财务软件里的“辅助核算”不会用，往来账只会越记越乱

很多会计在财务软件里设置科目时，只设一级科目“应收账款”，下面挂了几十个客户作为明细科目。客户一多，科目表拉得老长，查账、对账、出报表都头疼。其实，软件里的“辅助核算”功能就是为解决这个问题设计的，但很多人不会用，导致往来账越来越乱。

辅助核算是什么？

简单说，就是在科目下不设明细科目，而是通过“客户”“供应商”“部门”“项目”等辅助档案来分类。比如“应收账款”科目启用“客户”辅助核算，录入凭证时选择具体客户，系统自动按客户归集余额。这样科目表很干净，但查某个客户的明细账、余额表，照样能查出来。

不用辅助核算的坏处

如果把客户都设成明细科目，首先科目数量暴增，而且客户名称变动、新增客户都要改科目体系，非常麻烦。其次，报表取数时容易漏掉，因为一级科目下的明细科目如果设置不统一，汇总就会出错。另外，一个客户可能既是客户又是供应商，设明细科目就没法同时挂两个身份，而辅助核算可以同时启用“客户”和“供应商”两个维度。

怎么正确使用辅助核算？

首先，在设置会计科目时，对往来类科目（应收、应付、预收、预付、其他应收、其他应付）启用相应的辅助核算，比如“客户”“供应商”“员工”“部门”等。然后，在录入凭证时，凡是涉及这些科目的，必须选择对应的辅助档案，不能为空。最后，月末对账时，直接查询辅助核算明细账和余额表，与往来单位核对，比翻明细科目快得多。

如果已经用了明细科目，想改用辅助核算，也不要急。可以在年初或某个会计期间结束后，通过“科目转换”功能，把明细科目余额映射到辅助档案，但一定要先备份，并做数据核对。辅助核算用好了，往来账管理效率能提升一大截。