15、信息管理：决策与组织成功的关键-优快云博客

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信息管理：决策与组织成功的关键

1. 信息的重要性

信息是用于决策的知识片段，由言语和/或非言语的消息组成，是数据的知识化表示，对组织的运营和成功不可或缺。组织必须准确获取和解读信息，组织系统的每个组成部分既是信息点也是信息目标，都应参与信息获取和传播过程。现代企业管理本质上就是信息管理，各级决策都需要信息。

2. 决策类型

决策根据重要性、频率和范围进行分类，主要分为结构化/程序化决策和非结构化/非程序化决策：
- 结构化/程序化决策 ：依据预定义的程序或规则进行，是常规决策，可通过计算机程序处理，所需信息相对可预测。
- 非结构化决策 ：需要创造力和直觉，不遵循预定义步骤，无法编程，受内外部因素影响，战略决策属于此类，所需信息事先不完全明确。

3. 决策过程

3.1 西蒙的决策模型

赫伯特·A·西蒙提出的决策模型包括三个阶段：
- 情报阶段 ：识别问题并收集相关信息，数据可分为内部和外部数据。例如，金融投资公司通过监控股价来决定买卖股票。
- 设计阶段 ：为问题开发多种可能的解决方案，构建模型并进行计算，制定比较替代方案的标准。
- 选择阶段 ：从替代方案中选择解决方案，进行搜索、评估并寻找合适的解决方案，最后进行验证。

此外，还应包括决策后的监控和评估阶段，即实施阶段，包括决策的实际执行和绩效监控。

3.2 群体决策模型

群体支持系统有助于群体决策，可分为三个部分：
1. 分享信息和对话，形成与当前决策相关的知识体系。
2. 短暂的思考或酝酿时间，让群体成员深入思考问题。
3. 通过沟通分享进一步的想法和见解，讨论每个替代方案的优缺点，最终做出决策。

3.3 个体决策类型

个体决策方式多样，主要有规范或理性决策模型和行政决策模型：
- 理性决策模型 ：使用概率且无偏差，但仅适用于问题易于定义且参数可量化的情况。
- 行政决策模型 ：适用于不太明确的决策，可能采用满意原则，即选择所有可用解决方案中最好的替代方案。

4. 决策挑战

当今管理者面临着复杂的决策挑战：
- 决策需满足多个相互冲突的标准，涉及不同群体的利益。
- 一些因素如客户偏好、商誉、员工士气等难以衡量，但会影响决策。
- 决策具有不确定性和失败风险，且可能有长期影响。
- 咨询技术专家会增加决策的复杂性和时间成本。
- 群体决策中，不同背景的人可能存在分歧，需要协调。

5. 组织层级与信息需求

随着组织层级的上升，决策变得更加非结构化，高层管理者通常需要非例行且难以提前预测的信息，他们会构建决策模型来支持决策过程。

6. 信息技术的作用

6.1 信息技术的能力

信息技术使我们能够高效地处理和传输数据，实现数据依赖任务和相关物理过程的自动化。

6.2 信息的作用

信息使组织能够通过更好的控制和协调决策来提高绩效，还能提供或销售增值服务。

6.3 两者的结合

信息技术和信息的结合为组织带来了新的机会，战略规划和信息技术相互促进。在制定信息技术战略时，需要区分信息和信息技术的角色，信息管理系统包括以下三个重要组成部分：
- 信息技术 ：提供有效组织信息的能力。
- 信息系统 ：决定使用信息技术组织信息的基本属性，是一项战略活动，评估现有信息系统，识别其优缺点和威胁，展望信息技术带来的机会。
- 信息管理 ：决定组织数据和信息的过程，控制组织信息的访问，并决定信息在业务战略中的使用。

6.4 信息技术的战略应用

信息技术可以通过以下四种方式战略应用：
- 提高生产力和绩效。
- 寻找新的管理和组织方式。
- 获得竞争优势。
- 开发新业务。

7. 沟通与信息

沟通需要自由交换信息，不仅是发送和接收消息，还需要正确的信息、适当的比例、在正确的时间和地点，并带有反馈信息循环。技术进步带来了信息过载问题，可能危及及时有效的沟通，影响生产力、士气和客户满意度。信息过载可能发生在员工不理解可用信息、感到信息过多难以处理、不知道某些信息是否存在、不知道在哪里找到信息或无法访问信息时。为了提供有价值的信息，信息应具备以下品质：
- 相关性：与预期任务相关。
- 完整性：支持决策过程，无关键遗漏。
- 可用性：在需要时可用。
- 可靠性和准确性：错误信息比没有信息更糟糕。
- 减少不确定性：降低情况的不确定性。
- 及时性：不延迟且最新。
- 惊喜内容：提供新的信息。
- 适合任务：促使采取行动。

8. 数据与信息

数据：是可被人或机器直接捕获的符号、标志或测量值，是原始事实和观点，经过处理和分析可生成有意义的信息。
信息：是数据的处理形式，具有价值，其价值取决于上下文。
知识：是人类积累的事实和原则的集合，或个人将新获取信息置于其中的印象矩阵，具有最高层次的意义，可在未来决策中潜在有用。

然而，数据、信息和知识之间的区分有时并不容易，因为某个数据元素在不同时间或地点对同一用户可能是信息或知识。

9. 信息类型

根据信息的用途，可将信息分为以下几类：
- 战略信息 ：用于长期战略决策，由高层管理者使用，包括新技术、市场可用性、原材料成本等信息。
- 战术信息 ：用于中期决策，通常涵盖约一年的时间，包括销售分析和预测、财务预测等信息，需要即时生成和处理数据。
- 运营信息 ：用于业务组织的日常运营，适用于短时间，如当前库存、未完成的采购订单等信息，大多由内部生成。

10. 信息系统

10.1 系统概念

系统是一组相互作用以实现特定目的的组件，具有元素、环境和元素之间及与环境的通信，旨在实现预定义的目标。系统的主要特征包括组织、通信/交互、集成、环境、目标、相互依赖、约束和反馈。

10.2 信息系统的定义

信息系统是研究组织内信息生产、流动和使用的学科，利用信息技术手段，但范围涵盖整个系统，包括手动活动、手动和自动组件之间的接口、信息技术手段的设计以及系统的经济、法律、组织、行为和社会方面。组织的信息系统可定义为在组织内任何管理级别提供所需信息的系统，是一组相互作用以满足组织信息处理需求的人员、程序和资源。

10.3 信息系统的组件

信息系统主要包括以下五个组件：
- 人员：包括最终用户和系统专家，如系统分析师、程序员等。
- 数据：是信息系统的原材料，可具有多种形式，如数字、字母、文本等。
- 硬件：包括所有物理设备和材料，如计算机、输入输出设备等，其选择取决于信息系统的需求。
- 软件：分为系统软件和应用软件，系统软件包括操作系统等，应用软件帮助用户解决日常问题。
- 程序：是使用信息系统的操作说明，有助于系统的顺利运行。

11. 信息系统类型

11.1 管理信息系统（MIS）

管理信息系统是一个集成的用户 - 机器系统，用于为组织的运营、管理和决策提供信息，利用计算机硬件和软件、手动程序、分析和决策模型以及数据库。

11.2 事务处理系统（TPS）

事务处理系统处理日常业务交易产生的数据，有两种基本处理方式：
- 批处理 ：在一段时间内积累事务，然后批量处理。
- 实时（在线）处理 ：立即处理数据并更新结果，如航空公司预订系统。

11.3 决策支持系统（DSS）

决策支持系统是交互式计算机系统，帮助决策者利用数据和模型解决非结构化问题，由语言系统、知识系统和问题处理系统三个组件组成，用于支持半结构化和非结构化决策，不替代人员，结合数据库和模型。

11.4 专家系统

专家系统存储专家的知识和经验，可供用户使用，通过编程使计算机系统能像专家一样对给定数据做出响应，虽不能完全替代人类决策，但可加快决策过程。

11.5 人工神经网络系统

人工神经网络系统模拟人类学习过程，通过过去的经验进行训练，分析交易性质或对象图像等模式，以识别不规则性或提供最合适的决策集，有望加快决策速度，让专家有更多时间进行创新活动。

11.6 战略信息系统（SIS）

战略信息系统有助于组织实现竞争或其他战略目标，其重要性超出了仅仅帮助组织有效执行现有功能的范畴，通常是组织信息系统集群中为战略规划过程提供信息的部分组合。

综上所述，信息管理在组织决策和运营中起着至关重要的作用。不同类型的决策需要不同类型的信息，而信息技术的应用为信息管理提供了强大的支持。同时，有效的沟通和合理处理信息过载问题也是确保组织成功的关键因素。各种信息系统的存在和发展，为组织提供了满足不同需求的信息处理解决方案。在当今竞争激烈的商业环境中，组织需要充分认识到信息的价值，并合理运用信息技术和信息系统，以实现战略目标和持续发展。

graph LR
    classDef process fill:#E5F6FF,stroke:#73A6FF,stroke-width:2px;

    A(决策):::process --> B(结构化决策):::process
    A --> C(非结构化决策):::process
    B --> D(预定义程序或规则):::process
    C --> E(创造力和直觉):::process
    D --> F(可预测信息):::process
    E --> G(事先不完全明确信息):::process

这个流程图展示了决策的分类，分为结构化决策和非结构化决策，以及它们各自所需信息的特点。结构化决策依据预定义程序或规则，所需信息相对可预测；非结构化决策需要创造力和直觉，所需信息事先不完全明确。

12. 信息系统类型的对比与联系

这些信息系统并不是孤立存在的，它们相互关联、相互补充。例如，事务处理系统为管理信息系统提供基础数据，决策支持系统可以利用管理信息系统中的数据进行分析和决策。在实际应用中，组织需要根据自身的需求和目标，合理配置和整合这些信息系统，以实现最佳的效果。

13. 信息系统的发展趋势

随着科技的不断进步，信息系统也在不断发展和演变。以下是一些主要的发展趋势：
- 智能化 ：信息系统将越来越多地融入人工智能技术，如机器学习、深度学习等，实现更智能的决策支持和自动化处理。例如，决策支持系统可以通过机器学习算法自动分析数据，提供更准确的决策建议；专家系统可以不断学习和更新知识，提高决策的准确性和效率。
- 云计算 ：云计算技术的发展使得信息系统可以更加灵活地部署和使用。组织可以通过云计算平台获取计算资源和软件服务，降低硬件和软件的成本，提高系统的可扩展性和灵活性。
- 大数据 ：大数据的出现为信息系统带来了新的机遇和挑战。信息系统需要能够处理和分析海量的数据，从中提取有价值的信息。同时，大数据技术也可以为决策支持系统提供更丰富的数据来源，提高决策的科学性和准确性。
- 移动化 ：随着移动设备的普及，信息系统将越来越多地支持移动访问。员工可以通过手机、平板电脑等移动设备随时随地访问信息系统，进行业务处理和决策。这将提高工作效率，增强组织的响应能力。
- 物联网 ：物联网技术的发展使得各种设备和物品可以相互连接和通信，产生大量的数据。信息系统需要能够集成物联网数据，实现对物理世界的实时监测和控制。例如，在供应链管理中，通过物联网技术可以实时跟踪货物的位置和状态，提高供应链的效率和透明度。

14. 信息系统实施的挑战与应对策略

15. 信息管理的最佳实践

为了有效地进行信息管理，组织可以参考以下最佳实践：
- 明确信息管理目标 ：组织需要明确信息管理的目标和战略，使其与组织的整体目标相一致。例如，提高决策效率、增强竞争力、优化业务流程等。
- 建立信息管理团队 ：组建专业的信息管理团队，负责信息系统的规划、实施、维护和管理。团队成员应具备丰富的信息技术知识和管理经验。
- 加强信息共享与协作 ：打破部门壁垒，促进信息的共享和协作。建立信息共享平台，让员工能够方便地获取和使用所需的信息。
- 持续监控和评估 ：定期对信息管理的效果进行监控和评估，及时发现问题并采取改进措施。评估指标可以包括信息系统的性能、信息的质量、决策的效果等。
- 培养信息文化 ：在组织内培养重视信息、善于利用信息的文化氛围。鼓励员工积极参与信息管理，提高信息意识和能力。

graph LR
    classDef process fill:#E5F6FF,stroke:#73A6FF,stroke-width:2px;

    A(信息管理):::process --> B(明确目标):::process
    A --> C(建立团队):::process
    A --> D(加强共享协作):::process
    A --> E(持续监控评估):::process
    A --> F(培养信息文化):::process

这个流程图展示了信息管理的最佳实践，包括明确目标、建立团队、加强共享协作、持续监控评估和培养信息文化等方面。这些实践相互关联，共同构成了一个有效的信息管理体系。