10贷:收货/收发票 120此时该存货数量、金额及成本变化如表2所示:
表2:存货数量、金额及成本变化(标准成本法—先收发票后收货) | |||
数量 | 金额 | 标准成本 | |
初始时 |
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发票校验时 |
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收货后 |
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2、移动(加权)平均法
由于ERP系统采用先进的计算机技术,使存货的移动加权平均成为可能,在大多数情况下,使用移动加权平均法对存货计价更贴近存货的实际成本。因此,在很多企业实施ERP的过程中选择移动加权平均法对存货进行核算计价。
2.1 先收货后收发票(库存充足)
在移动加权平均法下,企业也存在收到发票时,实际的库存已小于发票数量的情况,因此对于库存是否充足(相对收发票时存货的数量)会直接影响到计入存货科目的金额大小。与标准成本法不同,在移动加权平均法下,当先收货时,系统将直接按采购定单价格计入存货价值;收发票时的价差,如果库存充足,既库存数量大于发票数量,则直接更新库存价值。相应的对方科目也是计入“收货/收发票”的中间过渡待清帐科目。仍然沿用上述例子数据,自动产生相应的会计分录如下:收货时:借:存货 130贷:收货/收发票 130发票校验时:借:收货/收发票 130贷:存货 10贷:应付帐款—供应商明细 120此时该存货数量、金额及成本变化如表3所示:
表3:存货数量、金额及成本变化(移动加权平均法—先收货后收发票,库存充足) | |||
数量 | 金额 | 移动平均价 | |
初始时 |
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收货后 |
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发票校验后 |
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2.2 先收货后收发票(库存不足)
当收货后,在收发票时如果库存不足,既库存数量小于发票数量,则收发票时的价差,则系统通常会将差异金额在“存货”和“采购价差”科目上按比例分摊。仍然沿用上述例子数据,收货后收发票前领用120件,自动产生相应的会计分录如下:收货时:借:存货 130贷:收货/收发票 130领用时:借:生产成本/费用消耗 144贷:存货 144发票校验时:借:收货/收发票 130贷:存货 8贷:采购价差 2贷:应付帐款—供应商明细 120由于收发票时库存数量小于发票数量,因此收发票时的价差,在“存货”和“采购价差”科目上按比例分摊,其中:
“采购价差”科目所分摊差异
=总差异*(发票数量-当前库存数量)/发票数量
=(130-120)*[100-(100+100-120)]/100
=10*20/100
=2
“存货”科目应分摊的差异
=总差异*当前库存数量/发票数量
=(130-120)*(100+100-120)]/100
=10*80/100
=8此时该存货数量、金额及成本变化如表4所示:
表4:存货数量、金额及成本变化(移动加权平均法—先收货后收发票,库存不足) | |||
数量 | 金额 | 移动平均价 | |
初始时 |
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