英文电邮札记

“Across the Great Wall, we can reach every corner in the world”。

这是1987年从中科院计算机所发往世界的第一封电子邮件。“越过长城，走向世界”。

如果说评选互联网带给生活的最大影响，电子邮件一定可以位列前三。有趣的是，电子邮件并不算是互联网的产物。它甚至于诞生于Internet之前。电邮是从一些早期的文本传输技术上自然的进化出来，很难将电子邮件的诞生归于单一的某个发明人。电邮带来了很多便利，它可以将文本或者多媒体文件即时传送到互联网上的任何一个角落。电邮从此改变了许多人的生活。

撰写英文电邮是个特别让我苦恼的事情。每次写的时候都提心吊胆，不知语气是轻是重，对方读起来是怎样的感受。很多时候耗费了不少心血，对方却时有误会。这里把自己的心得整理为札记，记录起来。

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正式邮件

工作场合的邮件都比较正式。发往官方组织和政府部门的电邮，也最好采用正式邮件的格式。正式邮件需要符合一定的格式和写法，有明确的目的和精简的内容。此外，用语要语法正确，语气礼貌。一般来说，如果不确定写哪种邮件时，最好写成正式的格式。这样的话，收信人可以比较容易的了解邮件内容，同时对写信人产生良好的印象。人们往往认为写作文法较好的人受过良好的教育，因此更加容易信赖这样的发信人。

正式邮件可以分为下面几个部分：

标题 (Subject)

简单说明这封邮件的内容或目的。收信人大都根据标题来决定邮件阅读和处理的优先级。一个好的标题应该尽量简短，并言之有物。它可以是一个完整的句子，但更常见的是短语形式，比如：

Update Purchase Information

Request a meeting with you

现在的邮件工具会根据邮件种类的不同，加上RE（回复）或者FWD（转发）的标题抬头。由于它们可以很好的提醒收信人，帮助收信方整理邮件，所以最好不要删除这些抬头。

在许多情况下，人们会省略标题中的冠词(a, an, the)，以便让标题更加简短。这种形式在语法上并不严格，但可以用于标题。

Enquiry Elestricity Usage

称呼 (Salutation)

正式的称呼包括下面的形式：

Dear Mr/Mrs/Ms Lee,

这里最后跟的是姓。Mr/Mrs/Ms根据情况选择其一。Mr为先生，Mrs为夫人（用于已婚后跟随丈夫改姓的情况），Ms为女士（用于未婚和已婚）。也有其它的称呼，比如Professor（教授），Dr（博士）这些在西方认为是尊敬的称谓，也可以使用，并替换Mr/Mrs/Ms。

Dear Sir/Madam,

当不知道对方性别，或者收信人是一个组织机构的话，可以用上面的称呼。（保留完整的写法，而不是从Sir/Madam中选择其一）

Dear John,

这里跟的是名字，不包括姓。这相对于上面的写法的正式性弱一些，但比较亲切。最好和对方比较熟悉。如果对方的职位或者年纪较长，最好在对方已经用该方式称呼你之后，再用这个方式来称呼对方。Dear是西方很常见的称谓，并不要求有很“亲爱”的关系。

Hi John,

这里比较不正式的写法，但也可以用于正式邮件。如果有可能，尽量用上面的写法来代替这一种。

开场白 (Opening Sentence)

说明这封邮件的目的。比如：

I am writing to request a meeting with you this week.

This is just a quick note to update the new venue of the meeting next Thursday.

如果有必要，在对方不熟悉身份的情况下，可以在开场白前后附加一些必要身份信息。比如：

I am a student living in hall 2.

This email is regarding the notification of reference number 1086.

这些信息只要足够对方处理邮件就可以了。不必每次邮件的开头都介绍自己的身份和姓名。

正文 (main content)

包括电邮的完整信息。

正式邮件的正文要求拼写和语法正确。当前的拼写自动检查可以纠正绝大部分的拼写错误。语法要注意时态一致，注意动词的单双数形式。一个常犯的错误是忽略了该有的冠词，如a, an, the。有些表达方式可能拿不准，（比如是look forward to do呢，还是look forward to doing），可以使用google搜索该固定搭配，看是否有比较权威的页面使用相应的表达形式。

在语法正确的基础上，正式电邮的语气需要尽量谦虚有礼。陈述的表达方式往往比问句更委婉，特别是配上I wonder, I appreciate it that这样一些很友好的话。语气助词could, would, might可以用于客气的提出请求。比如：

Can I meet with you?

I wonder whether I could meet with you.

两个句子同样表示想要会面的愿望，但第二个句子语气就更加婉转。

正式电邮的用词也很值得推敲。用词可以尽量多样化。如果某个词或短语重复使用，可以寻找替代词。如果想不起同义词，可以查询线上词典。比如FreeDictionary里的每个词，都列出了相关的同义词。

另一方面，某些词尽管表达相同的含义，但正式程度有别。如果有可能，尽量选择正式的表达方式，比如：

正式 v.s. 非正式

enquiry v.s. ask

postpone v.s. put off

arrange v.s. set up

reply v.s. answer

inform v.s. tell

require v.s. need

regret v.s. be sorry

convenient v.s. OK

assistance v.s. help

contact v.s. get in touch with

所有的缩写形式都是非正式的。在正式电邮中，不应该使用缩写形式。比如I‘m应该写成I am。

一封邮件如果附有邮件，可以使用下面的一些表达方式来提醒：

Please refer to the file attached.

The forms are enclosed in this email.

I am sending you the code file for your consideration.

事实上，如果一封正式邮件的正文里包含了太多的内容或者技术细节，可以考虑将这些内容剥离到一个PDF文档，作为附件发送给对方。邮件的正文只保留必要的介绍信息。

总结 (conclusion)

用于结束正文。总结最好另起一行，与正文分开。

如果邮件中有可能的不完整的信息，可以欢迎收信人询问。一般情况下，正式邮件中应该包含必要的信息，以减少邮件往来造成的低效。但有些时候，是否提供进一步的信息是取决于收信人的态度度，比如探索合作意向的时候。还有些时候，收信人缺乏相似的背景，他们可能会有进一步的问题。如果是这些情况，可以用下面的总结，来表示愿意回答进一步的问题：

Please feel free to contact me if you have further questions.

If you require any further information, please do not hesitate to contact me.

在多数情况下，可以使用下面的总结，表示期待回信：

I hope to hear from you soon.

I am looking forward to your reply.

结束语 (leave-taking)

出于礼貌和传统信件的习惯，电邮结束一般会有结束语。它们大多表达亲密，或者对收信人的祝福：

Yours sincerely,

非常正式。多用于正式的信件，而不是电邮。通常配合Dear+name的称呼。

Best Wishes,

Best Regards,

比较常用，且比较正式的电邮结束语。

Cheers,

一种常见的英式结束语。

All the best,

Best,

Bye,

不那么正式，比较亲切的结束语。

签名 (Signing off)

署名。在署名的时候，最好离前面的结束语有几行的距离，以便更加醒目：

Best Regards,

Vamei

完成邮件

在发送正式邮件之前，最好重读一遍，检查是否有拼写和语法错误，内容是否有歧义，附件是否可以正常打开。按下“发送”键，就没法后悔了。(放松，莫手抖)

下面是一个正式邮件的例子，

Dear Mr Mitchell,

I am writing in reference to the current situation with the Skipton Airport Project. We have a number of questions which we hope you could answer.

First of all, could you please provide us with an update on where you are on the Skipton Airport Project. We wonder whether you could clarify what the current issues with the delivery system are, and confirm when you expect them to be resolved.

In addition, at the end of our last meeting, we requested a copy of the latest Project Report. Unfortunately, we have still not received it. We would appreciate it if you could forward this to us.

I look forward to hearing from you.

Yours sincerely,

Ian McAdam

Development Manager

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非正式邮件

非正式邮件是没有限制的，可以使用缩写、表情符号等等。非正式邮件一定是发给朋友的。如果不确定和对方的关系，最好发送正式邮件。

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