[原创] 业务流程分析——付款建议通知（Payment Advice Notes）

1.什么是付款建议通知？

付款建议通知是在发票到付款（Invoice-to-Pay）流程中购货方提供给供应商的一种文件，告知供应商本次付款的金额、以及对应的发票、采购订单或销售订单编号等。付款建议通知可以提供应收账款核销的依据，但其本身并不会产生会计记账。

 

2.付款建议通知的结构。

付款建议通知由头（Header）和明细行项目（Line Items）组成，通常情况下，付款建议通知头上的金额等于各明细行项目金额合计。从业务的角度来看，即一张付款建议通知可以指定一笔付款用于支付多张发票。

 

3.付款建议通知的创建方法

在SAP系统中，付款建议通知可以有多种方式在系统中创建：

• 手工输入打印的付款建议通知；
• 与业务伙伴建立EDI自动接收付款建议通知；
• 在手工核销未清项时，由将所有未清项自动生成付款建议通知（付款金额为零）；
• 处理银行对账单、支票存款清单或Lockbox数据时，系统创建付款建议通知；

 4. 操作指南

 

4.1 创建发票（FB70）。本例采用Reference Key 1作为自动清账的标准，因此假定在该字段输入客户方的采购订单编号。

 

图1  录入发票时，指定清账参考关键值，如客户方的采购订单号等

 

4.2在系统中手工录入客户打印的付款建议通知。

T-code: FBE1

Menu: Accounts Receivables -> Document Entry –> Payment Advice

注意：用于自动处理未清项的标准可以由用户设定。本例中一张付款建议通知3000元指定支付2张发票，选 用Reference Key 1为清账标准，对应的采购订单编号为PO20080901和PO20080902。

 

图2  创建付款通知建议时，需指定本次付款对应的采购订单号

 

4.3 手工收款（F-28）时，指定付款建议通知，可以自动匹配未清项。保存收款后，付款建议通知将被自动删除。付款建议通知表头对应的Table为AVIK，明细项对应Table为AVIP。

 

 

图3 收款时指定对应的付款建议通知单编号

 

图4  自动选取对应的未清项

 

5.总结

通过付款建议通知，客户和供应商可以协同管理应收/应付款项，大大提高应收/应付未清项核销的准确性及效率，供应商更可提供现金管理和预测的能力。

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