Communication Technology Etiquette 通讯工具交际礼仪

总结下午的communication technology etiquette workshop & 分享～

 

常用的交际工具有以下几种：Email，IM（即时消息），Cell（电话）， Blogging（博客）， Telepresence（电视/电话会议）。

 

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Email的模板如下：

 

To: Action-Takers

Cc: Stakeholders

Subject: Descriptive Title, summary

Attach: Limit & Explain Attachments - Use Links

 

Greeting: Brief, Warm

Body: Action required, pupose & response time

Background should be clear, concise & relevant

(Can use bullet points & numbers)

Close: Next steps & niceties

Auto-signature (name, titile, phone, address, logo etc.)

 

需要注意的地方有：

1. Cc（抄送）：

尽量不要抄送自己，这样会让收信人感到紧张；

不要总是Cc你的上司，这同样会使人感到紧张；

回复邮件的时候格外注意是否需要“回复全部”，只回复给你要找的人；

别三更半夜的给boss发邮件，让他看到你工作到多晚多辛苦——付出总会有回报的，别这么心急。

 

2. Subject（主题）：

要简短明了，具体内容放在正文里。

 

3. Attachments（附件）：

数量尽量少，收信人没时间也懒的看太多的附件；

Email中能用链接的尽量用链接；

正文中，对于每一份附件附上一两句简短的说明，这样可以让收信人少花工夫去想你附的是什么，有没有必要下载。

 

4. Greeting（问候）：

给收信人一个合适的称谓，比如Academia的联系人一般成Dr.；

简介明了，下面尽快入题。

 

5. Body（正文）：

说明目的，具体需要做什么，什么时候截止；

背景介绍要清晰、简介、相关，不要扯闲话；

有必要的话，用列点的方式表达，这样条理可以更清晰。

开玩笑时要注意收件人身份。

 

6. Close（结尾及落款）：

说明下一步安排；

落款可以写一些祝福语，使用签名，让对方能够及时联系到你。

 

另外，

Email是可以保存在邮箱里做记录的，所以需要留底的信息最好通过Email而不是电话；

写Email时一定要简洁明了，直奔主题；

注意写Email的语气，搞清楚收件人和你的关系；

为不同类型的邮件建立文件夹；

发邮件时，遵守公司/组织的规章；

消灭错别字和语法错误！

 

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IM（即时消息）：

 

需要在IM上联系同事时，事先打招呼；

谈正事，避免闲聊：）

 

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Cell（电话）：

 

如果你的电话是公司帮着办理的，那么它就属于公司的财产，别用来处理私事；

重要场合调成振动；

别在会场使用；

别人和你面对面交谈时，放下你手中的电话，否则很不礼貌（角色对换～如果谈话的对方换做我们自己，我们也会希望他们尊重我们）；

打电话时注意场合，不要过于兴奋地对着你的电话吼，好像你想要全世界都知道你们在说什么似的。

 

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Blogging（博客）：

 

如果你希望别人能联系到你，放上你的头像：）

不一定在文末非得得出个结论，让别人来评论/讨论吧。

 

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Telepresence（电视/电话会议）：

 

想参加需要提前预订；

需要发表见解，但是也要给他人发表见解的机会（这是会议，不是你一个人的presentation）；

避免小动作。