关于发邮件的那些事

一、关于发邮件的那些事：

　　上次说到了发邮件可能遇到的各种问题，接下来我们分析一下这些问题可能对你以及你的工作产生怎样的影响，相信你看完以下的文字，会重视起发邮件这件事情。

　　（1）从不喜欢或者不习惯发邮件，事情做就做了；

　　企业中，基本每个人每天要发10封左右的邮件来进行沟通，作为企业的管理者，每天甚至可能收到上百封的邮件。可以说发邮件已经成为企业人沟通的一种习惯。作为一名职场新人来说，你首先要学会发邮件，否则你很难跟同事进行交流。在一个大企业中，每个人的分工非常明确，都有自己的工作要做，尤其是你的领导，可能每天没有多少时间能和你面对面的沟通，如果你不发邮件汇报工作，很可能让领导觉得你每天无事可做。举个例子，我们原来的一位同事，工作执行力很强，工作做得也不错，就是不喜欢发邮件汇报工作，尤其是给领导发邮件，结果工作一年后，领导认为他没什么出色的工作业绩，他也在这种郁闷中离开了公司。

　　（2）邮件当发给职位不同的人的时候，不知道该怎样排顺序，甚至根本就没想过这个问题；

　　中国人总喜欢一个顺序问题，尤其是正式场合，比如吃饭的座位安排、开会的座位安排等等，大家都有一个规矩，如果有人不按这个规矩来做，别人就会觉得你不懂规矩，说得好听点叫没有职业素养，尤其有时候顺序安排不好，可能会让别人很尴尬。同样发邮件，如果是要同时发给很多人的时候，也一定要讲究一个顺序问题。否则就会让收件人看到人的顺序的时候非常尴尬，从而影响别人对你工作的评价。

　　（3）写邮件不知道该采用怎样的格式；

　　一封电子邮件书写的好还，绝对可以看出一个人的职业素养。比如有人发邮件从来没有称谓，直接就说事。更有甚者，有些人写邮件只有主题，没有正文，会让别人收到邮件感到莫名其妙。这虽然不是一个大问题，可发邮件时间长了，别人会对你这个人产生素质不高，没有礼貌的印象，从而影响自己的职业发展。

　　（4）邮件最后没有自己的落款，别人收到你的邮件，根本不知道你是谁；

　　一般情况下我们大部分企业的人员都使用OUT LOOK，大家在刚开始使用的时候，不知道设置自己的签名，导致每次发邮件的时候，都没有自己的落款（签名），尤其当你是一名新员工的时候，当你给别的同事发邮件的时候，别人都不知道你是谁，如果针对邮件上的事情要和你交流一下，可就是因为你没有留下签名，让别人找不到你。时间长了，你就发现很多人还是不认识自己。

　　（5）发邮件的附件不知道要用怎样的格式；

　　我们在发邮件的时候，很多时候要有附件让相关人员阅读，同时方便别人下载保留。一个好的附件格式，会让别人觉得非常便利，舒服。然而一个不好的附件主题，就会让人觉得非常不好。举个例子，我们每周都会给自己的领导发工作总结。一个采用附件的形式。第一周的附件主题是“第一周工作总结”，而到了第二周发的时候，他为了省事，附件主题还是“第一周工作总结”，其实里面的内容已经变了，如果你是领导，你看到这样的邮件会怎么想，这个人是不是脑子进水了。而这样的事情，每天都会在大家身边发生。

　　（6）发邮件的正文，总是琢磨，不知道自己的措辞是否有问题；

　　这件事情最大的问题，是源于你对公司、对领导、对同事的不了解。你每天发邮件的时候如果过多的时间去考虑措辞的问题，可能会牺牲你工作的效率。同时当你发出邮件后，总是担心自己发的邮件是否有问题，这样会无形中影响自己的工作心情。

　　（7）发邮件不习惯抄送；

　　我们很多新人的在发邮件的时候，不习惯抄送。比如今天你给张三说一个事，然后只给他一个人发了邮件，而张三和你又属于不同的领导。你就没有把邮件抄给相关的领导。这样的结果是什么呢？你的领导不知道你做了什么，张三的领导也不知道他要做什么。当领导让你做其他事的时候，由于他不知道你和张三沟通的这件事，导致你无形中多了很多工作，搞得自己很郁闷，同时你也会认为领导不理解自己。

　　（8）发邮件不知道该抄送给哪些人；

　　邮件的抄送功能是非常重要的，对于职场新人来说，很多时候不知道该抄送给哪些人，因为对于一个大企业来说，很多时候需要各部门协同作战，其中最重要的一条就是要保持信息对称。如果你不抄送给相关的人员，那么他们就不知道这件事情，回头等你和大家沟通的时候，就会因为当时未抄送邮件这件事情，让大家产生不必要的误会。

　　（9）不敢给相关领导抄送邮件，总感觉这个邮件让领导看到后会有什么想法；

　　这是职场新人经常犯的一个毛病，总觉得把邮件抄送给相关领导，不是像在告状，就是像在邀功。其实这样的心态是非常要命的。对于领导来说，每天有大量的事情要处理，你把邮件抄送给他，让他了解事情的进展，这是一种反馈，也许领导看到邮件后，根本不会理你，但他心里肯定对这件事有了印象，回头等你做这件事遇到困难的时候，领导也会给你资源解决问题，永远记住领导的资源比员工多。

　　（10）发邮件的时候总喜欢新建邮件，却不会使用邮件答复功能；

　　 这也是很多职场新人容易出的问题，甚至这个问题很多工作两年以上的人也未必清楚它的影响。我们收到邮件，总喜欢新建邮件进行回复，却很少用邮件答复功能。为什么要用邮件答复功能呢？因为针对一件事来说，有可能不止发一封邮件，有时候为了一件事情，可能会在一个月内发20多封邮件，如果你总是新建邮件进行发送的话，就没有留下以前沟通的痕迹，别人收到你的邮件，也会因为工作太多，而不知道你说了什么。这样会大大降低沟通的效率。