34、高效管理Exchange Server与Outlook 2003的实用指南

高效管理Exchange Server与Outlook 2003的实用指南

1. 公共文件夹管理策略

1.1 命名方案

创建一个逻辑且实用的命名方案，并要求所有公共文件夹都使用该方案。文件夹名称应能清晰表明其中存储的数据内容。例如，使用“客户服务”“培训资料”“人力资源政策”“调查问卷表格”等名称，避免使用像“TCvrn4494”或“Wrk88tyk”这类难以理解和记忆的名称。确定命名结构后，向用户以及被授予文件夹创建权限的人员进行宣传和培训，并监督文件夹名称是否符合规定。

1.2 信息存储策略

• 存储内容 ：公共文件夹适合存储静态数据，如政策、程序和表格。虽然从理论上讲可以存储任何数据，但考虑到公司发展和多台Exchange Server实例的数据复制问题，应仅将公共文件夹用于存储静态数据。因为Exchange会复制所有更改，而非仅增量更改，数据复制可能会给服务器和网络带来沉重负担。
• 存储位置 ：制定清晰简单的策略，明确各类数据的存储位置，避免用户在查找信息时产生困惑，例如明确区分网络共享、公共文件夹和SharePoint网站的使用场景。

1.3 保留和配额设置

在公共文件夹策略中，规定项目保留期、存储配额等默认值。通过年龄限制和配额来限制用户在公共文件夹中的存储内容，设置时需考虑服务器容量和公共文件夹的使用目的。

1.4 管理员确定

指定公共文件夹的管理员，可成立一个单独的管理组来负责管理公共文件夹。例如创建“EXCHPFADMIN”组，